Si está creando una plantilla en Sign.Plus, quizás haya notado que los campos del destinatario (firmante) pueden marcarse como opcionales, pero los campos del remitente no. Esto es intencional, pero aquí le explicamos el motivo y las soluciones alternativas.
Por qué los campos del remitente son obligatorios de forma predeterminada
Cuando configura una plantilla, los campos asignados al remitente de la plantilla (usted, o quien envíe la solicitud de firma) se rellenan antes de que la solicitud se envíe a los firmantes. El asistente de plantillas asume que, si usted añadió el campo, tenía la intención de rellenarlo. Esto evita omisiones accidentales en campos críticos.
Cómo dejar en blanco un campo del remitente en la práctica
Tiene varias opciones:
Opción 1: No incluir el campo en la plantilla en absoluto.
Si un dato a veces queda en blanco, la solución más sencilla es no incluirlo en la plantilla. Añádalo por documento cuando sea necesario.
Opción 2: Incluir el campo, pero introducir un único espacio o "N/A".
Al enviar la solicitud, rellene el campo con un único espacio, "N/A" o "—" para cumplir con el requisito. El campo aparecerá vacío o con ese marcador en el documento final.
Opción 3: Usar un campo de destinatario, pero asignándoselo a "usted mismo".
Añada el campo a su plantilla como si fuera un campo del firmante. Configúrelo para que se asigne a un "firmante" que en realidad es usted (su propio correo electrónico). Márquelo como opcional. Cuando se envíe la solicitud, usted la recibirá primero, rellenará el campo según sea necesario (o lo dejará en blanco) y la pasará al firmante real.
Opción 4: Guardar varias versiones de la plantilla.
Cree una plantilla con el campo opcional incluido y otra sin él. Use la plantilla adecuada para cada tipo de documento.
Consejos para el diseño de plantillas
- Agrupe los campos según su finalidad. Si un campo es "siempre necesario" para un tipo de documento, inclúyalo. Si es situacional, considere no incluirlo y añadirlo según se necesite.
- Use plantillas por flujo de trabajo en lugar de por documento. Guarde plantillas separadas para "Contrato estándar", "Contrato internacional" y "Contrato de renovación" en lugar de una sola plantilla con muchos campos opcionales.
- Pruebe con un compañero. Antes de implementar una nueva plantilla con los clientes, envíe una prueba a un compañero para asegurarse de que el flujo tiene sentido.