Se stai creando un modello Sign.Plus, potresti aver notato che i campi del destinatario (firmatario) possono essere contrassegnati come opzionali, ma quelli del mittente no. Questo è voluto, ma ecco la motivazione e le soluzioni alternative.
Perché i campi del mittente sono obbligatori per impostazione predefinita
Quando configuri un modello, i campi assegnati al mittente del modello (tu, o chiunque invii la richiesta di firma) vengono compilati prima che la richiesta venga inviata ai firmatari. La procedura guidata del modello presuppone che, se hai aggiunto il campo, avevi intenzione di compilarlo. Questo previene omissioni accidentali nei campi critici.
Come lasciare vuoto un campo del mittente in pratica
Hai diverse opzioni:
Opzione 1: Non includere affatto il campo nel modello.
Se un'informazione a volte è vuota, la soluzione più semplice è escluderla completamente dal modello. Aggiungila caso per caso quando necessario.
Opzione 2: Includi il campo ma inserisci uno spazio singolo o "N/D".
Quando invii la richiesta, compila il campo con uno spazio singolo, "N/D" o "—" per soddisfare il requisito. Il campo apparirà vuoto o con quel segnaposto nel documento finale.
Opzione 3: Usa un campo destinatario ma assegnalo a "te stesso".
Aggiungi il campo al tuo modello come se fosse un campo firmatario. Configuralo in modo che sia assegnato a un "firmatario" che in realtà sei tu (la tua email). Contrassegnalo come opzionale. Quando la richiesta viene inviata, tu la ricevi per primo, compili il campo secondo necessità (o lo lasci vuoto) e la trasmetti al firmatario effettivo.
Opzione 4: Salva più versioni del modello.
Crea un modello con il campo opzionale incluso e un altro senza. Usa il modello appropriato per ogni tipo di documento.
Suggerimenti per la progettazione dei modelli
- Raggruppa i campi per scopo. Se un campo è "sempre attivo" per un tipo di documento, includilo. Se è situazionale, valuta di escluderlo e aggiungerlo all'occorrenza.
- Usa modelli per flusso di lavoro anziché per documento. Salva modelli separati per "Contratto standard", "Contratto internazionale", "Contratto di rinnovo" invece di un unico modello con molti campi opzionali.
- Fai un test con un collega. Prima di distribuire un nuovo modello ai clienti, invia una prova a un collega per assicurarti che il flusso abbia senso.