Wer kann diese Funktion nutzen?
Verfügbar auf Enterprise Plan.
Für Besitzer und Admins auf der Web-App zugänglich.
Dokumentenspeicherung bezieht sich auf die Praxis der Speicherung und Pflege von Dokumenten, Aufzeichnungen, und Informationen für einen bestimmten Zeitraum in Übereinstimmung mit rechtlichen, regulatorischen oder geschäftlichen Anforderungen.
durch die Implementierung einer Dokumenten-Vorratsdatenspeicherung Unternehmen haben die Möglichkeit, ihre vollständig verschlüsselten Dokumente nach einer bestimmten Zeit aus unseren Rechenzentren zu entfernen. Der Zweck der Dokumentenspeicherung besteht darin, sicherzustellen, dass wichtige Dokumente für künftige Referenzen, Prüfungen, erhalten bleiben Einhaltung und rechtliche Zwecke ermöglichen aber auch die verantwortungsvolle Entsorgung nicht mehr benötigter Dokumente.
Die Dokumentenerhaltungsrichtlinie erlaubt es dem Besitzer und Admins, die Anzahl der Tage zu bestimmen. Fax.Plus sollte jedes Fax nach der Erstellung behalten. Nach Ablauf dieses angegebenen Zeitraums wird Fax.Plus die gespeicherten Faxe dauerhaft löschen. Diese Aktion ist unternehmensweit und betrifft alle Teammitglieder in Ihrer Fax.Plus-Organisation.
Warnung: Sobald ein Fax aufgrund dieser Richtlinie gelöscht wurde diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden und Ihre Faxe werden nach dem definierten Zeitraum dauerhaft gelöscht.
Standardmäßig Fax. lus bietet vollständige Verschlüsselung mit 256-Bit-Advanced Encryption Standard (AES) für alle Faxe und deren Sicherungen und um den stärksten Datenschutz zu gewährleisten speichern wir die persönlichen Daten der Nutzer in unserem Schweizer Rechenzentrum das durch das Bundesdatenschutzgesetz (FADP) und die Eidgenössische Datenschutzverordnung (FODP) geschützt ist.
Unternehmen, die in regulierten Branchen tätig sind, müssen möglicherweise immer noch strenge Anforderungen an die Speicherung von Faxen erfüllen. Diese Anforderungen können dazu führen, dass Faxe innerhalb einer bestimmten Region gespeichert oder lokal oder in einem bestimmten Repository gespeichert werden. Während unsere Data Residency Funktion lokale Anforderungen an die Wohnsitzpflicht erfüllt. Unsere Dokumentenspeicherung ermöglicht es Unternehmen, nach einer bestimmten Zeit für die Entfernung ihrer vollständig verschlüsselten Faxe aus unseren Rechenzentren zu entscheiden.
Standardmäßig Alle restlichen Faxdateien werden mit dem Advanced Encryption Standard (AES) verschlüsselt und in Schweizer Rechenzentren mit den höchsten Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen gespeichert. Wenn Sie Faxe nach einer bestimmten Zeit aus Gründen der Einhaltung von Faxen von unseren Servern löschen müssen Sie können Ihren idealen Zeitraum festlegen.
Folgen Sie diesen Schritten, um Ihren Dokumentenerhaltungszeitraum anzugeben:
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Melden Sie sich bei IhremFax.PlusKonto an und gehen Sie zumProfil Abschnitt auf Ihrem Dashboard.
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Unter der Registerkarte für Compliancefinden Sie Dokumentenerhaltungszeitraum.
- Als nächstes klicken Sie auf Bearbeiten.
- Geben Sie die Vorhaltezeit des Dokuments für Empfangene Faxeund Faxe an.
- Klicken Sie auf Bestätigen Sie.