Une fois que votre administrateur a configuré Fax.Plus pour HubSpot, vous pouvez envoyer un fax depuis un enregistrement, envoyer des fax automatiquement depuis un workflow, et consulter les réponses, le tout depuis HubSpot. Ce guide s'adresse à l'utilisateur HubSpot. Vous devez disposer d'un compte Fax.Plus avec la même adresse e-mail que celle connectée par votre administrateur, et votre compte doit être au plan Enterprise pour pouvoir envoyer des fax.
Si la carte Fax.Plus n'apparaît pas sur un enregistrement, demandez à votre administrateur de l'ajouter. Consultez Résoudre les problèmes liés à la connexion HubSpot
Envoyer un fax depuis un enregistrement
- Ouvrez le contact, l'entreprise, la transaction ou le ticket.
- Dans la carte Fax.Plus, ouvrez l'onglet Send.
- Vérifiez le destinataire. Il est renseigné automatiquement à partir du champ fax_number de l'enregistrement. Vous pouvez le modifier ou ajouter des numéros.
- Ajoutez votre document (téléversez un fichier).
- Choisissez le numéro expéditeur si vous en avez plusieurs.
- Sélectionnez Send. Vous recevez une confirmation dès que le fax est en cours d'envoi.
Envoyer un fax automatiquement depuis un workflow
Vous pouvez envoyer un fax sans aucune action manuelle, grâce à l'action de workflow Send Fax via Fax.Plus.
- Dans un workflow HubSpot, ajoutez l'action Send Fax via Fax.Plus.
- Définissez le Recipient (le numéro vers lequel le fax est envoyé ; il peut provenir d'un champ de l'enregistrement).
- Définissez la File source :
- un fichier joint à l'enregistrement, ou
- un modèle de page de garde qui fusionne les champs de l'enregistrement (utilisez {{field_name}} pour récupérer les valeurs).
- Définissez le comportement On failure, pour qu'un fax en échec soit géré comme vous le souhaitez.
- Enregistrez et activez le workflow.
Suivre les fax envoyés
Ouvrez l'onglet Envoyés de la carte pour voir les fax envoyés pour cet enregistrement, avec pour chaque fax le destinataire, la date, le nombre de pages et le statut (en cours d'envoi, envoyé ou échoué). Un fax en échec affiche le motif. Le statut se met à jour automatiquement.
Consulter les fax reçus
Ouvrez l'onglet Boîte de réception pour voir les fax reçus sur les numéros associés à cet enregistrement. Cet affichage est filtré pour cet enregistrement, afin que vous ne voyiez que ce qui est pertinent.
Comment les fax apparaissent sur la chronologie
Chaque fax envoyé ou reçu est enregistré dans la chronologie de l'enregistrement. La façon dont il est enregistré dépend de votre plan HubSpot :
- Sur HubSpot Professional ou Enterprise : sous forme d'événement Fax sur la chronologie, avec les détails.
- Sur HubSpot Starter ou Free : sous forme de Note.
Dans les deux cas, l'enregistrement conserve un historique de l'activité de fax. Votre historique complet des fax reste également disponible dans Fax.Plus.