Zodra uw beheerder Fax.Plus voor HubSpot heeft ingesteld, kunt u een fax verzenden vanuit een record, automatisch faxen verzenden vanuit een workflow en antwoorden bekijken, allemaal binnen HubSpot. Deze handleiding is bedoeld voor de HubSpot-gebruiker. U hebt een Fax.Plus-account nodig met hetzelfde e-mailadres dat uw beheerder heeft gekoppeld, en uw account moet het Enterprise-abonnement hebben om te kunnen verzenden.
Ziet u de Fax.Plus-kaart niet op een record, vraag dan uw beheerder om deze toe te voegen. Zie Problemen met de HubSpot-koppeling oplossen
Een fax verzenden vanuit een record
- Open het contact, het bedrijf, de deal of het ticket.
- Open in de Fax.Plus-kaart het tabblad Verzenden.
- Controleer de ontvanger. Deze wordt ingevuld vanuit het veld fax_number van het record. U kunt het nummer bewerken of nummers toevoegen.
- Voeg uw document toe (upload een bestand).
- Kies het nummer om mee te verzenden als u er meer dan één hebt.
- Selecteer Verzenden. U ontvangt een bevestiging zodra de fax onderweg is.
Automatisch een fax verzenden vanuit een workflow
U kunt faxen zonder dat iemand hoeft te klikken, met de workflowactie Fax verzenden via Fax.Plus.
- Voeg in een HubSpot-workflow de actie Fax verzenden via Fax.Plus toe.
- Stel de ontvanger in (waar de fax naartoe gaat; dit kan afkomstig zijn uit een recordveld).
- Stel de bestandsbron in:
- een bijgevoegd bestand bij het record, of
- een voorbladsjabloon waarin recordvelden worden samengevoegd (gebruik {{field_name}} om waarden op te halen).
- Stel het gedrag bij mislukking in, zodat een mislukte fax wordt afgehandeld zoals u wilt.
- Sla de workflow op en schakel deze in.
Verzonden faxen volgen
Open het tabblad Verzonden in de kaart om de voor dit record verzonden faxen te zien, met per fax de ontvanger, datum, het aantal pagina's en de status (wordt verzonden, verzonden of mislukt). Bij een mislukte fax wordt de reden weergegeven. De status wordt automatisch bijgewerkt.
Ontvangen faxen bekijken
Open het tabblad Postvak IN om faxen te zien die zijn ontvangen van de nummers bij dit record. Het is gefilterd op dat record, zodat u alleen ziet wat relevant is.
Hoe faxen op de tijdlijn worden weergegeven
Elke verzonden of ontvangen fax wordt vastgelegd op de tijdlijn van het record. Hoe dit wordt vastgelegd, hangt af van uw HubSpot-abonnement:
- Bij HubSpot Professional of Enterprise: als een tijdlijngebeurtenis van het type Fax, met details.
- Bij HubSpot Starter of Free: als een notitie.
In beide gevallen bewaart het record een geschiedenis van de faxactiviteit. Uw volledige faxgeschiedenis blijft ook beschikbaar in Fax.Plus.