¿Quién puede utilizar esta función?
Disponible en el plan Enterprise.
Accesible para administradores en la aplicación web.
La Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia (FERPA, por sus siglas en inglés), 20 U.S.C. § 1232g y 34 CFR Part 99, es una ley federal de EE. UU. que protege la privacidad de los expedientes educativos de los estudiantes. Se aplica a las escuelas, los distritos, las facultades y las universidades que reciben fondos del Departamento de Educación de EE. UU.
Los centros educativos suelen necesitar enviar y firmar documentos que contienen información de los estudiantes, como expedientes académicos, formularios de matrícula, documentos de ayuda financiera y Programas de Educación Individualizados (IEP). Fax.Plus y Sign.Plus ayudan a su institución a gestionar estos documentos de forma segura.
Conviene saber: FERPA se aplica a las instituciones educativas, no directamente a los proveedores de software. No existe una certificación FERPA oficial para proveedores. Cuando un centro educativo utiliza un servicio como Fax.Plus o Sign.Plus para expedientes de estudiantes, las obligaciones del centro en virtud de FERPA se abordan mediante el acuerdo entre el centro y el proveedor. En el caso de Alohi, este es nuestro Anexo FERPA (FERPA Addendum).
Qué protege FERPA
FERPA protege los expedientes educativos: registros directamente relacionados con un estudiante que mantiene una institución educativa o una parte que actúa en su nombre.
Por lo general, los centros educativos necesitan el consentimiento por escrito de uno de los progenitores o del estudiante con derechos propios antes de divulgar información de identificación personal (PII) de los expedientes educativos, salvo que se aplique una excepción.
Cómo se aplica FERPA a los proveedores de servicios
La excepción más relevante para los servicios en la nube es la excepción de funcionario escolar (34 CFR § 99.31(a)(1)(i)(B)). Permite que un centro educativo comparta expedientes educativos con un proveedor externo sin consentimiento, siempre que el proveedor:
- Realice un servicio o una función para los que el centro, de otro modo, recurriría a sus propios empleados
- Esté bajo el control directo del centro en lo relativo al uso y mantenimiento de los expedientes
- Utilice los expedientes únicamente para el fin para el que se compartieron
En la práctica, los centros educativos cumplen estas condiciones mediante un acuerdo por escrito con el proveedor. En el caso de Alohi, este acuerdo es nuestro Anexo FERPA (FERPA Addendum).
Cómo le ayuda Alohi a proteger los expedientes de los estudiantes
Cifrado en tránsito
Los datos que circulan entre nuestras aplicaciones (web, móvil y API) y nuestros servidores están protegidos con TLS 1.2 o superior. Tenga en cuenta que el último tramo de un fax, es decir, la llamada realizada al número de fax del destinatario, se transmite por la red del operador de telecomunicaciones y no por los sistemas de Alohi.
Cifrado en reposo
Todos los documentos almacenados se cifran con AES de 256 bits, con una clave de cifrado única para cada usuario.
Control de acceso
Proteja las cuentas con autenticación de dos factores y utilice permisos basados en roles para que solo el personal autorizado pueda acceder a los documentos que contienen información de los estudiantes. Los equipos Enterprise también pueden exigir 2FA a todos los miembros e iniciar sesión con SAML SSO.
Registros de auditoría
Conserve un registro de los documentos enviados, recibidos y firmados, con marcas de tiempo y confirmaciones de entrega, para respaldar las revisiones internas y las auditorías.
Controles de conservación
En Fax.Plus, puede establecer un período de conservación de documentos para que los faxes se eliminen de forma permanente tras el número de días que elija, lo que le ayuda a conservar los expedientes de los estudiantes solo durante el tiempo necesario.
Requisitos para la cobertura de FERPA
Para utilizar Fax.Plus o Sign.Plus con expedientes de estudiantes, su institución necesita:
- Un Anexo FERPA de Alohi firmado. El anexo debe firmarse antes de enviar cualquier expediente de estudiantes a través de nuestros servicios.
- Un plan Enterprise con Advanced Security Controls activado. El Anexo FERPA solo está disponible en nuestro plan Enterprise, y la cobertura de FERPA se aplica únicamente mientras Advanced Security Controls permanezca activado en las cuentas cubiertas.
Conviene saber: Las cuentas que no figuren en su Anexo FERPA, o que no tengan Advanced Security Controls activado, no están cubiertas y no deben utilizarse para expedientes de estudiantes.
Cómo solicitar el Anexo FERPA
El Anexo FERPA puede ser solicitado por un administrador de una cuenta Enterprise. Para solicitarlo, póngase en contacto con nuestro equipo de soporte e incluya:
- El nombre de su institución
- El estado en el que se encuentra su institución
- El producto o los productos que desea que estén cubiertos (Fax.Plus, Sign.Plus)
- La cuenta o las cuentas que desea que estén cubiertas, indicadas por dirección de correo electrónico de la cuenta
Nuestro equipo preparará el anexo y se lo enviará para su firma.
Buenas prácticas para su equipo
- Utilice únicamente las cuentas incluidas en su Anexo FERPA para los expedientes de estudiantes.
- Mantenga Advanced Security Controls activado en todas las cuentas cubiertas.
- Active la autenticación de dos factores para todos los usuarios.
- Limite el acceso a los expedientes de estudiantes al personal que lo necesite para su función.
- Verifique dos veces el número de fax o la dirección de correo electrónico del destinatario antes de enviar.
- Revise su configuración de conservación y elimine los documentos que ya no necesite.
- Capacite al personal sobre cómo manejar la información de los estudiantes de acuerdo con las políticas de FERPA de su institución.
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Este artículo tiene fines meramente informativos y no constituye asesoramiento jurídico. Consulte a sus propios asesores jurídicos o de cumplimiento normativo sobre sus obligaciones en virtud de FERPA y de las leyes estatales aplicables sobre privacidad de los datos de los estudiantes.