¿Quién puede usar esta función?
Disponible en el plan Enterprise.
Accesible para propietarios y administradores en la aplicación web.
La retención de documentos hace referencia a la práctica de almacenar y mantener documentos, registros e información durante un período específico de tiempo, de acuerdo con requisitos legales, normativos o empresariales.
Al implementar una política de retención de documentos, las empresas tienen la opción de eliminar sus documentos totalmente cifrados de nuestros centros de datos después de un determinado período. El objetivo de la retención de documentos es garantizar que los documentos importantes se conserven para futuras consultas, auditorías, cumplimiento normativo y fines legales, permitiendo al mismo tiempo la eliminación responsable de los documentos que ya no son necesarios.
La política de retención de documentos permite al propietario de la cuenta y a los administradores especificar el número de días que Fax.Plus debe conservar cada fax después de su creación. Una vez transcurrido este período especificado, Fax.Plus eliminará permanentemente los faxes almacenados. Esta acción es a nivel de toda la empresa y afectará a todos los miembros del equipo dentro de su organización de Fax.Plus.
Advertencia: Una vez que un fax se elimina según esta política, esta acción no se puede deshacer y sus faxes se eliminarán permanentemente después del período definido.
De forma predeterminada, Fax.Plus proporciona cifrado completo mediante el Estándar de Cifrado Avanzado (AES) de 256 bits para todos los faxes y sus copias de seguridad, y para ofrecer la mayor protección de privacidad, almacenamos la información personal de los usuarios en nuestro centro de datos suizo, protegido por la Ley Federal Suiza de Protección de Datos (FADP) y la Ordenanza Federal Suiza de Protección de Datos (FODP).
Las empresas que operan en sectores regulados pueden seguir necesitando cumplir con requisitos estrictos en cuanto al almacenamiento de faxes. Estos requisitos pueden implicar mantener los faxes dentro de una región específica o almacenarlos localmente o en un repositorio designado. Mientras que nuestra función de Residencia de datos aborda los requisitos locales de residencia de datos, nuestra política de retención de documentos permite a las empresas optar por la eliminación de sus faxes totalmente cifrados de nuestros centros de datos después de un cierto período.
De forma predeterminada, todos los archivos de fax en reposo se cifran mediante el Estándar de Cifrado Avanzado (AES) de 256 bits y se almacenan en centros de datos suizos con las más altas medidas de privacidad y seguridad. Sin embargo, si necesita eliminar faxes de nuestros servidores después de un cierto período de tiempo por motivos de cumplimiento normativo, puede especificar su período ideal.
Siga estos pasos para especificar su período de retención de documentos:
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Inicie sesión en su cuenta de Fax.Plus y vaya a la sección Configuración en su panel de control.
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En la pestaña de Seguridad, busque Período de retención de documentos.
- A continuación, haga clic en Editar.
- Especifique el período de retención de documentos para Faxes recibidos y también para Faxes enviados.
- Haga clic en Confirmar.
Al habilitar la política de retención de documentos, sus faxes se eliminarán permanentemente después del número de días que defina.
Nota: Tenga en cuenta que si establece el período de retención en 0 días, todos los faxes —ya sean enviados, recibidos o ambos— se eliminarán inmediata y permanentemente de su cuenta en el momento de la transmisión.