Wer kann diese Funktion nutzen?
Verfügbar im Enterprise-Tarif.
Zugänglich für Kontoinhaber und Admins in der Web-App.
Dokumentenaufbewahrung bezeichnet die Praxis, Dokumente, Aufzeichnungen und Informationen für einen bestimmten Zeitraum gemäß gesetzlichen, regulatorischen oder geschäftlichen Anforderungen zu speichern und aufzubewahren.
Durch die Einführung einer Richtlinie zur Dokumentenaufbewahrung haben Unternehmen die Möglichkeit, ihre vollständig verschlüsselten Dokumente nach einem bestimmten Zeitraum aus unseren Rechenzentren zu entfernen. Ziel der Dokumentenaufbewahrung ist es, sicherzustellen, dass wichtige Dokumente für spätere Referenzzwecke, Audits, Compliance und rechtliche Zwecke erhalten bleiben, während gleichzeitig eine verantwortungsvolle Entsorgung nicht mehr benötigter Dokumente ermöglicht wird.
Die Richtlinie zur Dokumentenaufbewahrung ermöglicht es dem Kontoinhaber und den Admins, die Anzahl der Tage festzulegen, die Fax.Plus jedes Fax nach seiner Erstellung aufbewahren soll. Sobald dieser festgelegte Zeitraum abgelaufen ist, löscht Fax.Plus die gespeicherten Faxe endgültig. Diese Maßnahme gilt unternehmensweit und betrifft alle Teammitglieder innerhalb Ihrer Fax.Plus-Organisation.
Warnung: Sobald ein Fax aufgrund dieser Richtlinie gelöscht wurde, kann diese Aktion nicht mehr rückgängig gemacht werden, und Ihre Faxe werden nach dem festgelegten Zeitraum endgültig gelöscht.
Standardmäßig bietet Fax.Plus eine vollständige Verschlüsselung mit dem 256-Bit Advanced Encryption Standard (AES) für alle Faxe und deren Backups. Um den stärksten Datenschutz zu gewährleisten, speichern wir die persönlichen Daten der Nutzer in unserem Schweizer Rechenzentrum, das durch das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) und die Schweizer Verordnung zum Bundesgesetz über den Datenschutz (VDSG) geschützt ist.
Unternehmen, die in regulierten Branchen tätig sind, müssen möglicherweise weiterhin strenge Anforderungen an die Speicherung von Faxen erfüllen. Diese Anforderungen können bedeuten, dass Faxe innerhalb einer bestimmten Region aufbewahrt oder lokal bzw. in einem festgelegten Repository gespeichert werden müssen. Während unsere Funktion Datenresidenz die Anforderungen an die lokale Datenresidenz erfüllt, ermöglicht unsere Richtlinie zur Dokumentenaufbewahrung Unternehmen, ihre vollständig verschlüsselten Faxe nach einem bestimmten Zeitraum aus unseren Rechenzentren entfernen zu lassen.
Standardmäßig werden alle Faxdateien im Ruhezustand mit dem 256-Bit Advanced Encryption Standard (AES) verschlüsselt und in Schweizer Rechenzentren mit höchsten Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen gespeichert. Wenn Sie jedoch aus Compliance-Gründen Faxe nach einem bestimmten Zeitraum von unseren Servern löschen müssen, können Sie Ihren gewünschten Zeitraum festlegen.
Folgen Sie diesen Schritten, um Ihren Zeitraum für die Dokumentenaufbewahrung festzulegen:
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Melden Sie sich bei Ihrem Fax.Plus-Konto an und gehen Sie zum Abschnitt Einstellungen in Ihrem Dashboard.
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Suchen Sie unter dem Tab Sicherheit nach Zeitraum der Dokumentenaufbewahrung.
- Klicken Sie anschließend auf Bearbeiten.
- Legen Sie den Zeitraum für die Dokumentenaufbewahrung für empfangene Faxe und auch für gesendete Faxe fest.
- Klicken Sie auf Bestätigen.
Durch die Aktivierung der Richtlinie zur Dokumentenaufbewahrung werden Ihre Faxe nach der von Ihnen festgelegten Anzahl von Tagen endgültig gelöscht.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass bei einer Festlegung des Aufbewahrungszeitraums auf 0 Tage alle Faxe – ob gesendet, empfangen oder beides – unmittelbar nach der Übertragung endgültig aus Ihrem Konto gelöscht werden.