《个人信息保护和电子文件法》(PIPEDA)是加拿大针对私营部门的联邦隐私法。该法规定了组织在商业活动中如何收集、使用和披露个人信息,且无论这些信息以何种形式存在(包括 fax 文件),均适用该法。
Fax.Plus 以加密的 cloud fax 平台取代不安全的硬件 fax 机,帮助您的组织保护通过 fax 收发的个人信息。
温馨提示:目前不存在面向软件提供商的官方 PIPEDA 认证。遵守 PIPEDA 是贵组织自身的责任。Fax.Plus 提供多项安全控制措施,帮助您在通过 fax 处理个人信息时履行相应义务。
PIPEDA 是什么及其重要性
PIPEDA 建立在十项公平信息原则之上,包括问责、同意、限制使用和披露以及安全保障。在选择 fax 服务提供商时,其中两项原则尤为相关:
- 问责:对于转交给第三方(例如 cloud fax 服务提供商)处理的个人信息,贵组织仍然负有责任。您必须确保该服务提供商提供同等水平的保护。
- 安全保障:必须采取与个人信息敏感程度相适应的安全措施,防止个人信息丢失、被盗,以及被未经授权地访问、披露、复制、使用或修改。
受 PIPEDA 约束的组织,如发生存在重大损害真实风险的安全保障违规事件,还必须向加拿大隐私专员办公室报告,并通知受影响的个人。
传统 fax 机很难做到这一点。文件停留在出纸盘中,附近任何人都可以阅读;传输没有加密,也没有可靠的记录显示谁访问了哪些内容。迁移到安全的 cloud fax 平台,是保护个人信息并确保符合 PIPEDA 要求的重要一步。
Fax.Plus 如何帮助您合规
Fax.Plus 在我们的基础设施内对您的 fax 进行从上传、存储到投递的全程加密,让您控制谁可以访问这些 fax,并允许您选择将数据保存在加拿大。
传输加密
我们的应用(网页、移动端和 API)与服务器之间传输的数据,受 TLS 1.2 或更高版本保护。请注意,fax 的最后一段,即向收件人 fax 号码发起的呼叫,是通过电信运营商的网络传输的,而不经过 Fax.Plus 系统。
静态加密
所有已存储的 fax 均使用 256 位 AES 加密,每位用户拥有唯一的加密密钥。
加拿大数据驻留
Enterprise 客户可以选择将实时数据和备份存储在加拿大(提供多伦多和蒙特利尔区域),使个人信息保留在境内。
访问控制
使用双重身份验证保护账户,并通过基于角色的权限和专用 fax 号码,确保只有获得授权的员工才能处理个人信息。Enterprise 团队还可以对所有成员强制启用 2FA,并使用 SAML SSO 登录。
审计追踪与送达确认
保留每份已发送和已接收 fax 的可搜索记录,包含时间戳和送达确认,可随时用于隐私审查和内部审计。
保留控制
设置文档保留期限,fax 将在您选定的天数后被永久清除,帮助您仅在需要的期限内保留个人信息。
团队最佳实践
- 使用高强度密码,并为每位用户启用双重身份验证。
- 通过角色和权限,将个人信息的访问限制在获得授权的员工范围内。
- 发送前再次核对收件人的 fax 号码,并使用保密封面页。
- 检查您的保留设置,并删除不再需要的文档。
- 对员工进行培训,讲解如何通过 fax 处理个人信息。
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对在 PIPEDA 框架下使用 Fax.Plus 有疑问?请联系我们的支持团队,我们乐于为您提供帮助。
本文仅供一般参考,不构成法律意见。关于您在 PIPEDA 下的义务,请咨询您自己的法律或隐私顾问。