個人情報保護及び電子文書法(PIPEDA)は、民間部門を対象とするカナダの連邦プライバシー法です。商業活動において組織が個人情報を収集、利用、開示する際のルールを定めており、情報の形式を問わず、fax 文書にも適用されます。
Fax.Plus は、安全性に欠けるハードウェアの fax 機を、暗号化された cloud fax プラットフォームに置き換えます。これにより、fax で送受信する個人情報の保護を支援します。
ご参考: ソフトウェアプロバイダーを対象とした PIPEDA の公式認証制度はありません。PIPEDA の遵守責任は、組織側にあります。Fax.Plus は、fax で個人情報を扱う際の義務を果たすためのセキュリティ対策を提供します。
PIPEDA とは何か、なぜ重要か
PIPEDA は、説明責任、同意、利用および開示の制限、安全保護措置など、10 項目の公正情報原則に基づいています。fax プロバイダーを選ぶ際には、特に次の 2 つが重要です。
- 説明責任: cloud fax プロバイダーなど、処理のために第三者へ引き渡した個人情報についても、責任は引き続き組織にあります。そのプロバイダーが同等水準の保護を提供していることを、組織自身が確認する必要があります。
- 安全保護措置: 個人情報は、その機微性に応じた適切なセキュリティ対策により、紛失、盗難、不正なアクセス、開示、複製、利用、改変から保護しなければなりません。
PIPEDA の対象組織は、重大な損害を生じる現実的なリスクのあるセキュリティ侵害が発生した場合、カナダ プライバシーコミッショナー事務局に報告し、影響を受ける個人に通知する義務もあります。
従来の fax 機では、これらの対応が困難です。文書が排出トレイに置かれたままになり、近くにいる誰もが読めてしまいます。暗号化はなく、誰がどの文書にアクセスしたかを確実に記録する手段もありません。安全な cloud fax プラットフォームへの移行は、個人情報を保護し、PIPEDA を遵守するための重要な一歩です。
Fax.Plus による PIPEDA 遵守の支援
Fax.Plus は、アップロードから保存、当社インフラ内での配信まで、fax を暗号化します。また、アクセスできるユーザーを管理でき、データをカナダ国内に保存することも選択できます。
転送中の暗号化
当社のアプリ(Web、モバイル、API)とサーバー間で送受信されるデータは、TLS 1.2 以上で保護されます。なお、fax 送信の最終区間である受信者の fax 番号への発信は、Fax.Plus のシステムではなく、通信事業者のネットワークを経由します。
保存時の暗号化
保存された fax はすべて 256 ビット AES で暗号化され、暗号化キーはユーザーごとに固有です。
カナダ国内でのデータ保存
Enterprise のお客様は、稼働中のデータとバックアップをカナダ国内(トロントまたはモントリオールのリージョン)に保存することを選択できます。これにより、個人情報は国内にとどまります。
アクセス制御
二要素認証でアカウントを保護し、ロールベースの権限と専用の fax 番号を活用することで、許可されたスタッフのみが個人情報を扱えるようにします。Enterprise チームでは、全メンバーに 2FA を必須にしたり、SAML SSO でサインインしたりすることもできます。
監査証跡と配信確認
送受信したすべての fax について、タイムスタンプと配信確認を含む検索可能な記録を保管できます。プライバシー関連の精査や内部監査にご活用ください。
保存期間の管理
文書の保存期間を設定すると、指定した日数が経過した fax が完全に削除されます。個人情報を必要な期間だけ保持するのに役立ちます。
チームのためのベストプラクティス
- 強力なパスワードを使用し、すべてのユーザーに二要素認証を設定してください。
- ロールと権限を使用して、個人情報へのアクセスを許可されたスタッフに限定してください。
- 送信前に受信者の fax 番号を再確認し、機密保持の送付状を使用してください。
- 保存期間の設定を見直し、不要になった文書を削除してください。
- fax での個人情報の取り扱い方法について、スタッフを教育してください。
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PIPEDA に基づく Fax.Plus の利用についてご不明な点がありましたら、サポートチームまでお問い合わせください。
本記事は一般的な情報提供のみを目的としており、法的助言ではありません。PIPEDA に基づく義務については、ご自身の法務またはプライバシーの専門家にご相談ください。