Kişisel Bilgilerin Korunması ve Elektronik Belgeler Yasası (PIPEDA), Kanada'da özel sektöre yönelik federal gizlilik yasasıdır. Kuruluşların ticari faaliyetler kapsamında kişisel bilgileri nasıl toplayacağını, kullanacağını ve ifşa edeceğini belirler. Bu bilgilerin biçimi ne olursa olsun, faksla gönderilen belgeler dahil, yasa tüm bilgiler için geçerlidir.
Fax.Plus, güvenli olmayan donanım faks makinelerinin yerine şifrelenmiş bir cloud faks platformu sunar. Böylece kuruluşunuzun faksla gönderdiği ve aldığı kişisel bilgileri korumasına yardımcı olur.
Bilmekte fayda var: Yazılım sağlayıcıları için resmî bir PIPEDA sertifikası bulunmamaktadır. PIPEDA'ya uyum sorumluluğu kuruluşunuza aittir. Fax.Plus, kişisel bilgileri faksla işlerken yükümlülüklerinizi yerine getirmenize yardımcı olan güvenlik kontrollerini sağlar.
PIPEDA nedir ve neden önemlidir?
PIPEDA, hesap verebilirlik, rıza, kullanım ve ifşanın sınırlandırılması ile güvenlik önlemleri dahil on adil bilgi ilkesine dayanır. Bunlardan ikisi, bir faks sağlayıcısı seçerken özellikle önemlidir:
- Hesap verebilirlik: Kuruluşunuz, işlenmek üzere bir üçüncü tarafa (örneğin bir cloud faks sağlayıcısına) aktardığı kişisel bilgilerden sorumlu olmaya devam eder. Bu sağlayıcının karşılaştırılabilir düzeyde koruma sunduğundan emin olmanız gerekir.
- Güvenlik önlemleri: Kişisel bilgiler; kaybolmaya, çalınmaya ve yetkisiz erişime, ifşaya, kopyalamaya, kullanıma veya değiştirmeye karşı, hassasiyet düzeylerine uygun güvenlik önlemleriyle korunmalıdır.
PIPEDA kapsamındaki kuruluşlar, ciddi zarar riski doğuran güvenlik önlemi ihlallerini Kanada Gizlilik Komiserliği Ofisi'ne bildirmek ve etkilenen kişileri bilgilendirmek zorundadır.
Geleneksel faks makineleri bunu zorlaştırır. Belgeler, yakındaki herkesin okuyabileceği bir çıktı tepsisinde bekler, şifreleme yoktur ve kimin neye eriştiğine dair güvenilir bir kayıt tutulmaz. Güvenli bir cloud faks platformuna geçmek, kişisel bilgileri korumak ve PIPEDA'ya uyumlu kalmak için önemli bir adımdır.
Fax.Plus uyum sağlamanıza nasıl yardımcı olur?
Fax.Plus, fakslarınızı altyapımız içinde yüklemeden depolamaya ve teslimata kadar şifreler, kimlerin erişebileceğini kontrol etmenizi sağlar ve verilerinizi Kanada'da tutmayı seçmenize olanak tanır.
Aktarım sırasında şifreleme
Uygulamalarımız (web, mobil ve API) ile sunucularımız arasında aktarılan veriler TLS 1.2 veya üzeri ile korunur. Faksın son aşamasının, yani alıcının faks numarasına yapılan aramanın, Fax.Plus sistemleri üzerinden değil, telekom operatörünün ağı üzerinden iletildiğini unutmayın.
Depolanırken şifreleme
Depolanan tüm fakslar, her kullanıcı için benzersiz bir şifreleme anahtarıyla 256 bit AES ile şifrelenir.
Kanada'da veri depolama (veri yerleşimi)
Enterprise müşterileri, canlı verilerini ve yedeklerini Kanada'da saklamayı seçebilir. Toronto ve Montreal bölgeleri kullanılabilir olduğundan kişisel bilgiler ülke içinde kalır.
Erişim kontrolü
Hesaplarınızı iki faktörlü kimlik doğrulamayla koruyun. Kişisel bilgileri yalnızca yetkili personelin işlemesi için rol tabanlı izinleri ve özel faks numaralarını kullanın. Enterprise ekipleri ayrıca tüm üyeler için 2FA'yı zorunlu kılabilir ve SAML SSO ile oturum açabilir.
Denetim izleri ve teslim onayı
Gönderilen ve alınan her faksın, zaman damgaları ve teslim onaylarıyla birlikte aranabilir bir kaydını tutun. Bu kayıtlar gizlilik incelemeleri ve iç denetimler için hazır bulunur.
Saklama kontrolleri
Bir belge saklama süresi belirleyin. Böylece fakslar, seçtiğiniz gün sayısının sonunda kalıcı olarak silinir; bu da kişisel bilgileri yalnızca ihtiyaç duyduğunuz süre boyunca saklamanıza yardımcı olur.
Ekibiniz için en iyi uygulamalar
- Güçlü parolalar kullanın ve her kullanıcı için iki faktörlü kimlik doğrulamayı etkinleştirin.
- Roller ve izinler aracılığıyla kişisel bilgilere erişimi yetkili personelle sınırlayın.
- Göndermeden önce alıcının faks numarasını iki kez kontrol edin ve gizlilik uyarısı içeren bir kapak sayfası kullanın.
- Saklama ayarlarınızı gözden geçirin ve artık ihtiyaç duymadığınız belgeleri silin.
- Personeli, kişisel bilgilerin faksla nasıl işleneceği konusunda eğitin.
İlgili makaleler
PIPEDA kapsamında Fax.Plus kullanımıyla ilgili sorularınız mı var? Destek ekibimizle iletişime geçin, size yardımcı olmaktan memnuniyet duyarız.
Bu makale yalnızca genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki tavsiye niteliği taşımaz. PIPEDA kapsamındaki yükümlülükleriniz hakkında lütfen kendi hukuk veya gizlilik danışmanlarınıza başvurun.