Bu özelliği kimler kullanabilir?
Enterprise planında kullanılabilir.
Web Uygulaması'nda Yöneticiler erişebilir.
Aile Eğitim Hakları ve Gizlilik Yasası (FERPA), 20 U.S.C. § 1232g ve 34 CFR Part 99, öğrenci eğitim kayıtlarının gizliliğini koruyan bir ABD federal yasasıdır. ABD Eğitim Bakanlığı'ndan fon alan okullar, okul bölgeleri, kolejler ve üniversiteler için geçerlidir.
Okulların çoğu zaman transkriptler, kayıt formları, mali yardım belgeleri ve Bireyselleştirilmiş Eğitim Programları (IEP) gibi öğrenci bilgileri içeren belgeleri göndermesi ve imzalaması gerekir. Fax.Plus ve Sign.Plus, kurumunuzun bu belgeleri güvenli bir şekilde işlemesine yardımcı olur.
Bilmekte fayda var: FERPA, doğrudan yazılım sağlayıcılarına değil, eğitim kurumlarına uygulanır. Sağlayıcılar için resmî bir FERPA sertifikası bulunmaz. Bir okul, öğrenci kayıtları için Fax.Plus veya Sign.Plus gibi bir hizmet kullandığında, okulun FERPA yükümlülükleri okul ile sağlayıcı arasındaki sözleşme aracılığıyla karşılanır. Alohi için bu sözleşme FERPA Ekimizdir.
FERPA neyi korur?
FERPA, eğitim kayıtlarını korur: bir öğrenciyle doğrudan ilgili olan ve bir eğitim kurumu veya onun adına hareket eden bir taraf tarafından tutulan kayıtlar.
Bir istisna geçerli olmadıkça, okulların eğitim kayıtlarındaki kişisel olarak tanımlanabilir bilgileri (PII) ifşa etmeden önce genellikle ebeveynden veya ehil öğrenciden yazılı onay alması gerekir.
FERPA hizmet sağlayıcılara nasıl uygulanır?
cloud hizmetleri açısından en önemli istisna, okul görevlisi istisnasıdır (34 CFR § 99.31(a)(1)(i)(B)). Bu istisna, sağlayıcının aşağıdaki koşulları karşılaması durumunda okulun eğitim kayıtlarını onay almadan harici bir sağlayıcıyla paylaşmasına izin verir:
- Okulun aksi halde kendi çalışanlarına yaptıracağı bir hizmeti veya işlevi yerine getirmesi
- Kayıtların kullanımı ve bakımı konusunda okulun doğrudan kontrolü altında olması
- Kayıtları yalnızca paylaşıldıkları amaç için kullanması
Uygulamada okullar bu koşulları sağlayıcıyla yaptıkları yazılı bir sözleşme aracılığıyla karşılar. Alohi ile bu sözleşme FERPA Ekimizdir.
Alohi, öğrenci kayıtlarını korumanıza nasıl yardımcı olur?
Aktarım sırasında şifreleme
Uygulamalarımız (web, mobil ve API) ile sunucularımız arasında hareket eden veriler TLS 1.2 veya üzeri ile korunur. Lütfen unutmayın: faksın son aşaması, yani alıcının faks numarasına yapılan arama, Alohi sistemleri üzerinden değil, telekom operatörünün ağı üzerinden iletilir.
Depolama sırasında şifreleme
Depolanan tüm belgeler, her kullanıcı için benzersiz bir şifreleme anahtarıyla 256 bit AES ile şifrelenir.
Erişim denetimi
Hesapları iki faktörlü kimlik doğrulamayla koruyun ve öğrenci bilgileri içeren belgelere yalnızca yetkili personelin erişebilmesi için role dayalı izinleri kullanın. Enterprise ekipleri ayrıca tüm üyeler için 2FA zorunluluğu getirebilir ve SAML SSO ile oturum açabilir.
Denetim izleri
Dahili incelemeleri ve denetimleri desteklemek için gönderilen, alınan ve imzalanan belgelerin zaman damgaları ve teslim onaylarıyla birlikte kaydını tutun.
Saklama denetimleri
Fax.Plus'ta bir belge saklama süresi belirleyerek faksların seçtiğiniz gün sayısının ardından kalıcı olarak silinmesini sağlayabilir ve öğrenci kayıtlarını yalnızca ihtiyaç duyduğunuz süre boyunca saklamanıza yardımcı olabilirsiniz.
FERPA kapsamı için gereksinimler
Öğrenci kayıtları için Fax.Plus veya Sign.Plus kullanabilmek için kurumunuzun şunlara ihtiyacı vardır:
- İmzalanmış bir Alohi FERPA Eki. Hizmetlerimiz üzerinden herhangi bir öğrenci kaydı göndermeden önce ek imzalanmış olmalıdır.
- Advanced Security Controls etkinleştirilmiş bir Enterprise planı. FERPA Eki yalnızca Enterprise planımızda mevcuttur ve FERPA kapsamı yalnızca kapsanan hesaplarda Advanced Security Controls açık kaldığı sürece geçerlidir.
Bilmekte fayda var: FERPA Ekinizde listelenmeyen veya Advanced Security Controls etkinleştirilmemiş hesaplar kapsam dışındadır ve öğrenci kayıtları için kullanılmamalıdır.
FERPA Eki nasıl talep edilir?
FERPA Eki, bir Enterprise hesabının Yöneticisi tarafından talep edilebilir. Talep etmek için lütfen destek ekibimizle iletişime geçin ve şunları belirtin:
- Kurumunuzun adı
- Kurumunuzun bulunduğu eyalet
- Kapsanmasını istediğiniz ürün(ler) (Fax.Plus, Sign.Plus)
- Kapsanmasını istediğiniz hesap(lar), hesap e-posta adresine göre listelenmiş şekilde
Ekibimiz eki hazırlayıp imzanız için size gönderecektir.
Ekibiniz için en iyi uygulamalar
- Öğrenci kayıtları için yalnızca FERPA Eki kapsamındaki hesapları kullanın.
- Kapsama dahil tüm hesaplarda Advanced Security Controls özelliğini etkin tutun.
- Her kullanıcı için iki faktörlü kimlik doğrulamayı etkinleştirin.
- Öğrenci kayıtlarına erişimi, görevi gereği bu kayıtlara ihtiyaç duyan personelle sınırlayın.
- Göndermeden önce alıcının faks numarasını veya e-posta adresini bir kez daha kontrol edin.
- Saklama ayarlarınızı gözden geçirin ve artık ihtiyaç duymadığınız belgeleri silin.
- Personelinizi, kurumunuzun FERPA politikalarına uygun olarak öğrenci bilgilerinin işlenmesi konusunda eğitin.
İlgili makaleler
Bu makale yalnızca genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki tavsiye niteliği taşımaz. FERPA ve geçerli eyalet düzeyindeki öğrenci verileri gizliliği yasaları kapsamındaki yükümlülükleriniz konusunda lütfen kendi hukuk veya uyum danışmanlarınıza başvurun.