Wie kan deze functie gebruiken?
Beschikbaar in Enterprise-abonnementen.
Toegankelijk voor eigenaren en beheerders in de webapp.
Deze checklist begeleidt accounteigenaren en beheerders door alles wat een nieuwe vestiging nodig heeft, van het verkrijgen van een faxnummer tot de bevestiging dat de eerste fax is aangekomen. Als u voor elke locatie dezelfde stappen volgt, blijft uw account overzichtelijk naarmate u groeit.
Voordat u begint
Houd de volgende gegevens van de nieuwe locatie bij de hand:
- De naam van de locatie, zoals u die in uw account wilt laten weergeven (bijvoorbeeld „Springfield Clinic”).
- Of de locatie een nieuw faxnummer nodig heeft of een bestaand nummer behoudt.
- De lijst met medewerkers die daar faxen versturen of ontvangen, met hun zakelijke e-mailadressen.
- Wie de locatie dagelijks beheert, zoals een praktijk- of kantoormanager.
Tip: Als uw organisatie nieuw is bij Fax.Plus, begin dan met onze videoserie Fax.Plus Enterprise-onboarding voor beheerders. Dit artikel behandelt het toevoegen van elke nieuwe locatie nadat uw account is ingesteld.
Stap 1: Een faxnummer voor de locatie aanschaffen
Elke locatie heeft doorgaans een eigen faxnummer, zodat afzenders zoals verwijzende zorgverleners, apotheken en verzekeraars altijd het juiste team bereiken.
- Hebt u een nieuw nummer nodig? Koop er een via het gedeelte Nummers van uw Dashboard. Zie Welke typen nummers kan ik bij Fax.Plus aanschaffen?
- Behoudt u het huidige nummer van de locatie? Porteer het naar Fax.Plus, zodat afzenders hun gegevens niet hoeven aan te passen. Zie Hoe werkt nummerportering bij Fax.Plus?
Opmerking: Portering kost tijd en hangt af van de huidige aanbieder. Houd de bestaande faxdienst van de locatie actief totdat de portering is voltooid, zodat er geen inkomende faxen verloren gaan.
Stap 2: Het nummer een duidelijke naam geven
Voeg een vriendelijke naam toe aan het nummer, zoals de naam van de locatie. Zo kunnen beheerders en medewerkers eenvoudig zien welk nummer bij welke vestiging hoort, vooral wanneer u veel locaties hebt. Zie Hoe kan ik een vriendelijke naam aan een faxnummer toewijzen?
Stap 3: Het team van de locatie toevoegen
Nodig elke medewerker uit die Fax.Plus op de nieuwe locatie gaat gebruiken. Zie Hoe kan ik leden aan mijn account toevoegen?
Als uw organisatie single sign-on (SSO) gebruikt, voeg gebruikers dan toe via uw identiteitsprovider. Zie Hoe kan ik nieuwe teamleden uitnodigen voor mijn account met SSO?
Stap 4: Rollen en managertoegang instellen
Bepaal wie op de nieuwe locatie wat kan zien en beheren:
- Geef de manager van de locatie de juiste rol, zodat deze het team kan ondersteunen zonder volledige toegang tot het account nodig te hebben. Zie Rollen en machtigingen begrijpen: eigenaar, beheerder, lid en manager.
- Als managers de inkomende en uitgaande faxen van hun team moeten kunnen zien, stelt u uw accounthiërarchie in. Zie Kan een beheerder alle inkomende en uitgaande faxen van het team zien?
Stap 5: Het faxnummer toewijzen
Wijs het nummer van de locatie toe aan de medewerkers die de bijbehorende faxen moeten ontvangen. Iedereen aan wie een nummer is toegewezen, ontvangt de inkomende faxen van dat nummer in het eigen Fax.Plus Postvak IN en via een e-mailmelding.
- Hoe kan ik een faxnummer toewijzen aan een lid van mijn team?
- Hoe kan ik één faxnummer toewijzen aan meerdere leden van mijn team?
Houd het paginagebruik in de hand: Wanneer een nummer aan meerdere gebruikers is toegewezen, telt elke inkomende pagina één keer per toegewezen gebruiker mee voor uw quotum. Een fax van 1 pagina op een nummer dat door 5 gebruikers wordt gedeeld, verbruikt 5 pagina's. Wijs elk nummer alleen toe aan de personen die de bijbehorende faxen moeten ontvangen. Andere medewerkers kunnen nog steeds faxen versturen met de standaard beller-ID van uw account.
Stap 6: Het verzenden voor de locatie instellen
Zorg ervoor dat faxen die vanaf de nieuwe locatie worden verzonden er goed uitzien en de ontvangers bereiken:
- Beller-ID: Controleer welk nummer als afzender wordt weergegeven voor de medewerkers van de locatie. Zie Wat is de vooraf ingestelde/standaard beller-ID en hoe kan ik deze wijzigen? Als een gebruiker meerdere nummers heeft, zie dan Hoe kan ik faxen versturen vanaf mijn meerdere toegewezen faxnummers?
- Faxkop: Voeg de naam van de locatie of organisatie toe aan de regel die bovenaan elke pagina wordt afgedrukt. Zie Hoe kan ik mijn faxkop aanpassen?
- Voorblad: Voeg de volledige contactgegevens en het logo van de locatie toe. Zie Hoe kan ik een voorblad aan mijn fax toevoegen?
- Verzenden via e-mail: Laat medewerkers rechtstreeks vanuit hun e-mailprogramma faxen. Zie Hoe schakel ik Email-to-Fax in voor meerdere teamleden?
Verstuurt u patiëntgegevens? Als uw account HIPAA- of PHIPA-compliant is, moeten medewerkers de beveiligde TLS Email-to-Fax gebruiken via @tls.fax.plus. Zie Email-to-Fax voor HIPAA- en PHIPA-compliant Fax.Plus-accounts.
Stap 7: Test voordat u live gaat
Voordat u het nieuwe nummer aan afzenders doorgeeft, voert u een korte test uit:
- Verstuur een testfax vanaf de locatie naar een ander faxnummer dat u beheert en controleer of de faxkop en het voorblad er goed uitzien.
- Verstuur een testfax naar het nummer van de locatie en controleer of deze bij alle toegewezen medewerkers aankomt.
- Als medewerkers Email-to-Fax gebruiken, verstuur dan ook één testfax vanuit e-mail.
Als de tests zijn geslaagd, deelt u het nieuwe faxnummer met verwijzende zorgverleners, partners en andere vaste afzenders.
Stap 8: Het gebruik na de eerste weken controleren
Nadat de locatie een aantal weken in gebruik is, bekijkt u de activiteit in Analyse. Hieruit blijkt of medewerkers het account gebruiken en of uw abonnement nog past bij uw totale volume. Zie Hoe kan ik het faxgebruik binnen mijn team bijhouden?
Wanneer medewerkers wisselen of een locatie sluit
- Iemand vertrekt: Verwijder de persoon uit het account en wijs nummers die alleen aan die persoon waren toegewezen opnieuw toe, zodat er geen faxen worden gemist. Zie Hoe kan ik gebruikers aan mijn team toevoegen of eruit verwijderen?
- Een locatie sluit of fuseert: Wijs het nummer opnieuw toe aan het team dat de faxen van die locatie afhandelt, of neem contact op met ons supportteam om uw opties te bespreken voordat u het nummer verwijdert.
Checklist voor een nieuwe locatie
Kopieer deze checklist voor elke nieuwe locatie:
| Taak | Gereed |
|---|---|
| Faxnummer gekocht, of porteringsverzoek ingediend | ☐ |
| Vriendelijke naam aan het nummer toegevoegd | ☐ |
| Medewerkers uitgenodigd voor het account | ☐ |
| Locatiemanager de juiste rol gegeven | ☐ |
| Nummer alleen toegewezen aan medewerkers die de bijbehorende faxen ontvangen | ☐ |
| Beller-ID, faxkop en voorblad gecontroleerd | ☐ |
| Email-to-Fax ingeschakeld, indien gebruikt | ☐ |
| Testfax verzonden en ontvangen | ☐ |
| Gebruik beoordeeld in Analyse na de eerste paar weken | ☐ |
Hulp nodig bij het instellen van een nieuwe locatie? Ons supportteam helpt u graag. Neem contact met ons op en vermeld het e-mailadres van uw account en de locatie die u toevoegt.