Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?
Disponible avec le plan Enterprise.
Accessible aux administrateurs sur l'application web.
Le Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA), 20 U.S.C. § 1232g et 34 CFR Part 99, est une loi fédérale américaine qui protège la confidentialité des dossiers scolaires des élèves et étudiants. Elle s'applique aux écoles, aux districts scolaires, aux collèges et aux universités qui reçoivent des financements du Département de l'Éducation des États-Unis.
Les établissements scolaires doivent souvent envoyer et signer des documents contenant des informations sur les élèves, comme des relevés de notes, des formulaires d'inscription, des documents d'aide financière et des programmes d'éducation individualisés (IEP). Fax.Plus et Sign.Plus aident votre établissement à traiter ces documents en toute sécurité.
À savoir : le FERPA s'applique aux établissements d'enseignement, et non directement aux éditeurs de logiciels. Il n'existe pas de certification FERPA officielle pour les prestataires. Lorsqu'un établissement utilise un service comme Fax.Plus ou Sign.Plus pour des dossiers d'élèves, ses obligations au titre du FERPA sont couvertes par l'accord conclu entre l'établissement et le prestataire. Chez Alohi, il s'agit de notre FERPA Addendum.
Ce que protège le FERPA
Le FERPA protège les dossiers scolaires : les documents directement liés à un élève, conservés par un établissement d'enseignement ou par un tiers agissant pour son compte.
En règle générale, les établissements doivent obtenir le consentement écrit d'un parent ou de l'élève majeur (ou « eligible student ») avant de divulguer des informations personnelles identifiables (PII) issues des dossiers scolaires, sauf si une exception s'applique.
Application du FERPA aux prestataires de services
L'exception la plus pertinente pour les services cloud est l'exception du « school official » (34 CFR § 99.31(a)(1)(i)(B)). Elle permet à un établissement de communiquer des dossiers scolaires à un prestataire externe sans consentement, à condition que ce dernier :
- Réalise un service ou une fonction que l'établissement confierait autrement à ses propres employés
- Soit placé sous le contrôle direct de l'établissement concernant l'utilisation et la conservation des dossiers
- Utilise les dossiers uniquement dans le but pour lequel ils ont été communiqués
En pratique, les établissements remplissent ces conditions au moyen d'un accord écrit avec le prestataire. Avec Alohi, cet accord est notre FERPA Addendum.
Comment Alohi vous aide à protéger les dossiers des élèves
Chiffrement en transit
Les données échangées entre nos applications (web, mobile et API) et nos serveurs sont protégées par TLS 1.2 ou version supérieure. Veuillez noter que la dernière étape d'un fax, à savoir l'appel passé vers le numéro de fax du destinataire, transite par le réseau de l'opérateur télécom et non par les systèmes d'Alohi.
Chiffrement au repos
Tous les documents stockés sont chiffrés en AES 256 bits, avec une clé de chiffrement unique pour chaque utilisateur.
Contrôle d'accès
Protégez les comptes avec l'authentification à deux facteurs et utilisez des autorisations basées sur les rôles afin que seuls les membres autorisés du personnel puissent accéder aux documents contenant des informations sur les élèves. Les équipes Enterprise peuvent également imposer la 2FA à chaque membre et se connecter avec le SSO SAML.
Pistes d'audit
Conservez une trace des documents envoyés, reçus et signés, avec horodatages et confirmations de remise, pour faciliter les contrôles internes et les audits.
Contrôles de conservation
Dans Fax.Plus, vous pouvez définir une durée de conservation des documents afin que les fax soient définitivement supprimés après le nombre de jours de votre choix. Vous ne gardez ainsi les dossiers des élèves que le temps nécessaire.
Conditions requises pour la couverture FERPA
Pour utiliser Fax.Plus ou Sign.Plus avec des dossiers d'élèves, votre établissement doit disposer des éléments suivants :
- Un FERPA Addendum Alohi signé. L'addendum doit être signé avant l'envoi de tout dossier d'élève via nos services.
- Un plan Enterprise avec les Advanced Security Controls activés. Le FERPA Addendum est disponible uniquement avec notre plan Enterprise, et la couverture FERPA ne s'applique que tant que les Advanced Security Controls restent activés pour les comptes concernés.
À savoir : les comptes qui ne figurent pas dans votre FERPA Addendum, ou pour lesquels les Advanced Security Controls ne sont pas activés, ne sont pas couverts et ne doivent pas être utilisés pour des dossiers d'élèves.
Comment demander le FERPA Addendum
Le FERPA Addendum peut être demandé par un administrateur d'un compte Enterprise. Pour en faire la demande, contactez notre équipe d'assistance en indiquant :
- Le nom de votre établissement
- L'État dans lequel se trouve votre établissement
- Le ou les produits à couvrir (Fax.Plus, Sign.Plus)
- Le ou les comptes à couvrir, listés par adresse email
Notre équipe préparera l'addendum et vous l'enverra pour signature.
Bonnes pratiques pour votre équipe
- Utilisez uniquement les comptes couverts par votre FERPA Addendum pour les dossiers des élèves.
- Maintenez les Advanced Security Controls activés sur tous les comptes couverts.
- Activez l'authentification à deux facteurs pour chaque utilisateur.
- Limitez l'accès aux dossiers des élèves aux membres du personnel qui en ont besoin pour leurs fonctions.
- Vérifiez bien le numéro de fax ou l'adresse email du destinataire avant l'envoi.
- Passez en revue vos paramètres de conservation et supprimez les documents dont vous n'avez plus besoin.
- Formez le personnel au traitement des informations sur les élèves conformément aux politiques FERPA de votre établissement.
Articles associés
Cet article est fourni à titre d'information générale uniquement et ne constitue pas un avis juridique. Veuillez consulter vos propres conseillers juridiques ou conseillers en conformité au sujet de vos obligations au titre du FERPA et des lois étatiques applicables en matière de confidentialité des données des élèves.