管理者がFax.Plus for HubSpotのセットアップを完了すると、レコードからFAXを送信したり、ワークフローから自動的にFAXを送信したり、返信をすべてHubSpot内で確認したりできるようになります。このガイドはHubSpotユーザー向けです。管理者が接続したものと同じメールアドレスでFax.Plusアカウントを持っている必要があり、送信するにはアカウントがEnterpriseプランである必要があります。
レコードにFax.Plusカードが表示されない場合は、管理者に追加を依頼してください。HubSpot接続のトラブルシューティングをご覧ください
レコードからFAXを送信する
- 連絡先、会社、取引、またはチケットを開きます。
- Fax.Plusカードで送信タブを開きます。
- 受信者を確認します。レコードのfax_numberフィールドから自動入力されます。編集したり、番号を追加したりできます。
- ドキュメントを追加します（ファイルをアップロード）。
- 複数の番号がある場合は、送信元の番号を選択します。
- 送信を選択します。FAXが送信されると確認が表示されます。
ワークフローから自動的にFAXを送信する
Send Fax via Fax.Plusワークフローアクションを使えば、誰もクリックすることなくFAXを送信できます。
- HubSpotのワークフローで、Send Fax via Fax.Plusアクションを追加します。
- 受信者（FAXの送信先。レコードのフィールドから取得することもできます）を設定します。
-
ファイルソースを設定します：
- レコードに添付されたファイル、または
- レコードのフィールドを差し込む表紙テンプレート（{{field_name}}を使用して値を取得します）。
- 失敗時の動作を設定し、送信に失敗したFAXを希望どおりに処理できるようにします。
- 保存してワークフローをオンにします。
送信済みFAXを追跡する
カード内の送信済みタブを開くと、このレコードで送信されたFAXを、受信者、日付、ページ数、ステータス（送信中、送信済み、失敗）とともに確認できます。失敗したFAXには理由が表示されます。ステータスは自動的に更新されます。
受信したFAXを見る
受信トレイタブを開くと、このレコードに記載された番号から受信したFAXを確認できます。そのレコードに絞り込まれているため、関連するものだけが表示されます。
FAXがタイムラインにどのように表示されるか
送受信されたすべてのFAXは、レコードのタイムラインに記録されます。記録のされ方は、お使いのHubSpotプランによって異なります：
- HubSpot ProfessionalまたはEnterpriseの場合：詳細を含むFAXタイムラインイベントとして記録されます。
- HubSpot StarterまたはFreeの場合：メモとして記録されます。
いずれの場合も、レコードにはFAX送信の履歴が保存されます。完全なFAX履歴はFax.Plusにも保存され続けます。