Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?
Disponible avec le plan Enterprise.
Accessible aux Owners et Admins sur l'application Web.
Si votre entreprise change de domaine e-mail, par exemple de @oldcompany.com à @newcompany.com, et que vous mettez à jour les noms d'utilisateur dans votre fournisseur d'identité, les utilisateurs concernés ne pourront plus se connecter à Fax.Plus. Ils verront le message d'erreur suivant :
Le nom d'utilisateur avec le NameID SSO *** n'a pas été trouvé
Pourquoi cela se produit
L'adresse e-mail est l'identifiant unique d'un utilisateur Fax.Plus. Sur un compte avec SSO activé, l'adresse e-mail d'un utilisateur existant ne peut pas être modifiée, et un utilisateur existant ne peut pas être réaffecté à une nouvelle adresse. Lorsque le domaine change, votre fournisseur d'identité envoie un NameID qui ne correspond à aucun utilisateur de votre compte Fax.Plus, et l'authentification échoue.
L'utilisateur d'origine existe toujours dans votre compte, et tous les faxes qu'il a envoyés et reçus restent rattachés à celui-ci.
Remarque : ne supprimez pas les utilisateurs d'origine. Leur historique de faxes est rattaché à ces comptes utilisateurs et ne peut pas être transféré vers une autre adresse e-mail.
Remarque : conserver les utilisateurs d'origine dans votre compte n'a aucun impact sur votre facturation. Le plan Enterprise inclut un nombre illimité d'utilisateurs sans frais supplémentaires.
Que faire
Provisionnez les nouvelles adresses e-mail en tant que nouveaux utilisateurs, puis placez chaque nouvel utilisateur au-dessus de l'ancien utilisateur correspondant dans la hiérarchie de votre compte. Le nouvel utilisateur a alors accès à tout ce que l'ancienne adresse a envoyé et reçu.
- Dans votre fournisseur d'identité, vérifiez que le format du NameID est défini sur EmailAddress et qu'il envoie la nouvelle adresse exactement telle qu'elle sera provisionnée.
- Provisionnez les nouvelles adresses e-mail sur votre compte Fax.Plus via votre IdP. Chaque nouvelle adresse est créée en tant que nouvel utilisateur.
- Réaffectez le numéro de fax de l'ancien utilisateur vers le nouveau. Rendez-vous dans la section Numéros, trouvez le numéro, cliquez sur More (⋮) puis sur Manage Assignment, et attribuez-le à la nouvelle adresse e-mail. Le nouvel utilisateur reçoit un e-mail confirmant l'attribution.
- Allez dans Users et cliquez sur Edit Hierarchy en haut à droite.
- Faites glisser et déposez chaque ancien utilisateur pour qu'il se retrouve sous le nouvel utilisateur correspondant, faisant ainsi de la nouvelle adresse le Manager de l'ancienne.
- Cliquez sur Save pour confirmer et appliquer vos modifications.
- Demandez à l'un des utilisateurs concernés de se connecter avec sa nouvelle adresse et de confirmer qu'il peut voir les faxes envoyés et reçus par son ancienne adresse.
Remarque : les faxes envoyés sont propres à chaque utilisateur. Les Owners et Admins n'ont pas accès aux faxes envoyés par d'autres utilisateurs ; seuls les Managers au sein d'une hiérarchie y ont accès. La mise en place de la hiérarchie est ce qui permet de restaurer l'accès à l'ancien historique d'envoi.
Après le changement
- Les nouveaux faxes sont envoyés et reçus sous la nouvelle adresse e-mail.
- Le numéro de fax reste associé à la personne. Une fois le numéro réattribué, les faxes entrants arrivent sous la nouvelle adresse, et l'ancien utilisateur ne conserve que ses faxes historiques.
- Les faxes appartenant à l'ancienne adresse restent rattachés à l'ancien utilisateur et sont visibles par la nouvelle adresse en tant que son Manager.
- L'ancienne adresse ne peut plus être utilisée pour se connecter une fois qu'elle est retirée de votre fournisseur d'identité.
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