¿Quién puede usar esta característica?
Disponible en Enterprise plan.
Accesible a los propietarios y administradores de la aplicación web.
Retención de documentos se refiere a la práctica de almacenar y mantener documentos, registros, e información durante un período de tiempo específico de acuerdo con los requisitos legales, regulatorios o comerciales.
Al implementar una política de retención de documentos, las empresas tienen la opción de eliminar sus documentos totalmente cifrados de nuestros centros de datos después de un cierto período. El propósito de la retención de documentos es asegurar que los documentos importantes se conserven para futuras referencias, auditorías, La conformidad y los propósitos legales al mismo tiempo que permiten la eliminación responsable de los documentos que ya no son necesarios.
La política de retención de documentos permite que el propietario de la cuenta y los administradores especifiquen el número de días que el número de veces que el Plus debe conservar cada fax después de su creación. Una vez finalizado el período especificado, el número de faxes almacenados se eliminará permanentemente. Esta acción es amplia en la empresa y afectará a todos los miembros del equipo dentro de su organización.
Warning: Once a fax is deleted based on this policy, this action cannot be undone and your faxes will be deleted permanently after the defined period.
Por defecto, Fax. lus proporciona cifrado completo usando el estándar de cifrado avanzado (AES) de 256 bits para todos los faxes y sus copias de seguridad, y para proporcionar la protección de privacidad más fuerte almacenamos la información personal de los usuarios en nuestro centro de datos suizo que está protegido por la Ley Federal Suiza de Protección de Datos (FADP) y la Ordenanza Federal Suiza de Protección de Datos (FODP).
Las empresas que operan en industrias reguladas pueden necesitar cumplir requisitos estrictos en cuanto al almacenamiento de faxes. Estos requisitos pueden implicar mantener faxes dentro de una región específica o almacenarlos localmente o en un repositorio designado. Mientras que nuestra característica Residencia de Datos aborda los requisitos de residencia de datos locales. nuestra política de retención de documentos permite a las empresas optar por la eliminación de sus faxes completamente cifrados de nuestros centros de datos después de un período determinado.
Por defecto, Todos los archivos de fax en reposo están cifrados utilizando el estándar de cifrado avanzado (AES) de 256 bits y almacenados en centros de datos suizos con las más altas medidas de privacidad y seguridad. Sin embargo, si necesita eliminar faxes de nuestros servidores después de un cierto período de tiempo por razones de cumplimiento, puede especificar su período ideal.
Sigue estos pasos para especificar tu periodo de Retención de Documentos:
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Inicia sesión en tu cuenta.Plus, y ve a la secciónPerfil de tu panel de control.
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debajo de la pestaña de Conformidad, encuentra Periodo de Retención de Documentos.
- A continuación, haga clic en Editar.
- Specify the document retention period for Received Faxes, and also Sent Faxes.
- Haga clic en Confirmar.