¿Quién puede usar esta función?
Disponible en el plan Enterprise con Advanced Security Controls activado.
La activan los propietarios y administradores en la aplicación web. Una vez activada, es accesible para todos los miembros.
Los clientes Enterprise con un plan HIPAA o PHIPA ya pueden volver a recibir sus faxes como archivos adjuntos de correo electrónico, con el fax entregado de forma segura a través de una conexión cifrada.
Descripción general
Cuando Advanced Security Controls (ASC) están activados, las notificaciones de fax por correo electrónico contienen solo un mensaje de aviso por defecto, sin el archivo del fax. Con Fax-to-Email para cuentas HIPAA y PHIPA, las notificaciones de los faxes recibidos y enviados pueden volver a incluir el fax como archivo adjunto.
Para mantener segura su información de salud protegida (PHI), los correos electrónicos con archivos adjuntos solo se envían a través de conexiones cifradas con TLS 1.2, desde notifications@tls.fax.plus.
No cambia nada hasta que usted lo active. El valor predeterminado de las cuentas con ASC sigue siendo solo notificación. Los archivos adjuntos únicamente se envían cuando un administrador habilita la función para su organización y cada usuario activa los archivos adjuntos en su propia configuración. Las cuentas sin ASC no se ven afectadas.
Requisitos
- Un plan Enterprise con Advanced Security Controls (ASC) activado.
- Un Business Associate Agreement (BAA) firmado para HIPAA, o un PHIPA Service Provider Agreement (SPA) para PHIPA.
- Un servidor de correo del destinatario compatible con TLS 1.2. Si no lo es, no se envía ningún correo electrónico.
Paso 1: Habilite los archivos adjuntos de fax para su organización (propietarios y administradores)
Un administrador habilita esta función una sola vez para toda la organización aceptando el consentimiento de ASC.
- Inicie sesión en su cuenta de Fax.Plus y vaya a la sección Configuración de su panel.
- En la pestaña Envío de faxes, busque el cuadro Notificación y haga clic en Editar.
- Haga clic en Modificar, situado junto a Correo electrónico.
- En Notificación de fax recibido y/o Notificación de fax enviado, seleccione Activado (notificar y adjuntar el fax al mensaje).
- Lea la declaración de consentimiento y marque la casilla para aceptarla en nombre de su organización, de conformidad con su Business Associate Agreement con Alohi.
- Haga clic en Confirmar.
- Aparecerá un mensaje de confirmación: Archivos adjuntos habilitados para sus notificaciones. Le recomendamos hacer clic en Enviar correo de prueba para comprobar que la entrega funciona y, a continuación, hacer clic en Listo.
Una vez aceptado el consentimiento, todos los administradores y miembros de su organización podrán activar los archivos adjuntos de fax para sí mismos.
¿No recibió el correo de prueba? Es posible que su servidor de correo no sea compatible con TLS 1.2. Pida a su equipo de TI que revise la configuración TLS de su servidor de correo y que añada notifications@tls.fax.plus a la lista de remitentes permitidos de su organización.
Paso 2: Active los archivos adjuntos de fax (todos los miembros)
Una vez que un administrador haya habilitado la función, cada usuario decide en su propia configuración si desea recibir los faxes como archivos adjuntos:
- Inicie sesión en su cuenta de Fax.Plus y vaya a la sección Configuración de su panel.
- En la pestaña Envío de faxes, busque el cuadro Notificación y haga clic en Editar.
- Haga clic en Modificar, situado junto a Correo electrónico.
- En Notificación de fax recibido y/o Notificación de fax enviado, seleccione Activado (notificar y adjuntar el fax al mensaje). Un mensaje confirmará que Advanced Security Controls está activo para su organización.
- Haga clic en Confirmar.
¿Quién es responsable de los faxes una vez entregados?
Fax.Plus entrega sus archivos adjuntos de fax únicamente a través de conexiones cifradas con TLS 1.2. Una vez entregado un correo electrónico, las medidas de protección de HIPAA y la custodia de la PHI en la infraestructura de correo del destinatario son responsabilidad de su organización, según lo establecido en su Business Associate Agreement con Alohi.
En qué se diferencia del Fax-to-Email estándar
| Función | Fax-to-Email estándar | Fax-to-Email para HIPAA y PHIPA |
|---|---|---|
| Disponible en | Cuentas sin ASC | Cuentas Enterprise con ASC |
| Dirección del remitente | notification@fax.plus | notifications@tls.fax.plus |
| Cifrado TLS | No obligatorio | TLS 1.2 obligatorio |
| Configuración predeterminada | La define cada usuario | Solo notificación, hasta que un administrador lo active |
| Requiere consentimiento del administrador | No | Sí, una vez por organización |
Preguntas frecuentes
¿Cambiará algo automáticamente para mi equipo?
No. Las cuentas con ASC permanecen en modo de solo notificación de forma predeterminada. Los archivos adjuntos de fax solo se envían después de que un administrador acepte el consentimiento de ASC y un usuario active los archivos adjuntos en su propia configuración.
¿Qué ocurre si mi servidor de correo no admite TLS 1.2?
No se envía ningún correo electrónico. Su fax sigue disponible en su archivo cifrado de Fax.Plus. Pida a su equipo de TI que habilite TLS 1.2 o superior en su servidor de correo y, a continuación, envíe un correo de prueba para confirmar la entrega.
¿Necesito instalar algo?
No. Fax-to-Email funciona con su cliente de correo electrónico actual.
¿Mis faxes siguen almacenados en Fax.Plus?
Sí. Sus faxes permanecen en su archivo de Fax.Plus totalmente cifrado, donde puede buscarlos y gestionarlos desde las pestañas Bandeja de entrada y Enviados.
¿Quién puede habilitar la función para nuestra organización?
Los propietarios y administradores de la cuenta. Una vez que un administrador haya aceptado el consentimiento de ASC, otros administradores y miembros podrán activar los archivos adjuntos para sí mismos.
He activado los archivos adjuntos, pero no recibo los correos. ¿Qué debo comprobar?
- Asegúrese de que su servidor de correo admita TLS 1.2.
- Pida a su equipo de TI que añada notifications@tls.fax.plus a su lista de remitentes permitidos.
- Revise sus carpetas de spam o de cuarentena.
Para ver más pasos de solución de problemas, consulte ¿Por qué no llega a mi correo electrónico la notificación de mi fax reenviado?
¿Desea enviar faxes también desde su correo electrónico? Consulte Email-to-Fax para cuentas de Fax.Plus conformes con HIPAA y PHIPA.