Quem pode utilizar esta funcionalidade?
Disponível nos planos Enterprise.
Acessível a Proprietários e Administradores na aplicação Web.
Esta lista de verificação acompanha os Proprietários e Administradores da conta em tudo o que um novo local necessita, desde a obtenção do número de fax até à confirmação de que o primeiro fax chega. Seguir os mesmos passos para cada localização mantém a sua conta organizada à medida que cresce.
Antes de começar
Tenha estes dados preparados para a nova localização:
- O nome da localização, tal como pretende que apareça na sua conta (por exemplo, „Springfield Clinic“).
- Se a localização precisa de um número de fax novo ou se vai manter um número existente.
- A lista do pessoal que vai enviar ou receber faxes nesse local, com os respetivos endereços de email profissionais.
- Quem vai gerir a localização no dia a dia, como um responsável da clínica ou do escritório.
Sugestão: Se a sua organização é nova em Fax.Plus, comece pela nossa série de vídeos Integração de administradores Enterprise de Fax.Plus. Este artigo aborda a adição de cada nova localização depois de a sua conta estar configurada.
Passo 1: Obtenha um número de fax para a localização
Normalmente, cada localização tem o seu próprio número de fax, para que remetentes como prestadores que encaminham doentes, farmácias e seguradoras cheguem sempre à equipa certa.
- Precisa de um número novo? Compre um na secção Números do seu painel. Consulte Que tipos de números estão disponíveis para adquirir com Fax.Plus?
- Vai manter o número atual da localização? Portar o número para Fax.Plus evita que os remetentes tenham de atualizar os seus registos. Consulte Como funciona o processo de portabilidade de números com Fax.Plus?
Nota: A portabilidade demora algum tempo e depende do fornecedor atual. Mantenha o serviço de fax existente da localização ativo até a portabilidade estar concluída, para não perder nenhum fax recebido.
Passo 2: Dê um nome claro ao número
Adicione um Nome amigável ao número, como o nome da localização. Isto permite que administradores e pessoal vejam facilmente que número pertence a cada local, sobretudo quando tiver muitas localizações. Consulte Como posso atribuir um Nome amigável a um número de fax?
Passo 3: Adicione a equipa da localização
Convide cada membro da equipa que vai utilizar Fax.Plus na nova localização. Consulte Como posso adicionar membros à minha conta?
Se a sua organização utiliza início de sessão único (SSO), adicione os utilizadores através do seu fornecedor de identidade. Consulte Como posso convidar novos membros da equipa para a minha conta com SSO ativado?
Passo 4: Defina as funções e o acesso do responsável
Decida quem pode ver e gerir o quê na nova localização:
- Atribua ao responsável da localização a função adequada, para que possa apoiar a sua equipa sem precisar de acesso total à conta. Consulte Compreender funções e permissões: Proprietário, Administrador, Membro e Gestor.
- Se os responsáveis devem ver os faxes recebidos e enviados da sua equipa, configure a hierarquia da sua conta. Consulte Um administrador pode ver todos os faxes recebidos e enviados da equipa?
Passo 5: Atribua o número de fax
Atribua o número da localização ao pessoal que deve receber os respetivos faxes. Todas as pessoas atribuídas a um número recebem os faxes de entrada na sua Caixa de entrada de Fax.Plus e por notificação por email.
- Como posso atribuir um número de fax a um membro da minha equipa?
- Como posso atribuir um número de fax a vários membros da minha equipa?
Controle o consumo de páginas: Quando um número é atribuído a vários utilizadores, cada página recebida é contabilizada na sua quota uma vez por cada utilizador atribuído. Um fax de 1 página num número partilhado por 5 utilizadores consome 5 páginas. Atribua cada número apenas às pessoas que precisam de receber os respetivos faxes. O restante pessoal pode continuar a enviar faxes através da identificação do chamador predefinida da sua conta.
Passo 6: Configure o envio para a localização
Certifique-se de que os faxes enviados a partir da nova localização têm o aspeto correto e chegam aos destinatários:
- Identificação do chamador: Verifique que número aparece como remetente para a equipa da localização. Consulte Qual é a identificação do chamador predefinida e como posso alterá-la? Se um utilizador tiver vários números, consulte Como posso enviar faxes a partir dos meus vários números de fax atribuídos?
- Cabeçalho do fax: Adicione o nome da localização ou da organização à linha impressa no topo de cada página. Consulte Como posso personalizar o cabeçalho do meu fax?
- Folha de rosto: Adicione os dados de contacto completos e o logótipo da localização. Consulte Como posso adicionar uma folha de rosto ao meu fax?
- Envio por email: Permita que a equipa envie faxes diretamente a partir do seu cliente de email. Consulte Como ativo o Email-to-Fax para vários membros da equipa?
Vai enviar informações de doentes? Se a sua conta estiver em conformidade com HIPAA ou PHIPA, a equipa deve utilizar o Email-to-Fax seguro com TLS em @tls.fax.plus. Consulte Email-to-Fax para contas Fax.Plus em conformidade com HIPAA e PHIPA.
Passo 7: Teste antes de começar a utilizar
Antes de anunciar o novo número aos remetentes, faça um teste rápido:
- Envie um fax de teste a partir da localização para outro número de fax que controle e verifique se o cabeçalho e a folha de rosto estão corretos.
- Envie um fax de teste para o número da localização e confirme que chega a todos os membros da equipa atribuídos.
- Se a equipa utilizar Email-to-Fax, envie também um fax de teste por email.
Depois de os testes serem bem-sucedidos, partilhe o novo número de fax com os prestadores que encaminham doentes, parceiros e outros remetentes habituais.
Passo 8: Verifique a utilização após as primeiras semanas
Depois de a localização estar em funcionamento há algumas semanas, reveja a sua atividade em Analytics. Isto mostra se a equipa está a utilizar a conta e se o seu plano continua a adequar-se ao volume total. Consulte Como posso acompanhar o consumo de faxes dentro da minha equipa?
Quando há alterações na equipa ou uma localização encerra
- Alguém sai: Remova essa pessoa da conta e reatribua os números que estavam atribuídos apenas a ela, para que nenhum fax se perca. Consulte Como posso adicionar ou remover utilizadores da minha equipa?
- Uma localização encerra ou é fundida: Reatribua o respetivo número à equipa que vai tratar dos seus faxes ou contacte a nossa equipa de suporte para analisar as opções antes de remover o número.
Lista de verificação para nova localização
Copie esta lista de verificação para cada nova localização:
| Tarefa | Concluído |
|---|---|
| Número de fax adquirido ou pedido de portabilidade submetido | ☐ |
| Nome amigável adicionado ao número | ☐ |
| Equipa convidada para a conta | ☐ |
| Responsável da localização com a função correta | ☐ |
| Número atribuído apenas à equipa que recebe os respetivos faxes | ☐ |
| Identificação do chamador, cabeçalho do fax e folha de rosto verificados | ☐ |
| Email-to-Fax ativado, se utilizado | ☐ |
| Fax de teste enviado e recebido | ☐ |
| Utilização revista em Analytics após as primeiras semanas | ☐ |
Precisa de ajuda para configurar uma nova localização? A nossa equipa de suporte terá todo o gosto em ajudar. Basta contactar-nos com o email da sua conta e a localização que está a adicionar.