La Ley de Protección de la Información Personal y los Documentos Electrónicos (PIPEDA, por sus siglas en inglés) es la ley federal de privacidad de Canadá para el sector privado. Establece las normas sobre cómo las organizaciones recopilan, utilizan y divulgan la información personal en el marco de actividades comerciales, y se aplica con independencia del formato de dicha información, incluidos los documentos enviados por fax.
Fax.Plus sustituye los aparatos de fax físicos, que no son seguros, por una plataforma de fax en la cloud con cifrado, y ayuda a su organización a proteger la información personal que envía y recibe por fax.
Conviene saber: No existe ninguna certificación oficial de PIPEDA para proveedores de software. El cumplimiento de PIPEDA es responsabilidad de su organización. Fax.Plus ofrece los controles de seguridad que le ayudan a cumplir sus obligaciones cuando trata información personal por fax.
Qué es PIPEDA y por qué es importante
PIPEDA se basa en diez principios de información justa, entre ellos la responsabilidad, el consentimiento, la limitación del uso y la divulgación, y las medidas de seguridad. Dos de ellos resultan especialmente relevantes al elegir un proveedor de fax:
- Responsabilidad: su organización sigue siendo responsable de la información personal que transfiere a un tercero para su tratamiento, como un proveedor de fax en la cloud. Debe asegurarse de que dicho proveedor ofrezca un nivel de protección comparable.
- Medidas de seguridad: la información personal debe protegerse mediante medidas de seguridad adecuadas a su grado de sensibilidad, frente a pérdida, robo y acceso, divulgación, copia, uso o modificación no autorizados.
Las organizaciones sujetas a PIPEDA también deben notificar a la Oficina del Comisionado de Privacidad de Canadá las violaciones de las medidas de seguridad que generen un riesgo real de daño grave, y comunicarlo a las personas afectadas.
Los aparatos de fax tradicionales dificultan este cumplimiento. Los documentos quedan en la bandeja de salida, donde cualquier persona cercana puede leerlos, no hay cifrado y no existe un registro fiable de quién ha accedido a qué. Migrar a una plataforma de fax segura en la cloud es un paso importante para proteger la información personal y cumplir con PIPEDA.
Cómo le ayuda Fax.Plus a cumplir la normativa
Fax.Plus cifra sus faxes desde la carga hasta el almacenamiento y la entrega dentro de nuestra infraestructura, le permite controlar quién puede acceder a ellos y le ofrece la opción de mantener sus datos en Canadá.
Cifrado en tránsito
Los datos que circulan entre nuestras aplicaciones (web, móvil y API) y nuestros servidores están protegidos con TLS 1.2 o superior. Tenga en cuenta que el último tramo de un fax, la llamada realizada al número de fax del destinatario, circula por la red del operador de telecomunicaciones y no por los sistemas de Fax.Plus.
Cifrado en reposo
Todos los faxes almacenados se cifran con AES de 256 bits, con una clave de cifrado única para cada usuario.
Residencia de datos en Canadá
Los clientes de Enterprise pueden optar por almacenar sus datos activos y sus copias de seguridad en Canadá, con regiones disponibles en Toronto y Montreal, de modo que la información personal permanezca en el país.
Control de acceso
Proteja las cuentas con autenticación en dos pasos y utilice permisos basados en roles y números de fax dedicados para que solo el personal autorizado trate la información personal. Los equipos de Enterprise también pueden exigir la autenticación en dos pasos (2FA) a todos los miembros e iniciar sesión con SAML SSO.
Registros de auditoría y confirmación de entrega
Conserve un registro con función de búsqueda de cada fax enviado y recibido, con marcas de tiempo y confirmaciones de entrega, listo para revisiones de privacidad y auditorías internas.
Controles de retención
Defina un período de retención de documentos para que los faxes se eliminen de forma permanente transcurrido el número de días que elija, lo que le ayuda a conservar la información personal solo durante el tiempo necesario.
Buenas prácticas para su equipo
- Utilice contraseñas seguras y active la autenticación en dos pasos para todos los usuarios.
- Limite el acceso a la información personal al personal autorizado mediante roles y permisos.
- Verifique dos veces el número de fax del destinatario antes de enviar y utilice una portada de confidencialidad.
- Revise su configuración de retención y elimine los documentos que ya no necesite.
- Forme al personal sobre cómo tratar la información personal por fax.
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Este artículo tiene carácter meramente informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Consulte a sus propios asesores jurídicos o de privacidad sobre sus obligaciones en virtud de PIPEDA.