Wer kann diese Funktion nutzen?
Verfügbar im Enterprise-Tarif mit aktivierten Advanced Security Controls.
Wird von Inhabern und Admins in der Web-App aktiviert. Nach der Aktivierung für alle Mitglieder zugänglich.
Enterprise-Kunden mit einem HIPAA- oder PHIPA-Tarif können ihre Faxe jetzt wieder als E-Mail-Anhänge erhalten – das Fax wird sicher über eine verschlüsselte Verbindung zugestellt.
Überblick
Wenn Advanced Security Controls (ASC) aktiv sind, enthalten E-Mail-Benachrichtigungen zu Faxen standardmäßig nur eine Benachrichtigung, jedoch nicht die gefaxte Datei. Mit Fax-to-Email für HIPAA- & PHIPA-Konten können Ihre Benachrichtigungen zu empfangenen und gesendeten Faxen das Fax wieder als Anhang enthalten.
Damit Ihre geschützten Gesundheitsinformationen (PHI) sicher bleiben, werden E-Mails mit Anhängen nur über TLS-1.2-verschlüsselte Verbindungen und von notifications@tls.fax.plus aus versendet.
Es ändert sich nichts, bis Sie sich dafür entscheiden. Bei ASC-Konten bleibt die Standardeinstellung „Nur Benachrichtigung“. Anhänge werden erst versendet, wenn ein Admin die Funktion für Ihre Organisation aktiviert hat und jeder Nutzer Anhänge in den eigenen Einstellungen einschaltet. Konten ohne ASC sind nicht betroffen.
Voraussetzungen
- Ein Enterprise-Tarif mit aktivierten Advanced Security Controls (ASC).
- Ein unterzeichnetes Business Associate Agreement (BAA) für HIPAA oder ein PHIPA Service Provider Agreement (SPA) für PHIPA.
- Der Mailserver des Empfängers muss TLS 1.2 unterstützen. Ist das nicht der Fall, wird keine E-Mail versendet.
Schritt 1: Fax-Anhänge für Ihre Organisation aktivieren (Inhaber und Admins)
Ein Admin aktiviert diese Funktion einmalig für die gesamte Organisation, indem er die ASC-Zustimmung erteilt.
- Melden Sie sich bei Ihrem Fax.Plus-Konto an und öffnen Sie im Dashboard den Bereich Einstellungen.
- Suchen Sie auf der Registerkarte Faxen das Feld Benachrichtigung und klicken Sie auf Bearbeiten.
- Klicken Sie neben E-Mail auf Ändern.
- Wählen Sie für Benachrichtigung über empfangene Faxe und/oder Benachrichtigung über gesendete Faxe die Option Ein (benachrichtigen und Fax an Nachricht anhängen).
- Lesen Sie die Einwilligungserklärung und setzen Sie das Häkchen, um sie im Namen Ihrer Organisation zu akzeptieren, im Einklang mit Ihrem Business Associate Agreement mit Alohi.
- Klicken Sie auf Bestätigen.
- Eine Bestätigungsmeldung erscheint: Anhänge für Ihre Benachrichtigungen aktiviert. Wir empfehlen, auf Test-E-Mail senden zu klicken, um zu prüfen, ob die Zustellung funktioniert, und anschließend auf Fertig.
Sobald die Zustimmung erteilt wurde, können alle Admins und Mitglieder Ihrer Organisation Fax-Anhänge für sich selbst einschalten.
Test-E-Mail nicht erhalten? Möglicherweise unterstützt Ihr Mailserver TLS 1.2 nicht. Bitten Sie Ihr IT-Team, die TLS-Einstellungen Ihres Mailservers zu prüfen und notifications@tls.fax.plus zur Zulassungsliste Ihrer Organisation hinzuzufügen.
Schritt 2: Fax-Anhänge einschalten (alle Mitglieder)
Nachdem ein Admin die Funktion aktiviert hat, entscheidet jeder Nutzer in den eigenen Einstellungen, ob er Faxe als Anhänge erhalten möchte:
- Melden Sie sich bei Ihrem Fax.Plus-Konto an und öffnen Sie im Dashboard den Bereich Einstellungen.
- Suchen Sie auf der Registerkarte Faxen das Feld Benachrichtigung und klicken Sie auf Bearbeiten.
- Klicken Sie neben E-Mail auf Ändern.
- Wählen Sie für Benachrichtigung über empfangene Faxe und/oder Benachrichtigung über gesendete Faxe die Option Ein (benachrichtigen und Fax an Nachricht anhängen). Eine Meldung bestätigt, dass für Ihre Organisation Advanced Security Controls aktiv sind.
- Klicken Sie auf Bestätigen.
Wer ist nach der Zustellung für die Faxe verantwortlich?
Fax.Plus stellt Ihre Fax-Anhänge ausschließlich über TLS-1.2-verschlüsselte Verbindungen zu. Sobald eine E-Mail zugestellt wurde, liegen die HIPAA-Schutzmaßnahmen und die Verwahrung von PHI in der Mail-Infrastruktur des Empfängers in der Verantwortung Ihrer Organisation, wie in Ihrem Business Associate Agreement mit Alohi festgelegt.
Unterschiede zum standardmäßigen Fax-to-Email
| Funktion | Standard-Fax-to-Email | HIPAA- & PHIPA-konformes Fax-to-Email |
|---|---|---|
| Verfügbar für | Konten ohne ASC | Enterprise-Konten mit ASC |
| Absenderadresse | notification@fax.plus | notifications@tls.fax.plus |
| TLS-Verschlüsselung | Nicht erzwungen | TLS 1.2 erforderlich |
| Standardeinstellung | Wird von jedem Nutzer selbst festgelegt | Nur Benachrichtigung, bis ein Admin zustimmt |
| Zustimmung des Admins erforderlich | Nein | Ja, einmalig pro Organisation |
Häufig gestellte Fragen
Ändert sich für Ihr Team automatisch etwas?
Nein. ASC-Konten bleiben standardmäßig auf „Nur Benachrichtigung“ eingestellt. Fax-Anhänge werden erst versendet, nachdem ein Admin die ASC-Zustimmung erteilt hat und ein Nutzer die Anhänge in den eigenen Einstellungen aktiviert hat.
Was passiert, wenn Ihr Mailserver TLS 1.2 nicht unterstützt?
Es wird keine E-Mail gesendet. Ihr Fax steht weiterhin in Ihrem verschlüsselten Fax.Plus-Archiv zur Verfügung. Bitten Sie Ihr IT-Team, TLS 1.2 und höher auf Ihrem Mailserver zu aktivieren, und senden Sie anschließend eine Test-E-Mail, um die Zustellung zu bestätigen.
Müssen Sie etwas installieren?
Nein. Fax-to-Email funktioniert mit Ihrem vorhandenen E-Mail-Programm.
Werden Ihre Faxe weiterhin in Fax.Plus gespeichert?
Ja. Ihre Faxe bleiben in Ihrem vollständig verschlüsselten Fax.Plus-Archiv, wo Sie sie über die Registerkarten Posteingang und Gesendet durchsuchen und verwalten können.
Wer kann die Funktion für Ihre Organisation aktivieren?
Kontoinhaber und Admins. Sobald ein Admin die ASC-Zustimmung erteilt hat, können andere Admins und Mitglieder die Anhänge für sich selbst aktivieren.
Sie haben Anhänge aktiviert, erhalten die E-Mails aber nicht? Was sollten Sie prüfen?
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Mailserver TLS 1.2 unterstützt.
- Bitten Sie Ihr IT-Team, notifications@tls.fax.plus zu Ihrer Zulassungsliste hinzuzufügen.
- Prüfen Sie Ihre Spam- oder Quarantäne-Ordner.
Weitere Schritte zur Fehlerbehebung finden Sie unter Warum kommt meine weitergeleitete Fax-Benachrichtigung nicht in meinem Posteingang an?
Möchten Sie auch Faxe von Ihrer E-Mail aus senden? Siehe Email-to-Fax für HIPAA- & PHIPA-konforme Fax.Plus-Konten.