Dial.Plus'taki YZ Sesli Aracınız, arayanlara doğru, tutarlı ve yardımcı yanıtlar verebilmek için sağladığınız bilgilere dayanır. İyi yapılandırılmış bir Bilgi Bankası oluşturarak aracınızın işletmenizi tam olarak anlamasını, doğru tonda yanıt vermesini ve karışıklığı en aza indirmesini sağlayabilirsiniz.
Bu makalede, aracınızın en iyi performansı göstermesi ve arayanlarınız için kusursuz bir deneyim sunması amacıyla YZ bilgilerini düzenleme ve yapılandırmaya yönelik en iyi uygulamalar özetlenmektedir.
Ekleyebileceğiniz Bilgi Türleri
Dial.Plus'ta YZ aracınıza, paylaşmak istediğiniz bilginin türüne bağlı olarak çeşitli biçimlerde bilgi sağlayabilirsiniz:
- Dosyalar – Daha ayrıntılı bilgi için destekleyici belgeler yükleyin. Desteklenen biçimler şunlardır:
.txt, .pdf, .doc, .docx ve .md (her biri için en fazla dosya boyutu: 5 MB). - Metin – Kısa yanıtları, talimatları veya yönergeleri doğrudan platforma ekleyin.
- Paylaşılan Bilgi – Diğer aracılar için daha önce eklediğiniz bilgileri yeniden kullanarak kuruluşunuz genelinde tutarlılık sağlayın.
Bilgileri Yapılandırmaya Yönelik En İyi Uygulamalar
İyi yapılandırılmış bir Bilgi Bankası, Dial.Plus'taki YZ Sesli Aracınızın doğru, tutarlı ve uygun tonda yanıt vermesini sağlar. İşte izlemeniz gereken bazı temel uygulamalar:
Düzenli Tutun
- Bilgileri konuya göre gruplandırın (ör. fiyatlandırma, iadeler, teknik destek).
- İçeriğin kolayca tanımlanabilmesi, güncellenebilmesi ve yönetilebilmesi için net başlıklar ve etiketler kullanın.
Açık ve Öz Olun
- Sade ve doğrudan bir dille yazın.
- Zorunlu veya sektöre özgü olmadıkça jargondan kaçının.
- YZ'nin işlemesini kolaylaştırmak için kısa cümleler ve madde işaretleri kullanın.
Bağlam Sağlayın
- Aracının nasıl yanıt vermesi gerektiği konusunda yol göstermek için mümkün olduğunca örnekler ekleyin.
- Yanlış anlaşılmaları önlemek için istisnaları veya özel durumları açıklığa kavuşturun.
Bilgileri Güncel Tutun
- Bilgi Bankanızı düzenli olarak gözden geçirin.
- Güncelliğini yitirmiş politikaları, üretimi durdurulmuş ürünleri veya alakasız ayrıntıları kaldırın.
- Müşteri memnuniyetsizliğini önlemek için bunların yerine doğru ve güncel bilgiler ekleyin.
Ayrıntı ile Kısalık Arasında Denge Kurun
- YZ'nin güvenle ve doğru yanıt verebilmesi için yeterli ayrıntıyı sağlayın.
- Gerçekten gerekli olmadıkça aracıyı aşırı uzun veya karmaşık belgelerle zorlamaktan kaçının.
Örnek Kullanım Senaryoları
İşte kuruluşların YZ Sesli Aracılarının daha iyi performans göstermesine yardımcı olmak için bilgi ekleyebileceği bazı pratik yollar:
Sağlık Hizmeti Sağlayıcısı
- Çalışma saatlerini, acil durum iletişim bilgilerini ve randevu alma talimatlarını içeren kısa özel bir metin ekler.
- Hastaların rutin sorular için personelle görüşmeye gerek kalmadan doğru ve tutarlı bilgi almasını sağlar.
E-Ticaret Markası
- İade politikası PDF'yi yükleyerek YZ'nin müşterilere iade veya değişim sürecinde adım adım rehberlik etmesini sağlar.
- Müşterilerin uygunluk koşullarını, süreleri ve gönderim talimatlarını anlamasını sağlayarak memnuniyeti artırır ve hataları azaltır.