Кто может использовать эту функцию?
Доступно на тарифе Enterprise.
Доступно Владельцам и Администраторам в веб-приложении.
Если ваша компания меняет домен электронной почты, например с @oldcompany.com на @newcompany.com, порядок обновления пользователей зависит от того, включена ли в вашем аккаунте Fax.Plus функция автоматической подготовки пользователей (SCIM).
- SCIM включена: измените адреса электронной почты у поставщика удостоверений. Существующие пользователи Fax.Plus обновятся автоматически и сохранят историю fax-сообщений и fax-номера.
- SSO без SCIM: адреса электронной почты существующих пользователей изменить нельзя. Новые адреса нужно создать как новых пользователей и предоставить им доступ к прежней истории, как описано ниже.
Если вы используете автоматическую подготовку пользователей (SCIM)
- У поставщика удостоверений измените адрес электронной почты каждого затронутого пользователя на адрес в новом домене.
- Убедитесь, что пользователи по-прежнему назначены приложению Fax.Plus у поставщика удостоверений. Тогда изменение синхронизируется с Fax.Plus.
- Убедитесь, что для NameID выбран формат EmailAddress и что передаётся новый адрес.
- Попросите одного из затронутых пользователей войти с новым адресом и проверить, что fax-сообщения и fax-номер доступны, как и раньше.
Пользователи сохраняют свои аккаунты Fax.Plus, поэтому история fax-сообщений, fax-номера и положение в иерархии аккаунта остаются прежними. Дополнительные действия не требуются.
Если вы используете SSO без SCIM
Если без SCIM изменить имена пользователей у поставщика удостоверений, затронутые пользователи не смогут войти в Fax.Plus. Они увидят следующую ошибку:
Имя пользователя с SSO NameID *** не найдено
Без SCIM адрес электронной почты существующего пользователя изменить нельзя, а также нельзя привязать существующего пользователя к новому адресу. При смене домена поставщик удостоверений передаёт NameID, который не совпадает ни с одним пользователем в вашем аккаунте Fax.Plus, и аутентификация завершается ошибкой.
Исходный пользователь по-прежнему существует в аккаунте, и все отправленные и полученные им факсы остаются привязанными к нему.
Примечание: не удаляйте исходных пользователей. История их факсов привязана к этим учётным записям и не может быть перенесена на другой адрес электронной почты.
Примечание: сохранение исходных пользователей в аккаунте не влияет на оплату. Тариф Enterprise включает неограниченное количество пользователей без дополнительной оплаты.
Что нужно сделать
Создайте новых пользователей с новыми адресами электронной почты, а затем в структуре иерархии аккаунта разместите каждого нового пользователя выше соответствующего старого пользователя. Благодаря этому новый пользователь получит доступ ко всем факсам, отправленным и полученным старым адресом.
- У поставщика удостоверений убедитесь, что для NameID выбран формат EmailAddress и что передаётся новый адрес точно в том виде, в котором он будет создан.
- Создайте новые адреса электронной почты в аккаунте Fax.Plus через вашего поставщика удостоверений. Каждый новый адрес создаётся как новый пользователь.
- Переназначьте fax-номер со старого пользователя на нового. Перейдите в раздел Номера, найдите номер, нажмите Ещё (⋮), затем Управление назначением и назначьте номер новому адресу электронной почты. Новый пользователь получит письмо с подтверждением назначения.
- Перейдите в раздел Пользователи и нажмите Изменить иерархию в правом верхнем углу.
- Перетащите каждого старого пользователя так, чтобы он оказался под соответствующим новым пользователем. Тогда новый адрес станет менеджером старого.
- Нажмите Сохранить, чтобы подтвердить и применить изменения.
- Попросите одного из затронутых пользователей войти с новым адресом и проверить, что ему доступны fax-сообщения, отправленные и полученные на старый адрес.
Примечание: отправленные факсы уникальны для каждого пользователя. Владельцы и Администраторы не имеют доступа к отправленным факсам других пользователей — такой доступ есть только у Менеджеров в иерархии. Настройка иерархии восстанавливает доступ к истории отправленных факсов старого пользователя.
После изменения
- Новые fax-сообщения отправляются и принимаются через новый адрес электронной почты.
- Fax-номер остаётся за сотрудником. После переназначения входящие fax-сообщения поступают на новый адрес, а у старого пользователя остаётся только история.
- Fax-сообщения, относящиеся к старому адресу, остаются у старого пользователя и доступны новому адресу как его менеджеру.
- Войти со старым адресом будет нельзя после того, как вы удалите его у поставщика удостоверений.