Quem pode utilizar esta funcionalidade?
Disponível no plano
Acessível a Proprietários e Administradores na aplicação web.
Se a sua empresa mudar de domínio de email, por exemplo de @oldcompany.com para @newcompany.com, a forma como atualiza os seus utilizadores depende de o Aprovisionamento automático de utilizadores (SCIM) estar ativado na sua conta Fax.Plus.
- SCIM ativado: altere os endereços de email no seu fornecedor de identidade. Os utilizadores existentes de Fax.Plus são atualizados automaticamente e mantêm o histórico de fax e os números de fax.
- SSO sem SCIM: os endereços de email dos utilizadores existentes não podem ser alterados. Tem de aprovisionar os novos endereços como novos utilizadores e dar-lhes acesso ao histórico antigo, conforme descrito abaixo.
Se utiliza o Aprovisionamento automático de utilizadores (SCIM)
- No seu fornecedor de identidade, atualize o endereço de email de cada utilizador afetado para o novo domínio.
- Certifique-se de que os utilizadores continuam atribuídos à aplicação Fax.Plus no seu fornecedor de identidade, para que a alteração seja sincronizada com Fax.Plus.
- Confirme que o formato NameID está definido como EmailAddress e que envia o novo endereço.
- Peça a um dos utilizadores afetados que inicie sessão com o novo endereço e confirme que consegue ver os seus faxes e o seu número de fax como antes.
Os utilizadores mantêm as suas contas Fax.Plus existentes, pelo que o histórico de fax, os números de fax e a posição na hierarquia da conta permanecem iguais. Não são necessários mais passos.
Se utiliza SSO sem SCIM
Se atualizar os nomes de utilizador no seu fornecedor de identidade sem SCIM, os utilizadores afetados deixarão de conseguir iniciar sessão em Fax.Plus. Verão o seguinte erro:
Nome de utilizador com SSO NameID *** não foi encontrado
Sem SCIM, o endereço de email de um utilizador existente não pode ser modificado, nem é possível redirecionar um utilizador existente para um novo endereço. Quando o domínio muda, o seu fornecedor de identidade envia um NameID que não corresponde a nenhum utilizador na sua conta Fax.Plus, e a autenticação falha.
O utilizador original continua a existir na sua conta, e todos os faxes enviados e recebidos por esse utilizador permanecem associados a ele.
Nota: Não elimine os utilizadores originais. O histórico de faxes desses utilizadores está associado a esses registos de utilizador e não pode ser movido para um endereço de email diferente.
Nota: Manter os utilizadores originais na sua conta não afeta a sua faturação. O plano Enterprise inclui um número ilimitado de utilizadores sem custo adicional.
O que fazer
Provisione os novos endereços de email como novos utilizadores e, em seguida, coloque cada novo utilizador acima do respetivo utilizador antigo na hierarquia da sua conta. O novo utilizador passa então a ter acesso a tudo o que o endereço antigo enviou e recebeu.
- No seu fornecedor de identidade, confirme que o formato NameID está definido como EmailAddress e que envia o novo endereço exatamente como será aprovisionado.
- Aprovisione os novos endereços de email na sua conta Fax.Plus através do seu IdP. Cada novo endereço é criado como um novo utilizador.
- Reatribua o número de fax do utilizador antigo ao novo. Aceda à secção Números, encontre o número, clique em Mais (⋮) e depois em Gerir atribuição, e atribua-o ao novo endereço de email. O novo utilizador recebe um email a confirmar a atribuição.
- Aceda a Utilizadores e clique em Editar hierarquia no canto superior direito.
- Arraste e largue cada utilizador antigo para que fique por baixo do novo utilizador correspondente, tornando o novo endereço o Gestor do antigo.
- Clique em Guardar para confirmar e aplicar as alterações.
- Peça a um dos utilizadores afetados que inicie sessão com o novo endereço e confirme que consegue ver os faxes enviados e recebidos pelo endereço antigo.
Nota: Os faxes enviados são exclusivos de cada utilizador. Proprietários e Administradores não têm acesso aos faxes enviados por outros utilizadores; apenas os Gestores dentro de uma hierarquia têm. É a configuração da hierarquia que restaura o acesso ao histórico de faxes enviados pelo endereço antigo.
Após a alteração
- Os novos faxes são enviados e recebidos com o novo endereço de email.
- O número de fax fica com a pessoa. Depois de reatribuído, os faxes recebidos chegam ao novo endereço, e o utilizador antigo mantém apenas os seus faxes históricos.
- Os faxes pertencentes ao endereço antigo permanecem com o utilizador antigo e são visíveis para o novo endereço como seu Gestor.
- O endereço antigo deixa de poder ser usado para iniciar sessão depois de ser removido do seu fornecedor de identidade.
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