Кому доступна эта возможность?
Доступна на Enterprise тарифах.
Доступна владельцам и администраторам в веб-приложении.
Этот чек-лист описывает для владельцев и администраторов аккаунта все действия, которые нужны для нового филиала: от получения номера fax до проверки того, что первый fax дошёл. Если выполнять одни и те же шаги для каждого филиала, аккаунт останется упорядоченным по мере роста организации.
Перед началом работы
Подготовьте следующие сведения о новом филиале:
- Название филиала в том виде, в котором оно должно отображаться в аккаунте (например, «Springfield Clinic»).
- Нужен ли филиалу новый номер fax или он сохранит действующий.
- Список сотрудников, которые будут отправлять или получать fax в этом филиале, и их рабочие адреса электронной почты.
- Кто будет руководить филиалом в повседневной работе, например управляющий клиникой или офис-менеджер.
Совет. Если ваша организация только начинает работать с Fax.Plus, сначала посмотрите серию видео Fax.Plus Enterprise Admin Onboarding. Эта статья описывает добавление каждого нового филиала после настройки аккаунта.
Шаг 1. Получите номер fax для филиала
Как правило, у каждого филиала есть собственный номер fax. Так отправители, например направляющие врачи, аптеки и страховые компании, всегда обращаются к нужной команде.
- Нужен новый номер? Купите его в разделе «Номера» на панели управления. См. статью Какие типы номеров можно получить в Fax.Plus?
- Сохраняете текущий номер филиала? Перенесите его в Fax.Plus, чтобы отправителям не пришлось обновлять свои данные. См. статью Как происходит перенос номера в Fax.Plus?
Примечание. Перенос номера занимает время и зависит от текущего провайдера. Не отключайте действующую услугу fax в филиале до завершения переноса, чтобы не пропустить входящие fax.
Шаг 2. Задайте номеру понятное имя
Добавьте к номеру понятное имя (Friendly Name), например название филиала. Так администраторам и сотрудникам проще понять, какой номер относится к какому филиалу, особенно если филиалов много. См. статью Как задать понятное имя для номера fax?
Шаг 3. Добавьте команду филиала
Пригласите каждого сотрудника, который будет работать с Fax.Plus в новом филиале. См. статью Как добавить участников в аккаунт?
Если ваша организация использует единый вход (SSO), добавляйте пользователей через поставщика удостоверений. См. статью Как пригласить новых участников в аккаунт с SSO?
Шаг 4. Настройте роли и доступ руководителя
Определите, кто и что может просматривать и настраивать в новом филиале:
- Назначьте руководителю филиала подходящую роль, чтобы он мог помогать своей команде без полного доступа к аккаунту. См. статью Роли и права доступа: владелец, администратор, участник и руководитель.
- Если руководители должны видеть входящие и исходящие fax своей команды, настройте иерархию аккаунта. См. статью Может ли администратор видеть все входящие и исходящие fax команды?
Шаг 5. Назначьте номер fax
Назначьте номер филиала сотрудникам, которые должны получать его fax. Все, кому назначен номер, получают входящие fax на этот номер во «Входящие» Fax.Plus и в виде уведомлений по электронной почте.
- Как назначить номер fax участнику команды?
- Как назначить один номер fax нескольким участникам команды?
Контролируйте расход страниц. Если номер назначен нескольким пользователям, каждая входящая страница списывается из квоты один раз для каждого назначенного пользователя. Fax из одной страницы на номер, общий для 5 пользователей, расходует 5 страниц. Назначайте каждый номер только тем, кому нужно получать его fax. Остальные сотрудники по-прежнему могут отправлять fax с номера, заданного в аккаунте по умолчанию в качестве идентификатора отправителя (Caller ID).
Шаг 6. Настройте отправку для филиала
Убедитесь, что fax, отправленные из нового филиала, выглядят правильно и доходят до получателей:
- Идентификатор отправителя (Caller ID): проверьте, какой номер отображается как отправитель у сотрудников филиала. См. статью Что такое предустановленный идентификатор отправителя по умолчанию и как его изменить? Если у пользователя несколько номеров, см. статью Как отправлять fax с нескольких назначенных мне номеров fax?
- Заголовок fax: добавьте название филиала или организации в строку, которая печатается вверху каждой страницы. См. статью Как настроить заголовок fax?
- Титульный лист: добавьте полные контактные данные и логотип филиала. См. статью Как добавить титульный лист к fax?
- Отправка из почты: позвольте сотрудникам отправлять fax прямо из почтового клиента. См. статью Как включить Email-to-Fax для нескольких участников команды?
Отправляете данные пациентов? Если ваш аккаунт соответствует требованиям HIPAA или PHIPA, сотрудникам следует использовать защищённую отправку по TLS email-to-fax на адрес @tls.fax.plus. См. статью Email-to-Fax для аккаунтов Fax.Plus, соответствующих требованиям HIPAA и PHIPA.
Шаг 7. Протестируйте настройки перед началом работы
Прежде чем сообщать новый номер отправителям, проведите быстрое тестирование:
- Отправьте тестовый fax из филиала на другой номер fax, которым вы управляете, и убедитесь, что заголовок и титульный лист выглядят правильно.
- Отправьте тестовый fax на номер филиала и убедитесь, что он поступил каждому назначенному сотруднику.
- Если сотрудники используют email-to-fax, отправьте один тестовый fax также из почты.
Когда тесты будут пройдены, сообщите новый номер fax направляющим врачам и организациям, партнёрам и другим постоянным отправителям.
Шаг 8. Проверьте использование через несколько недель
Когда филиал проработает несколько недель, изучите его активность в разделе «Аналитика». Этот раздел показывает, пользуются ли сотрудники аккаунтом и соответствует ли ваш тариф общему объёму отправок. См. статью Как отслеживать расход fax в моей команде?
Если меняются сотрудники или закрывается филиал
- Сотрудник уволился: удалите его из аккаунта и переназначьте номера, которые были назначены только ему, чтобы не пропустить ни одного fax. См. статью Как добавить или удалить пользователей в моей команде?
- Филиал закрывается или объединяется с другим: переназначьте его номер команде, которая будет обрабатывать его fax, или обратитесь в нашу службу поддержки, чтобы обсудить варианты до удаления номера.
Чек-лист для нового филиала
Скопируйте этот чек-лист для каждого нового филиала:
| Задача | Выполнено |
|---|---|
| Номер fax куплен или отправлен запрос на перенос номера | ☐ |
| Для номера добавлено понятное имя (Friendly Name) | ☐ |
| Сотрудники приглашены в аккаунт | ☐ |
| Руководителю филиала назначена подходящая роль | ☐ |
| Номер назначен только тем сотрудникам, которые получают его fax | ☐ |
| Идентификатор отправителя, заголовок fax и титульный лист проверены | ☐ |
| Email-to-fax включён, если используется | ☐ |
| Тестовый fax отправлен и получен | ☐ |
| Использование проверено в разделе «Аналитика» через несколько недель | ☐ |
Нужна помощь с настройкой нового филиала? Обратитесь в службу поддержки и укажите адрес электронной почты вашего аккаунта и добавляемый филиал.