Sobald Ihr Administrator Fax.Plus für HubSpot eingerichtet hat, können Sie ein Fax direkt aus einem Datensatz senden, Faxe automatisch über einen Workflow versenden und Antworten sehen – alles innerhalb von HubSpot. Diese Anleitung richtet sich an den HubSpot-Benutzer. Sie benötigen ein Fax.Plus-Konto mit derselben E-Mail-Adresse, die Ihr Administrator verbunden hat, und Ihr Konto muss den Enterprise-Tarif nutzen, um Faxe senden zu können.
Wenn Sie die Fax.Plus-Karte bei einem Datensatz nicht sehen, bitten Sie Ihren Administrator, sie hinzuzufügen. Siehe Fehlerbehebung bei der HubSpot-Verbindung
Ein Fax aus einem Datensatz senden
- Öffnen Sie den Kontakt, das Unternehmen, den Deal oder das Ticket.
- Öffnen Sie in der Fax.Plus-Karte den Tab Senden.
- Prüfen Sie den Empfänger. Er wird automatisch aus dem Feld fax_number des Datensatzes übernommen. Sie können ihn bearbeiten oder Nummern hinzufügen.
- Fügen Sie Ihr Dokument hinzu (Datei hochladen).
- Wählen Sie die Nummer aus, von der aus gesendet werden soll, falls Sie mehr als eine haben.
- Wählen Sie Senden. Sie erhalten eine Bestätigung, sobald das Fax unterwegs ist.
Ein Fax automatisch über einen Workflow senden
Sie können Faxe versenden, ohne dass jemand klicken muss, indem Sie die Workflow-Aktion Fax über Fax.Plus senden verwenden.
- Fügen Sie in einem HubSpot-Workflow die Aktion Fax über Fax.Plus senden hinzu.
- Legen Sie den Empfänger fest (wohin das Fax geht; dieser kann aus einem Datensatzfeld stammen).
- Legen Sie die Dateiquelle fest:
- eine angehängte Datei am Datensatz, oder
- eine Deckblattvorlage, die Datensatzfelder zusammenführt (verwenden Sie {{field_name}}, um Werte zu übernehmen).
- Legen Sie das Verhalten Bei Fehler fest, damit ein fehlgeschlagenes Fax so behandelt wird, wie Sie es wünschen.
- Speichern Sie und aktivieren Sie den Workflow.
Gesendete Faxe verfolgen
Öffnen Sie den Tab Gesendet in der Karte, um die für diesen Datensatz gesendeten Faxe mit Empfänger, Datum, Seitenanzahl und Status (wird gesendet, gesendet oder fehlgeschlagen) zu sehen. Bei einem fehlgeschlagenen Fax wird der Grund angezeigt. Der Status aktualisiert sich automatisch.
Empfangene Faxe ansehen
Öffnen Sie den Tab Posteingang, um die Faxe zu sehen, die von den mit diesem Datensatz verknüpften Nummern empfangen wurden. Er ist auf diesen Datensatz gefiltert, sodass Sie nur das Relevante sehen.
Wie Faxe im Verlauf angezeigt werden
Jedes gesendete oder empfangene Fax wird im Verlauf des Datensatzes protokolliert. Wie es protokolliert wird, hängt von Ihrem HubSpot-Tarif ab:
- Bei HubSpot Professional oder Enterprise: als Fax-Ereignis im Verlauf, mit Details.
- Bei HubSpot Starter oder Free: als Notiz.
In beiden Fällen behält der Datensatz einen Verlauf der Faxaktivitäten. Ihr vollständiger Faxverlauf bleibt außerdem in Fax.Plus erhalten.