Se estiver a criar um modelo no Sign.Plus, pode ter notado que os campos do destinatário (signatário) podem ser marcados como opcionais, mas os campos do remetente não. Isto é intencional, mas eis a razão e as soluções alternativas.
Porque é que os campos do remetente são obrigatórios por predefinição
Quando configura um modelo, os campos atribuídos ao remetente do modelo (o utilizador ou quem envia o pedido de assinatura) são preenchidos antes de o pedido ser enviado aos signatários. O assistente de modelos assume que, se adicionou o campo, teve a intenção de o preencher. Isto evita omissões acidentais em campos críticos.
Como deixar um campo do remetente em branco na prática
Tem várias opções:
Opção 1: Não incluir o campo no modelo.
Se uma determinada informação estiver por vezes em branco, a solução mais simples é deixá-la totalmente fora do modelo. Adicione-a por documento, quando necessário.
Opção 2: Incluir o campo, mas introduzir um único espaço ou „N/A“.
Ao enviar o pedido, preencha o campo com um único espaço, „N/A“ ou „—“ para satisfazer o requisito. O campo aparecerá vazio ou com esse marcador no documento final.
Opção 3: Utilizar um campo de destinatário, mas atribuí-lo a „si próprio“.
Adicione o campo ao seu modelo como se fosse um campo de signatário. Configure-o para ser atribuído a um „signatário“ que é, na verdade, o próprio utilizador (o seu próprio endereço de email). Marque-o como opcional. Quando o pedido for enviado, recebe o pedido primeiro, preenche o campo conforme necessário (ou deixa-o em branco) e depois passa-o ao signatário real.
Opção 4: Guardar várias versões do modelo.
Crie um modelo com o campo opcional incluído e outro sem ele. Utilize o modelo adequado para cada tipo de documento.
Dicas para a criação de modelos
- Agrupe os campos por finalidade. Se um campo estiver „sempre ativo“ para um tipo de documento, inclua-o. Se for situacional, considere deixá-lo de fora e adicioná-lo pontualmente.
- Utilize modelos por fluxo de trabalho, em vez de por documento. Guarde modelos separados para „Contrato padrão“, „Contrato internacional“, „Contrato de renovação“, em vez de um único modelo com muitos campos opcionais.
- Teste com um colega. Antes de disponibilizar um novo modelo aos clientes, envie um teste a um colega para garantir que o fluxo faz sentido.