Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?
Disponible avec les plans Enterprise.
Accessible aux propriétaires et aux administrateurs sur l'application web.
Cette liste de contrôle présente aux propriétaires et administrateurs du compte toutes les étapes nécessaires pour un nouveau site, de l'obtention de son numéro de fax à la confirmation de la réception du premier fax. Suivre les mêmes étapes pour chaque site permet de garder votre compte bien organisé à mesure que votre organisation se développe.
Avant de commencer
Préparez les informations suivantes pour le nouveau site :
- Le nom du site, tel que vous souhaitez qu'il apparaisse dans votre compte (par exemple, « Springfield Clinic »).
- Si le site a besoin d'un nouveau numéro de fax ou s'il conservera un numéro existant.
- La liste des membres du personnel qui enverront ou recevront des fax sur ce site, avec leur adresse email professionnelle.
- La personne qui gérera le site au quotidien, par exemple un responsable de cabinet ou de bureau.
Astuce : si votre organisation découvre Fax.Plus, commencez par notre série de vidéos Intégration des administrateurs Fax.Plus Enterprise. Cet article explique comment ajouter chaque nouveau site une fois votre compte configuré.
Étape 1 : obtenir un numéro de fax pour le site
Chaque site dispose généralement de son propre numéro de fax, afin que les expéditeurs (médecins référents, pharmacies, assureurs, etc.) joignent toujours la bonne équipe.
- Vous avez besoin d'un nouveau numéro ? Achetez-en un depuis la section Numéros de votre tableau de bord. Consultez Quels types de numéros peut-on acquérir avec Fax.Plus ?
- Vous conservez le numéro actuel du site ? Portez-le vers Fax.Plus afin que les expéditeurs n'aient pas à mettre à jour leurs coordonnées. Consultez Comment se déroule le processus de portage de numéro avec Fax.Plus ?
Remarque : le portage prend du temps et dépend de l'opérateur actuel. Maintenez le service de fax existant du site actif jusqu'à la fin du portage, afin de ne manquer aucun fax entrant.
Étape 2 : donner un nom clair au numéro
Ajoutez un Friendly Name au numéro, par exemple le nom du site. Cela permet aux administrateurs et au personnel d'identifier facilement à quel site appartient chaque numéro, surtout lorsque vous avez de nombreux sites. Consultez Comment attribuer un Friendly Name à un numéro de fax ?
Étape 3 : ajouter l'équipe du site
Invitez chaque membre du personnel qui utilisera Fax.Plus sur le nouveau site. Consultez Comment ajouter des membres à mon compte ?
Si votre organisation utilise l'authentification unique (SSO), ajoutez plutôt les utilisateurs via votre fournisseur d'identité. Consultez Comment inviter de nouveaux membres d'équipe sur un compte avec SSO activé ?
Étape 4 : définir les rôles et l'accès des responsables
Déterminez qui peut voir et gérer quoi sur le nouveau site :
- Attribuez au responsable du site le rôle adapté, afin qu'il puisse accompagner son équipe sans avoir besoin d'un accès complet au compte. Consultez Comprendre les rôles et les autorisations : propriétaire, administrateur, membre et responsable.
- Si les responsables doivent voir les fax entrants et sortants de leur équipe, configurez la hiérarchie de votre compte. Consultez Un administrateur peut-il voir tous les fax entrants et sortants de l'équipe ?
Étape 5 : attribuer le numéro de fax
Attribuez le numéro du site aux membres du personnel qui doivent en recevoir les fax. Toutes les personnes auxquelles un numéro est attribué reçoivent ses fax entrants dans leur Boîte de réception Fax.Plus et par notification email.
- Comment attribuer un numéro de fax à un membre de mon équipe ?
- Comment attribuer un même numéro de fax à plusieurs membres de mon équipe ?
Gardez la consommation de pages sous contrôle : lorsqu'un numéro est attribué à plusieurs utilisateurs, chaque page reçue est décomptée de votre quota une fois par utilisateur concerné. Un fax d'une page sur un numéro partagé par 5 utilisateurs consomme 5 pages. N'attribuez chaque numéro qu'aux personnes qui ont besoin d'en recevoir les fax. Les autres membres du personnel peuvent tout de même envoyer des fax avec l'identifiant d'appelant par défaut de votre compte.
Étape 6 : configurer l'envoi pour le site
Assurez-vous que les fax envoyés depuis le nouveau site s'affichent correctement et parviennent à leurs destinataires :
- Identifiant d'appelant : vérifiez quel numéro s'affiche comme expéditeur pour le personnel du site. Consultez Quel est l'identifiant d'appelant prédéfini par défaut et comment le modifier ? Si un utilisateur dispose de plusieurs numéros, consultez Comment envoyer des fax depuis mes différents numéros de fax attribués ?
- En-tête de fax : ajoutez le nom du site ou de l'organisation à la ligne imprimée en haut de chaque page. Consultez Comment personnaliser mon en-tête de fax ?
- Page de garde : ajoutez les coordonnées complètes et le logo du site. Consultez Comment ajouter une page de garde à mon fax ?
- Envoi par email : permettez au personnel d'envoyer des fax directement depuis son client de messagerie. Consultez Comment activer l'Email-to-Fax pour plusieurs membres de l'équipe ?
Vous envoyez des informations sur des patients ? Si votre compte est conforme à HIPAA ou à PHIPA, le personnel doit utiliser l'email-to-fax sécurisé par TLS à l'adresse @tls.fax.plus. Consultez Email-to-Fax pour les comptes Fax.Plus conformes à HIPAA et à PHIPA.
Étape 7 : effectuer un test avant la mise en service
Avant de communiquer le nouveau numéro aux expéditeurs, effectuez un test rapide :
- Envoyez un fax test depuis le site vers un autre numéro de fax que vous contrôlez, puis vérifiez que l'en-tête et la page de garde s'affichent correctement.
- Envoyez un fax test vers le numéro du site et vérifiez qu'il parvient à chaque membre du personnel concerné.
- Si le personnel utilise l'email-to-fax, envoyez également un fax test depuis une messagerie.
Une fois les tests concluants, communiquez le nouveau numéro de fax aux médecins référents, aux partenaires et aux autres expéditeurs habituels.
Étape 8 : vérifier l'utilisation après les premières semaines
Quelques semaines après la mise en service du site, consultez son activité dans Analytics. Vous pourrez voir si le personnel utilise le compte et si votre plan est toujours adapté à votre volume total. Consultez Comment suivre la consommation de fax au sein de mon équipe ?
En cas de changement de personnel ou de fermeture d'un site
- Un départ : retirez la personne du compte et réattribuez les numéros qui lui étaient exclusivement attribués afin de ne manquer aucun fax. Consultez Comment ajouter ou supprimer des utilisateurs de mon équipe ?
- Fermeture ou fusion d'un site : réattribuez son numéro à l'équipe qui traitera ses fax, ou contactez notre équipe d'assistance pour étudier les options possibles avant de supprimer le numéro.
Liste de contrôle pour un nouveau site
Copiez cette liste de contrôle pour chaque nouveau site :
| Tâche | Terminé |
|---|---|
| Numéro de fax acheté ou demande de portage envoyée | ☐ |
| Friendly Name ajouté au numéro | ☐ |
| Membres du personnel invités sur le compte | ☐ |
| Rôle approprié attribué au responsable du site | ☐ |
| Numéro attribué uniquement au personnel qui reçoit ses fax | ☐ |
| Identifiant d'appelant, en-tête de fax et page de garde vérifiés | ☐ |
| Email-to-fax activé, si utilisé | ☐ |
| Fax test envoyé et reçu | ☐ |
| Utilisation vérifiée dans Analytics après les premières semaines | ☐ |
Besoin d'aide pour configurer un nouveau site ? Notre équipe d'assistance se fera un plaisir de vous aider. Il vous suffit de nous indiquer l'adresse email de votre compte et le site que vous ajoutez.