Chi può usare questa funzione?
Disponibile con i piani Enterprise.
Accessibile a Proprietari e Amministratori sull'app web.
Questa checklist guida Proprietari e Amministratori dell'account in tutto ciò che serve a una nuova sede, dall'ottenimento del numero fax fino alla conferma dell'arrivo del primo fax. Seguire gli stessi passaggi per ogni sede mantiene l'account ordinato man mano che cresci.
Prima di iniziare
Tieni a portata di mano questi dati relativi alla nuova sede:
- Il nome della sede, così come vuoi che appaia nel tuo account (ad esempio, «Clinica Springfield»).
- Se la sede ha bisogno di un nuovo numero fax o manterrà un numero esistente.
- L'elenco del personale che invierà o riceverà fax in quella sede, con i relativi indirizzi email di lavoro.
- Chi gestirà la sede nelle attività quotidiane, ad esempio un responsabile dello studio o dell'ufficio.
Suggerimento: se la tua organizzazione è nuova su Fax.Plus, inizia con la nostra serie di video Fax.Plus Enterprise Admin Onboarding. Questo articolo spiega come aggiungere ogni nuova sede dopo aver configurato l'account.
Passaggio 1: ottieni un numero fax per la sede
Di solito ogni sede ha un proprio numero fax, così i mittenti, come medici invianti, farmacie e assicurazioni, raggiungono sempre il team giusto.
- Ti serve un nuovo numero? Acquistane uno dalla sezione Numeri della tua Dashboard. Consulta Quali tipi di numeri si possono acquisire con Fax.Plus?
- Vuoi mantenere il numero attuale della sede? Trasferiscilo a Fax.Plus, così i mittenti non dovranno aggiornare i propri recapiti. Consulta Come funziona la portabilità del numero con Fax.Plus?
Nota: la portabilità richiede tempo e dipende dall'operatore attuale. Mantieni attivo il servizio fax esistente della sede fino al completamento del trasferimento, così non andrà perso nessun fax in arrivo.
Passaggio 2: assegna al numero un nome chiaro
Aggiungi un nome descrittivo al numero, ad esempio il nome della sede. In questo modo amministratori e personale possono capire facilmente quale numero appartiene a quale sede, soprattutto quando le sedi sono molte. Consulta Come posso assegnare un nome descrittivo a un numero fax?
Passaggio 3: aggiungi il team della sede
Invita ogni membro del personale che userà Fax.Plus nella nuova sede. Consulta Come posso aggiungere membri al mio account?
Se la tua organizzazione usa il Single Sign-On (SSO), aggiungi invece gli utenti tramite il tuo provider di identità. Consulta Come posso invitare nuovi membri del team nel mio account con SSO abilitato?
Passaggio 4: imposta i ruoli e l'accesso dei responsabili
Decidi chi può vedere e gestire cosa nella nuova sede:
- Assegna al responsabile della sede il ruolo adatto, in modo che possa supportare il proprio team senza bisogno dell'accesso completo all'account. Consulta Ruoli e autorizzazioni: Proprietario, Amministratore, Membro e Responsabile.
- Se i responsabili devono vedere i fax in entrata e in uscita del loro team, configura la gerarchia del tuo account. Consulta Un amministratore può vedere tutti i fax in entrata e in uscita del team?
Passaggio 5: assegna il numero fax
Assegna il numero della sede al personale che deve ricevere i relativi fax. Tutti coloro a cui è assegnato un numero ricevono i fax in arrivo nella propria Posta in arrivo di Fax.Plus e tramite notifica email.
- Come posso assegnare un numero fax a un membro del mio team?
- Come posso assegnare un unico numero fax a più membri del mio team?
Tieni sotto controllo l'utilizzo delle pagine: quando un numero è assegnato a più utenti, ogni pagina in arrivo viene conteggiata nella quota una volta per ciascun utente assegnato. Un fax di 1 pagina su un numero condiviso da 5 utenti consuma 5 pagine. Assegna ogni numero solo alle persone che devono ricevere i relativi fax. Il resto del personale può comunque inviare fax usando l'ID chiamante predefinito del tuo account.
Passaggio 6: configura l'invio per la sede
Assicurati che i fax inviati dalla nuova sede abbiano l'aspetto corretto e raggiungano i destinatari:
- ID chiamante: verifica quale numero compare come mittente per il personale della sede. Consulta Qual è l'ID chiamante predefinito e come posso modificarlo? Se un utente dispone di più numeri, consulta Come posso inviare fax dai vari numeri fax che mi sono stati assegnati?
- Intestazione del fax: aggiungi il nome della sede o dell'organizzazione alla riga stampata in cima a ogni pagina. Consulta Come posso personalizzare l'intestazione del fax?
- Copertina: aggiungi i dati di contatto completi e il logo della sede. Consulta Come posso aggiungere una copertina al fax?
- Invio da email: consenti al personale di inviare fax direttamente dal proprio client di posta. Consulta Come posso abilitare Email-to-Fax per più membri del team?
Devi inviare informazioni sui pazienti? Se il tuo account è conforme a HIPAA o PHIPA, il personale deve usare l'email-to-fax sicuro TLS all'indirizzo @tls.fax.plus. Consulta Email-to-Fax per account Fax.Plus conformi a HIPAA e PHIPA.
Passaggio 7: esegui un test prima di iniziare a usare il numero
Prima di comunicare il nuovo numero ai mittenti, esegui un rapido test:
- Invia un fax di prova dalla sede a un altro numero fax che controlli e verifica che l'intestazione e la copertina siano corrette.
- Invia un fax di prova al numero della sede e verifica che arrivi a tutto il personale assegnato.
- Se il personale usa l'email-to-fax, invia anche un fax di prova da email.
Una volta superati i test, condividi il nuovo numero fax con i medici invianti, i partner e gli altri mittenti abituali.
Passaggio 8: controlla l'utilizzo dopo le prime settimane
Dopo alcune settimane di attività della sede, consulta i relativi dati in Analytics. Potrai vedere se il personale utilizza l'account e se il tuo piano è ancora adatto al volume complessivo. Consulta Come posso monitorare il consumo di fax all'interno del mio team?
Quando il personale cambia o una sede chiude
- Una persona lascia l'organizzazione: rimuovila dall'account e riassegna i numeri che erano assegnati solo a lei, in modo da non perdere alcun fax. Consulta Come posso aggiungere o rimuovere utenti dal mio team?
- Una sede chiude o viene accorpata: riassegna il suo numero al team che gestirà i relativi fax oppure contatta il nostro team di assistenza per valutare le opzioni prima di rimuovere il numero.
Checklist per la nuova sede
Copia questa checklist per ogni nuova sede:
| Attività | Completata |
|---|---|
| Numero fax acquistato o richiesta di portabilità inviata | ☐ |
| Nome descrittivo aggiunto al numero | ☐ |
| Personale invitato all'account | ☐ |
| Ruolo corretto assegnato al responsabile della sede | ☐ |
| Numero assegnato solo al personale che riceve i relativi fax | ☐ |
| ID chiamante, intestazione del fax e copertina verificati | ☐ |
| Email-to-fax abilitato, se utilizzato | ☐ |
| Fax di prova inviato e ricevuto | ☐ |
| Utilizzo verificato in Analytics dopo le prime settimane | ☐ |
Hai bisogno di aiuto per configurare una nuova sede? Il nostro team di assistenza sarà lieto di aiutarti. Contattaci indicando l'email del tuo account e la sede che stai aggiungendo.