Massenversand von Vorlagen mit Variablen.

Das Erstellen personalisierter Dokumentvorlagen mit dynamischen Feldern steigert Ihre Effizienz und stellt sicher, dass jedes von Ihnen gesendete Dokument individuell angepasst ist. Dynamische Felder können Informationen wie den Namen eines Empfängers, ein Datum, eine Adresse oder andere variable Daten enthalten.

Ein dynamisches Feld zu Ihrer Vorlage hinzufügen

Schritt 1: Den Empfänger auswählen

1. Melden Sie sich bei Ihrem Sign.Plus-Konto an und gehen Sie zum Bereich Vorlagen in Ihrem Dashboard.
2. Wählen Sie in der linken Seitenleiste unter „Empfänger“ die Option „Absender“ aus. Damit legen Sie fest, auf wen sich das dynamische Feld bezieht, wenn die Vorlage verwendet wird.

Schritt 2: Das dynamische Feld hinzufügen

1. Gehen Sie zum Bereich „Felder“ und wählen Sie die Option „Textfeld“.
2. Ziehen Sie das Textfeld an die gewünschte Position auf Ihrer Vorlage.
3. Ein Einstellungsmenü wird neben Ihrer Vorlage angezeigt, mit dem Sie das dynamische Feld anpassen können.

Schritt 3: Das dynamische Feld anpassen

1. Klicken Sie auf das Feld mit der Bezeichnung „Dynamischer Feldname“ und geben Sie den Bezeichner für den dynamischen Inhalt ein, z. B. „Kundenname“ oder „Datum“.
2. Passen Sie Schriftart, Farbe und Größe an das Design Ihrer Vorlage an.
   Hinweis: Passen Sie die Größe des Textfelds richtig an, indem Sie auf die Ecken klicken und diese ziehen. Beachten Sie, dass die Abmessungen fixiert sind, sobald die Vorlage gespeichert wurde.

Schritt 4: Das dynamische Feld abschließen

1. Überprüfen Sie die Platzierung und das Erscheinungsbild des dynamischen Felds.
2. Klicken Sie auf „Weiter“ und dann auf „Speichern“, um die Änderungen auf Ihre Vorlage anzuwenden.

Eine Vorlage mit dynamischen Feldern per Massenversand senden

Mit der Funktion „Massenversand“ können Sie eine einzelne Vorlage gleichzeitig an mehrere Empfänger senden und so Ihren Dokumentensignaturprozess effizienter gestalten.

1. Auf den Massenversand zugreifen
   
   • Melden Sie sich bei Ihrem Sign.Plus-Konto an und navigieren Sie zum Bereich „Vorlagen“ in Ihrem Dashboard.
   • Suchen Sie die Vorlage, die Sie verwenden möchten, und klicken Sie auf Mehr (⋮) rechts neben Ihrer ausgewählten Vorlage.
     
     
2. Ihre CSV-Datei vorbereiten
   • Klicken Sie, um die CSV-Vorlage herunterzuladen. Sie enthält Überschriften wie „Employee Name“ und „Employee Email“ in der ersten Zeile – ändern Sie diese Überschriften nicht.
   • Füllen Sie die CSV mit den Angaben Ihrer Empfänger und allen zusätzlichen dynamischen Feldern aus (bis zu 100 Zeilen).
   • Speichern Sie Ihre fertige CSV-Datei.
3. Hochladen und Senden
   • Laden Sie Ihre CSV-Datei hoch und klicken Sie auf „Weiter“.
   • Klicken Sie auf „Bestätigen“, um Ihr Dokument zu überprüfen.
   • Klicken Sie auf Bestätigen. 
   • Überprüfen Sie unbedingt das Dokument. In diesem Schritt haben Sie die Möglichkeit, Ihr gesendetes Dokument in einem bestimmten Ordner zu speichern, indem Sie In Ordner speichern auswählen. 
     
     
   • Klicken Sie auf Senden. Nachdem Sie Ihr Dokument gesendet haben, werden Sie zum Bereich „Ausstehende Dokumente“ weitergeleitet, um dessen Fortschritt zu verfolgen.