Wer kann diese Funktion nutzen?
Verfügbar im Enterprise Tarif.
Zugänglich für alle Mitglieder in der Web-App.
Enterprise-Kunden mit einem HIPAA- oder PHIPA-Tarif können Faxe direkt aus ihrem E-Mail-Client senden - mit vollständiger PHI-Konformität und ohne zusätzliche Software.
Überblick
Gesichertes TLS-Email-to-Fax ist ein dedizierter, gehärteter Workflow, mit dem autorisierte Nutzer Faxe senden können, indem sie eine E-Mail an eine Empfänger-Faxnummer bei einer speziellen Domain schicken. Es ist von dem Standard-Email-to-Fax getrennt und erzwingt Compliance-Kontrollen auf Infrastrukturebene.
Um diese Funktion zu nutzen, muss Ihre Organisation das HIPAA- oder PHIPA-Onboarding abgeschlossen haben - einschließlich der Aktivierung der Advanced Security Controls (ASC), die innerhalb von Enterprise-Konten verfügbar sind - und mit Fax.Plus eine Business Associate Agreement (BAA) oder eine PHIPA Service Provider Agreement unterschrieben haben. Dies muss vom Kontoinhaber bzw. Administrator konfiguriert werden.
E-Mails werden gesendet an:
+1XXXXXXXXXX@tls.fax.plus
TLS erzwungen
Der gesamte E-Mail-Verkehr wird mittels TLS verschlüsselt.
Erste Schritte
- Aktivieren Sie die Advanced Security Controls (ASC) in Ihrem Enterprise-Konto und unterschreiben Sie mit Fax.Plus die HIPAA Business Associate Agreement oder die PHIPA Service Provider Agreement.
- Bestätigen Sie, dass Ihr Tarif Enterprise ist und der HIPAA- oder PHIPA-Modus aktiviert ist.
-
+1XXXXXXXXXX@tls.fax.plus, wobei Sie die Nummer durch die gewünschte Ziel-Faxnummer ersetzen.
Stellen Sie sicher, dass Email to Fax aktiv ist. Gehen Sie dazu zu den Einstellungen, klicken Sie auf den Tab Faxen und scrollen Sie dann nach unten zu Fax von E-Mail & Desktop senden.
Falls es nicht aktiv ist, klicken Sie auf Konfigurieren und dann auf die Schalter, um das Senden von Faxen per E-Mail zu aktivieren. Klicken Sie anschließend auf Bestätigen.
Kein neuer E-Mail-Client erforderlich. Diese Funktion arbeitet mit Ihrem bestehenden E-Mail-Client.
Einrichtung
Es ist keine zusätzliche Einrichtung erforderlich, sobald die Compliance-Anforderungen erfüllt sind (ASC + BAA oder ASC + SPA). Sind beide vorhanden, wird Email-to-Fax an @tls.fax.plus automatisch mit erzwungenem TLS aktiviert.
Unterschied zum Standard-Email-to-Fax
Es handelt sich um zwei separate Funktionen mit unterschiedlicher Infrastruktur, Adressen und Compliance-Garantien.
| Funktion | Standard-Email-to-Fax | TLS-Email-to-Fax |
|---|---|---|
| Absenderadresse | @fax.plus | @tls.fax.plus |
| Verfügbar in | Allen kostenpflichtigen Tarifen | Nur Enterprise + HIPAA oder PHIPA |
| TLS erzwungen | Nein | Ja |
| PHI-konform | Nein | Ja |
| BAA erforderlich | Nein | Ja, für HIPAA |
| SPA erforderlich | Nein | Ja, für PHIPA |
Falsche Adresse? Wenn ein HIPAA-fähiges Konto oder ein PHIPA-fähiges Konto an @fax.plus anstelle von @tls.fax.plus sendet, leitet das System die Nachricht automatisch an die HIPAA- oder PHIPA-konforme Pipeline weiter.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich etwas installieren?
Nein. TLS Email-to-Fax funktioniert mit Ihrem vorhandenen E-Mail-Client.
Wer muss die BAA oder SPA unterschreiben?
Wenden Sie sich an Ihren Kontoadministrator, um zu beginnen.
Kann ich eine beliebige E-Mail-Adresse zum Senden verwenden?
Nur E-Mail-Adressen, die als Benutzer in Ihrem HIPAA-fähigen oder PHIPA-fähigen Fax.Plus-Konto hinzugefügt bzw. bereitgestellt wurden, können diese Funktion zum Senden nutzen. Nicht autorisierte Absender werden auf Infrastrukturebene abgelehnt.
Was passiert mit Faxen, die an die falsche Domain gesendet werden?
HIPAA- oder PHIPAA-Konten, die versuchen, an @fax.plus zu senden, werden automatisch an die TLS-Pipeline weitergeleitet. Die Trennung wird auf Infrastrukturebene durchgesetzt – Sie können PHI nicht versehentlich über den nicht konformen Weg senden.