Po skonfigurowaniu Fax.Plus dla HubSpot przez administratora możesz wysyłać faxy z rekordu, wysyłać faxy automatycznie z poziomu przepływu pracy oraz przeglądać odpowiedzi — wszystko bezpośrednio w HubSpot. Ten przewodnik jest przeznaczony dla użytkownika HubSpot. Potrzebne jest konto Fax.Plus powiązane z tym samym adresem e-mail, który połączył administrator, a konto musi być w planie Enterprise, aby móc wysyłać faxy.
Jeśli na rekordzie nie widać karty Fax.Plus, poproś administratora o jej dodanie. Zobacz Rozwiązywanie problemów z połączeniem HubSpot
Wysyłanie faksu z rekordu
- Otwórz kontakt, firmę, transakcję lub zgłoszenie.
- Na karcie Fax.Plus otwórz zakładkę Wyślij.
- Sprawdź odbiorcę. Pole jest automatycznie uzupełniane na podstawie pola fax_number w rekordzie. Możesz je edytować lub dodać kolejne numery.
- Dodaj dokument (prześlij plik).
- Wybierz numer, z którego wysyłasz, jeśli masz ich więcej niż jeden.
- Wybierz Wyślij. Po wysłaniu faxu otrzymasz potwierdzenie.
Automatyczne wysyłanie faksu z przepływu pracy
Możesz wysyłać faxy bez konieczności ręcznego klikania, korzystając z akcji przepływu pracy Wyślij fax przez Fax.Plus.
- W przepływie pracy HubSpot dodaj akcję Wyślij fax przez Fax.Plus.
- Ustaw Odbiorcę (miejsce, do którego trafi fax; może pochodzić z pola rekordu).
- Ustaw źródło pliku:
- plik załączony do rekordu lub
- szablon strony tytułowej, który scala pola rekordu (użyj {{field_name}}, aby pobrać wartości).
- Ustaw zachowanie W przypadku niepowodzenia, aby nieudany fax był obsługiwany w wybrany sposób.
- Zapisz i włącz przepływ pracy.
Śledzenie wysłanych faksów
Otwórz zakładkę Wysłane na karcie, aby zobaczyć faxy wysłane dla tego rekordu, wraz z odbiorcą, datą, liczbą stron i statusem każdego faxu (wysyłanie, wysłano lub niepowodzenie). W przypadku niepowodzenia wyświetlana jest przyczyna. Status aktualizuje się automatycznie.
Przeglądanie otrzymanych faksów
Otwórz zakładkę Odebrane, aby zobaczyć faxy otrzymane z numerów powiązanych z tym rekordem. Widok jest filtrowany do tego rekordu, więc wyświetlane są tylko istotne informacje.
Jak faxy wyświetlają się na osi czasu
Każdy wysłany lub otrzymany fax jest rejestrowany na osi czasu rekordu. Sposób rejestrowania zależy od Twojego planu HubSpot:
- W planie HubSpot Professional lub Enterprise: jako zdarzenie na osi czasu typu Fax, wraz ze szczegółami.
- W planie HubSpot Starter lub Free: jako Notatka.
Tak czy inaczej, rekord zachowuje historię aktywności faxowej. Pełna historia faxów pozostaje również w Fax.Plus.