Wenn Sie eine Sign.Plus-Vorlage erstellen, ist Ihnen vielleicht aufgefallen, dass Felder für Empfänger (Unterzeichner) als optional markiert werden können, Felder für den Absender jedoch nicht. Das ist so gewollt – hier erfahren Sie die Gründe dafür und mögliche Lösungswege.
Warum Absenderfelder standardmäßig erforderlich sind
Wenn Sie eine Vorlage einrichten, werden Felder, die dem Absender der Vorlage zugewiesen sind (Ihnen oder der Person, die die Signaturanfrage sendet), ausgefüllt, bevor die Anfrage an die Unterzeichner gesendet wird. Der Vorlagen-Assistent geht davon aus, dass Sie das Feld hinzugefügt haben, weil Sie beabsichtigten, es auszufüllen. Dies verhindert versehentliche Auslassungen bei wichtigen Feldern.
So lassen Sie ein Absenderfeld in der Praxis leer
Sie haben mehrere Möglichkeiten:
Option 1: Fügen Sie das Feld gar nicht erst in die Vorlage ein.
Wenn eine Information manchmal leer bleibt, besteht die einfachste Lösung darin, sie ganz aus der Vorlage herauszulassen. Fügen Sie sie bei Bedarf für das jeweilige Dokument hinzu.
Option 2: Fügen Sie das Feld ein, tragen Sie aber ein einzelnes Leerzeichen oder „N/A“ ein.
Füllen Sie beim Senden der Anfrage das Feld mit einem einzelnen Leerzeichen, „N/A“ oder „—“ aus, um die Anforderung zu erfüllen. Das Feld erscheint dann im fertigen Dokument leer oder mit diesem Platzhalter.
Option 3: Verwenden Sie ein Empfängerfeld, weisen Sie es aber sich selbst zu.
Fügen Sie das Feld zu Ihrer Vorlage hinzu, als wäre es ein Unterzeichnerfeld. Konfigurieren Sie es so, dass es einem „Unterzeichner“ zugewiesen ist, der eigentlich Sie selbst sind (Ihre eigene E-Mail-Adresse). Markieren Sie es als optional. Wenn die Anfrage gesendet wird, erhalten Sie sie zuerst, füllen das Feld nach Bedarf aus (oder lassen es leer) und leiten sie an den eigentlichen Unterzeichner weiter.
Option 4: Speichern Sie mehrere Vorlagenversionen.
Erstellen Sie eine Vorlage mit dem optionalen Feld und eine ohne. Verwenden Sie für jeden Dokumenttyp die passende Vorlage.
Tipps zur Vorlagengestaltung
- Gruppieren Sie Felder nach Zweck. Wenn ein Feld für einen Dokumenttyp „immer aktiv“ ist, nehmen Sie es auf. Wenn es situationsabhängig ist, lassen Sie es besser weg und fügen es bei Bedarf hinzu.
- Verwenden Sie Vorlagen pro Arbeitsablauf statt pro Dokument. Speichern Sie separate Vorlagen für „Standardvertrag“, „Internationaler Vertrag“, „Verlängerungsvertrag“, anstatt eine einzige Vorlage mit vielen optionalen Feldern zu verwenden.
- Testen Sie mit einem Kollegen. Bevor Sie eine neue Vorlage für Kunden einführen, senden Sie einen Test an einen Kollegen, um sicherzustellen, dass der Ablauf sinnvoll ist.