FERPA und Alohi

Der Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA), 20 U.S.C. § 1232g und 34 CFR Part 99, ist ein US-Bundesgesetz, das die Privatsphäre von Bildungsunterlagen von Lernenden schützt. Er gilt für Schulen, Schulbezirke, Colleges und Universitäten, die Mittel des US-Bildungsministeriums erhalten.

Bildungseinrichtungen müssen häufig Dokumente mit Informationen zu Lernenden versenden und unterzeichnen, etwa Leistungsnachweise, Einschreibeformulare, Unterlagen zur Studienfinanzierung und Individuelle Förderpläne (Individualized Education Programs, IEPs). Fax.Plus und Sign.Plus helfen Ihrer Einrichtung, diese Dokumente sicher zu verarbeiten.

Was FERPA schützt

FERPA schützt Bildungsunterlagen (education records): Unterlagen, die sich direkt auf Lernende beziehen und von einer Bildungseinrichtung oder einer in deren Auftrag handelnden Stelle geführt werden.

Bildungseinrichtungen benötigen in der Regel die schriftliche Einwilligung der Eltern oder der berechtigten Lernenden, bevor sie personenbezogene Daten (personally identifiable information, PII) aus Bildungsunterlagen weitergeben dürfen, sofern keine Ausnahme greift.

Wie FERPA für Dienstleister gilt

Die für cloud-Dienste wichtigste Ausnahme ist die Ausnahme für Schulbeauftragte („School Official Exception“, 34 CFR § 99.31(a)(1)(i)(B)). Sie erlaubt es einer Bildungseinrichtung, Bildungsunterlagen ohne Einwilligung an einen externen Anbieter weiterzugeben, solange der Anbieter:

• eine Leistung oder Funktion erbringt, für die die Einrichtung sonst eigene Mitarbeitende einsetzen würde,
• hinsichtlich der Nutzung und Verwaltung der Unterlagen der direkten Kontrolle der Einrichtung untersteht und
• die Unterlagen nur für den Zweck verwendet, für den sie weitergegeben wurden.

In der Praxis erfüllen Bildungseinrichtungen diese Bedingungen durch eine schriftliche Vereinbarung mit dem Anbieter. Bei Alohi ist diese Vereinbarung unsere FERPA-Zusatzvereinbarung.

Wie Alohi Sie beim Schutz von Unterlagen von Lernenden unterstützt

Verschlüsselung bei der Übertragung

Daten, die zwischen unseren Apps (Web, Mobilgeräte und API) und unseren Servern übertragen werden, sind mit TLS 1.2 oder höher geschützt. Bitte beachten Sie, dass der letzte Abschnitt einer Fax-Übertragung, also der Anruf an die Faxnummer der Empfangsstelle, über das Netz des Telekommunikationsanbieters und nicht über Alohi-Systeme läuft.

Verschlüsselung im Ruhezustand

Alle gespeicherten Dokumente werden mit 256-Bit-AES verschlüsselt, mit einem eigenen Verschlüsselungsschlüssel für jede Nutzerin und jeden Nutzer.

Zugriffskontrolle

Schützen Sie Konten mit Zwei-Faktor-Authentifizierung und nutzen Sie rollenbasierte Berechtigungen, damit nur autorisierte Mitarbeitende auf Dokumente mit Informationen zu Lernenden zugreifen können. Enterprise-Teams können außerdem 2FA für alle Mitglieder erzwingen und sich per SAML SSO anmelden.

Audit-Trails

Führen Sie ein Protokoll der gesendeten, empfangenen und unterzeichneten Dokumente, mit Zeitstempeln und Zustellbestätigungen, um interne Prüfungen und Audits zu unterstützen.

Aufbewahrungskontrollen

In Fax.Plus können Sie eine Aufbewahrungsdauer für Dokumente festlegen, sodass Fax-Dokumente nach der von Ihnen gewählten Anzahl von Tagen dauerhaft gelöscht werden. So bewahren Sie Unterlagen von Lernenden nur so lange auf, wie Sie sie benötigen.

Voraussetzungen für den FERPA-Schutz

Um Fax.Plus oder Sign.Plus für Unterlagen von Lernenden zu nutzen, benötigt Ihre Einrichtung:

• Eine unterzeichnete Alohi-FERPA-Zusatzvereinbarung. Die Zusatzvereinbarung muss unterzeichnet sein, bevor Sie Unterlagen von Lernenden über unsere Dienste versenden.
• Einen Enterprise-Tarif mit aktivierten Advanced Security Controls. Die FERPA-Zusatzvereinbarung ist nur im Enterprise-Tarif verfügbar, und der FERPA-Schutz gilt nur, solange die Advanced Security Controls für die abgedeckten Konten aktiviert bleiben.

So fordern Sie die FERPA-Zusatzvereinbarung an

Die FERPA-Zusatzvereinbarung kann von einem Admin eines Enterprise-Kontos angefordert werden. Wenden Sie sich dazu bitte an unser Support-Team und geben Sie Folgendes an:

• den Namen Ihrer Einrichtung
• den Bundesstaat, in dem sich Ihre Einrichtung befindet
• das Produkt bzw. die Produkte, die abgedeckt werden sollen (Fax.Plus, Sign.Plus)
• das Konto bzw. die Konten, die abgedeckt werden sollen, aufgeführt nach der E-Mail-Adresse des Kontos

Unser Team bereitet die Zusatzvereinbarung vor und sendet sie Ihnen zur Unterzeichnung zu.

Bewährte Vorgehensweisen für Ihr Team

• Verwenden Sie für Unterlagen von Lernenden ausschließlich Konten, die von Ihrer FERPA-Zusatzvereinbarung abgedeckt sind.
• Lassen Sie Advanced Security Controls für alle abgedeckten Konten aktiviert.
• Aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle Nutzerinnen und Nutzer.
• Beschränken Sie den Zugriff auf Unterlagen von Lernenden auf Mitarbeitende, die ihn für ihre Aufgabe benötigen.
• Prüfen Sie vor dem Senden die fax-Nummer oder E-Mail-Adresse der Empfangsstelle noch einmal genau.
• Überprüfen Sie Ihre Aufbewahrungseinstellungen und löschen Sie Dokumente, die Sie nicht mehr benötigen.
• Schulen Sie Mitarbeitende im Umgang mit Informationen zu Lernenden gemäß den FERPA-Richtlinien Ihrer Einrichtung.

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Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Bitte wenden Sie sich an Ihre eigenen Rechts- oder Compliance-Berater, um Ihre Pflichten gemäß FERPA und den geltenden einzelstaatlichen Datenschutzgesetzen für Daten von Lernenden zu klären.