¿Quién puede utilizar esta función?
Disponible en los planes Enterprise.
Accesible para Propietarios y Administradores en la aplicación web.
Esta lista de verificación guía a los Propietarios y Administradores de la cuenta por todo lo que necesita una nueva sede, desde la obtención de su número de fax hasta la confirmación de que llega el primer fax. Seguir los mismos pasos en cada ubicación mantiene su cuenta organizada a medida que crece.
Antes de empezar
Tenga preparados estos datos de la nueva ubicación:
- El nombre de la ubicación, tal como desea que aparezca en su cuenta (por ejemplo, "Springfield Clinic").
- Si la ubicación necesita un número de fax nuevo o conservará uno existente.
- La lista del personal que enviará o recibirá faxes allí, con sus direcciones de correo electrónico de trabajo.
- Quién gestionará la ubicación en el día a día, como un responsable de la consulta o de la oficina.
Consejo: Si su organización es nueva en Fax.Plus, comience con nuestra serie de vídeos Fax.Plus Enterprise Admin Onboarding. Este artículo explica cómo añadir cada nueva ubicación una vez configurada su cuenta.
Paso 1: Obtenga un número de fax para la ubicación
Cada ubicación suele tener su propio número de fax, de modo que los remitentes, como los profesionales que derivan pacientes, las farmacias y las aseguradoras, siempre lleguen al equipo adecuado.
- ¿Necesita un número nuevo? Compre uno en la sección Números de su Panel. Consulte ¿Qué tipos de números se pueden adquirir con Fax.Plus?
- ¿Va a conservar el número actual de la ubicación? Porte el número a Fax.Plus para que los remitentes no tengan que actualizar sus registros. Consulte ¿Cuál es el proceso de portabilidad de números con Fax.Plus?
Nota: La portabilidad requiere tiempo y depende del proveedor actual. Mantenga activo el servicio de fax existente de la ubicación hasta que se complete la portabilidad, para no perder ningún fax entrante.
Paso 2: Asigne un nombre claro al número
Añada un nombre descriptivo (Friendly Name) al número, como el nombre de la ubicación. Así, los administradores y el personal podrán ver fácilmente qué número corresponde a cada sede, especialmente cuando tenga muchas ubicaciones. Consulte ¿Cómo puedo asignar un nombre descriptivo a un número de fax?
Paso 3: Añada el equipo de la ubicación
Invite a cada miembro del personal que utilizará Fax.Plus en la nueva ubicación. Consulte ¿Cómo puedo añadir miembros a mi cuenta?
Si su organización utiliza el inicio de sesión único (SSO), añada a los usuarios a través de su proveedor de identidad. Consulte ¿Cómo puedo invitar a nuevos miembros del equipo a mi cuenta con SSO habilitado?
Paso 4: Defina los roles y el acceso del responsable
Decida quién puede ver y gestionar qué en la nueva ubicación:
- Asigne al responsable de la ubicación el rol adecuado, para que pueda apoyar a su equipo sin necesidad de tener acceso completo a la cuenta. Consulte Comprender los roles y permisos: Propietario, Administrador, Miembro y Responsable.
- Si los responsables deben ver los faxes entrantes y salientes de su equipo, configure la jerarquía de su cuenta. Consulte ¿Puede un administrador ver todos los faxes entrantes y salientes del equipo?
Paso 5: Asigne el número de fax
Asigne el número de la ubicación al personal que deba recibir sus faxes. Todas las personas asignadas a un número reciben sus faxes entrantes en su Bandeja de entrada de Fax.Plus y mediante notificación por correo electrónico.
- ¿Cómo puedo asignar un número de fax a un miembro de mi equipo?
- ¿Cómo puedo asignar un número de fax a varios miembros de mi equipo?
Controle el consumo de páginas: Cuando un número se asigna a varios usuarios, cada página entrante se descuenta de su cuota una vez por cada usuario asignado. Un fax de 1 página en un número compartido por 5 usuarios consume 5 páginas. Asigne cada número únicamente a las personas que necesiten recibir sus faxes. El resto del personal podrá seguir enviando faxes con el ID de llamada predeterminado de su cuenta.
Paso 6: Configure el envío para la ubicación
Asegúrese de que los faxes enviados desde la nueva ubicación tengan el aspecto correcto y lleguen a los destinatarios:
- ID de llamada: Compruebe qué número aparece como remitente para el personal de la ubicación. Consulte ¿Cuál es el ID de llamada predeterminado y cómo puedo modificarlo? Si un usuario tiene varios números, consulte ¿Cómo puedo enviar faxes desde los distintos números de fax que tengo asignados?
- Encabezado de fax: Añada el nombre de la ubicación o de la organización a la línea impresa en la parte superior de cada página. Consulte ¿Cómo puedo personalizar el encabezado de mi fax?
- Portada: Añada los datos de contacto completos y el logotipo de la ubicación. Consulte ¿Cómo puedo añadir una portada a mi fax?
- Envío desde el correo electrónico: Permita que el personal envíe faxes directamente desde su cliente de correo electrónico. Consulte ¿Cómo activo Email-to-Fax para varios miembros del equipo?
¿Va a enviar información de pacientes? Si su cuenta cumple con HIPAA o PHIPA, el personal debe usar el Email-to-Fax seguro con TLS en @tls.fax.plus. Consulte Email-to-Fax para cuentas de Fax.Plus que cumplen con HIPAA y PHIPA.
Paso 7: Realice pruebas antes de empezar a usarla
Antes de comunicar el nuevo número a los remitentes, realice una prueba rápida:
- Envíe un fax de prueba desde la ubicación a otro número de fax que usted controle y compruebe que el encabezado y la portada se ven correctamente.
- Envíe un fax de prueba al número de la ubicación y confirme que llega a todos los miembros del personal asignados.
- Si el personal utiliza Email-to-Fax, envíe también un fax de prueba desde el correo electrónico.
Una vez superadas las pruebas, comparta el nuevo número de fax con los profesionales que le derivan pacientes, los socios y otros remitentes habituales.
Paso 8: Revise el uso tras las primeras semanas
Cuando la ubicación lleve unas semanas en funcionamiento, revise su actividad en Analytics. Así podrá ver si el personal está utilizando la cuenta y si su plan sigue ajustándose a su volumen total. Consulte ¿Cómo puedo hacer un seguimiento del consumo de fax dentro de mi equipo?
Cuando cambia el personal o se cierra una ubicación
- Alguien se va: Elimine a esa persona de la cuenta y reasigne los números que estuvieran asignados únicamente a ella para que no se pierda ningún fax. Consulte ¿Cómo puedo añadir o eliminar usuarios de mi equipo?
- Una ubicación se cierra o se fusiona: Reasigne su número al equipo que gestionará sus faxes o póngase en contacto con nuestro equipo de soporte para analizar sus opciones antes de eliminar el número.
Lista de verificación para nuevas ubicaciones
Copie esta lista de verificación para cada nueva ubicación:
| Tarea | Hecho |
|---|---|
| Número de fax comprado o solicitud de portabilidad enviada | ☐ |
| Nombre descriptivo añadido al número | ☐ |
| Personal invitado a la cuenta | ☐ |
| Rol adecuado asignado al responsable de la ubicación | ☐ |
| Número asignado únicamente al personal que recibe sus faxes | ☐ |
| ID de llamada, encabezado de fax y portada comprobados | ☐ |
| Email-to-Fax activado, si se utiliza | ☐ |
| Fax de prueba enviado y recibido | ☐ |
| Uso revisado en Analytics tras las primeras semanas | ☐ |
¿Necesita ayuda para configurar una nueva ubicación? Nuestro equipo de soporte estará encantado de ayudarle. Basta con que se ponga en contacto con nosotros indicando el correo electrónico de su cuenta y la ubicación que va a añadir.