文档保留是指根据法律、监管或业务要求，在特定期限内存储和维护文档、记录及信息的做法。
通过实施文档保留政策，企业可以选择在一定期限后从我们的数据中心中删除其已完全加密的文档。文档保留的目的是确保重要文档在未来查阅、审计、合规和法律用途中得以保存，同时也能对不再需要的文档进行妥善处理。
文档保留政策允许账户所有者和管理员指定 Fax.Plus 在每份传真创建后应保留的天数。一旦超过指定期限，Fax.Plus 将永久清除已存储的传真。此操作适用于整个公司范围，并将影响您 Fax.Plus 组织内的所有团队成员。
警告：根据此政策删除传真后，该操作无法撤销，您的传真将在设定的期限后被永久删除。
默认情况下，Fax.Plus 对所有传真及其备份使用 256 位高级加密标准（AES）进行全面加密，并且为提供最强的隐私保护，我们将用户的个人信息存储在瑞士数据中心，该中心受《瑞士联邦数据保护法》（FADP）和《瑞士联邦数据保护条例》（FODP）的保护。
在受监管行业运营的公司仍可能需要遵守有关传真存储的严格要求。这些要求可能包括将传真保留在特定地区内，或在本地或指定存储库中存储传真。虽然我们的数据驻留功能可满足本地数据驻留要求，但我们的文档保留政策允许公司选择在特定期限后从我们的数据中心删除其经过完全加密的传真。
默认情况下，所有静态传真文件均使用 256 位高级加密标准（AES）进行加密，并存储在具有最高隐私和安全措施的瑞士数据中心。但是，如果您因合规原因需要在一段时间后从我们的服务器上删除传真，您可以指定您理想的保留期限。
请按照以下步骤指定您的文档保留期限：
启用文档保留政策后，您的传真将在您所定义的天数后被永久删除。
注意：请注意，如果您将保留期限设置为 0 天，则所有传真——无论是已发送、已接收还是两者——都将在传输后立即从您的账户中永久删除。