Si vous créez un modèle Sign.Plus, vous avez peut-être remarqué que les champs du destinataire (signataire) peuvent être marqués comme facultatifs, mais pas ceux de l'expéditeur. C'est voulu, mais voici la logique derrière ce choix ainsi que les solutions de contournement.
Pourquoi les champs de l'expéditeur sont obligatoires par défaut
Lorsque vous configurez un modèle, les champs attribués à l'expéditeur du modèle (vous-même, ou la personne qui envoie la demande de signature) sont remplis avant l'envoi de la demande aux signataires. L'assistant de création de modèle part du principe que si vous avez ajouté ce champ, c'est que vous aviez l'intention de le remplir. Cela évite les oublis accidentels dans des champs critiques.
Comment laisser un champ de l'expéditeur vide en pratique
Plusieurs options s'offrent à vous\u00a0:
Option 1\u00a0: ne pas inclure ce champ dans le modèle.
Si une information est parfois laissée vide, la solution la plus simple consiste à ne pas l'inclure du tout dans le modèle. Ajoutez-la ensuite au cas par cas, document par document, lorsque cela est nécessaire.
Option 2\u00a0: inclure le champ, mais y saisir une simple espace ou « N/A ».
Lors de l'envoi de la demande, remplissez le champ avec une simple espace, « N/A » ou « — » pour satisfaire à l'exigence. Le champ apparaîtra vide ou avec ce texte de remplacement dans le document final.
Option 3 : utiliser un champ de destinataire, mais vous l'attribuer.
Ajoutez le champ à votre modèle comme s'il s'agissait d'un champ de signataire. Configurez-le pour qu'il soit attribué à un « signataire » qui est en réalité vous-même (votre propre adresse e-mail). Marquez-le comme facultatif. Lorsque la demande est envoyée, vous la recevez en premier, remplissez le champ si nécessaire (ou le laissez vide), puis la transmettez au signataire réel.
Option 4\u00a0: enregistrer plusieurs versions du modèle.
Créez un modèle incluant le champ facultatif et un autre sans celui-ci. Utilisez le modèle approprié selon le type de document.
Conseils pour la conception de modèles
- Regroupez les champs par finalité. Si un champ est « toujours actif » pour un type de document, incluez-le. S'il est ponctuel, envisagez de ne pas l'inclure et de l'ajouter au cas par cas.
- Utilisez des modèles par flux de travail plutôt que par document. Enregistrez des modèles distincts pour « Contrat standard », « Contrat international », « Contrat de renouvellement » plutôt qu'un seul modèle avec de nombreux champs facultatifs.
- Testez avec un collègue. Avant de déployer un nouveau modèle auprès de vos clients, envoyez un test à un collègue afin de vous assurer que le déroulement est cohérent.