Kto może korzystać z tej funkcji?
Dostępne w planie Enterprise z włączonymi Advanced Security Controls.
Włączana przez właścicieli i administratorów w aplikacji internetowej. Po włączeniu dostępna dla wszystkich członków.
Klienci Enterprise z planem HIPAA lub PHIPA mogą ponownie otrzymywać swoje fax jako załączniki e-mail – a dostarczanie odbywa się bezpiecznie, przez szyfrowane połączenie.
Przegląd
Gdy Advanced Security Controls (ASC) są aktywne, powiadomienia e-mail o fax domyślnie zawierają tylko komunikat, bez przesłanego pliku. Dzięki Fax-to-Email dla kont HIPAA i PHIPA powiadomienia o odebranych i wysłanych fax mogą ponownie zawierać fax jako załącznik.
Aby zabezpieczyć Twoje chronione informacje zdrowotne (PHI), wiadomości e-mail z załącznikami są wysyłane wyłącznie przez połączenia szyfrowane TLS 1.2, z adresu notifications@tls.fax.plus.
Nic się nie zmieni, dopóki nie włączysz tej opcji. Dla kont z ASC domyślnie nadal obowiązuje tryb samego powiadamiania. Załączniki są wysyłane dopiero wtedy, gdy administrator włączy tę funkcję dla Twojej organizacji, a każdy użytkownik włączy załączniki we własnych ustawieniach. Konta bez ASC nie są objęte zmianą.
Wymagania
- Plan Enterprise z aktywowanymi Advanced Security Controls (ASC).
- Podpisana umowa Business Associate Agreement (BAA) w przypadku HIPAA lub PHIPA Service Provider Agreement (SPA) w przypadku PHIPA.
- Serwer poczty odbiorcy obsługujący TLS 1.2. Jeśli go nie obsługuje, wiadomość e-mail nie zostanie wysłana.
Krok 1: Włączenie załączników fax dla organizacji (właściciele i administratorzy)
Administrator włącza tę funkcję jednorazowo dla całej organizacji, akceptując zgodę ASC.
- Zaloguj się na konto Fax.Plus i przejdź do sekcji Ustawienia na pulpicie.
- Na karcie Fax znajdź pole Powiadomienia i kliknij Edytuj.
- Kliknij Zmień obok pozycji E-mail.
- Dla opcji Powiadomienie o odebranym fax i/lub Powiadomienie o wysłanym fax wybierz Włączone (powiadom i dołącz fax do wiadomości).
- Przeczytaj oświadczenie o zgodzie i zaznacz pole, aby zaakceptować je w imieniu swojej organizacji, zgodnie z umową Business Associate Agreement zawartą z Alohi.
- Kliknij Potwierdź.
- Pojawi się komunikat potwierdzający: Załączniki włączone dla Twoich powiadomień. Zalecamy kliknięcie Wyślij e-mail testowy, aby sprawdzić, czy dostarczanie działa, a następnie kliknięcie Gotowe.
Po zaakceptowaniu zgody wszyscy administratorzy i członkowie Twojej organizacji mogą włączyć załączniki fax dla siebie.
Nie dotarła wiadomość testowa? Być może Twój serwer poczty nie obsługuje TLS 1.2. Poproś swój zespół IT o sprawdzenie ustawień TLS serwera poczty oraz o dodanie adresu notifications@tls.fax.plus do listy dozwolonych w Twojej organizacji.
Krok 2: Włączenie załączników fax (wszyscy członkowie)
Gdy administrator włączy tę funkcję, każdy użytkownik sam decyduje w swoich ustawieniach, czy chce otrzymywać fax jako załączniki:
- Zaloguj się na konto Fax.Plus i przejdź do sekcji Ustawienia na pulpicie.
- Na karcie Fax znajdź pole Powiadomienia i kliknij Edytuj.
- Kliknij Zmień obok pozycji E-mail.
- Dla opcji Powiadomienie o odebranym fax i/lub Powiadomienie o wysłanym fax wybierz Włączone (powiadom i dołącz fax do wiadomości). Komunikat potwierdzi, że w Twojej organizacji obowiązują Advanced Security Controls.
- Kliknij Potwierdź.
Kto odpowiada za fax po ich dostarczeniu?
Fax.Plus dostarcza załączniki fax wyłącznie przez połączenia szyfrowane TLS 1.2. Po dostarczeniu wiadomości e-mail za zabezpieczenia zgodne z HIPAA oraz za opiekę nad PHI w infrastrukturze pocztowej odbiorcy odpowiada Twoja organizacja, zgodnie z umową Business Associate Agreement zawartą z Alohi.
Czym różni się od standardowego Fax-to-Email
| Funkcja | Standardowe Fax-to-Email | Fax-to-Email zgodne z HIPAA i PHIPA |
|---|---|---|
| Dostępne w | Kontach bez ASC | Kontach Enterprise z ASC |
| Adres nadawcy | notification@fax.plus | notifications@tls.fax.plus |
| Szyfrowanie TLS | Niewymuszane | Wymagany TLS 1.2 |
| Ustawienie domyślne | Ustawiane przez każdego użytkownika | Tylko powiadomienia, dopóki administrator nie wyrazi zgody |
| Wymagana zgoda administratora | Nie | Tak, jednorazowo dla organizacji |
Najczęściej zadawane pytania
Czy coś zmieni się automatycznie dla mojego zespołu?
Nie. Konta z ASC domyślnie pozostają w trybie samych powiadomień. Załączniki z fax są wysyłane dopiero po zaakceptowaniu przez administratora zgody ASC i włączeniu załączników przez użytkownika we własnych ustawieniach.
Co się stanie, jeśli mój serwer poczty nie obsługuje TLS 1.2?
Wiadomość e-mail nie zostanie wysłana. Twój fax nadal będzie dostępny w zaszyfrowanym archiwum Fax.Plus. Poproś zespół IT o włączenie obsługi TLS 1.2 i nowszych na serwerze poczty, a następnie wyślij testową wiadomość e-mail, aby potwierdzić dostarczanie.
Czy muszę coś instalować?
Nie. Fax-to-Email działa z Twoim dotychczasowym klientem poczty e-mail.
Czy moje fax nadal są przechowywane w Fax.Plus?
Tak. Twoje fax pozostają w w pełni zaszyfrowanym archiwum Fax.Plus, gdzie możesz je wyszukiwać i zarządzać nimi w zakładkach Odebrane i Wysłane.
Kto może włączyć tę funkcję dla naszej organizacji?
Właściciele kont i administratorzy. Gdy administrator zaakceptuje zgodę ASC, pozostali administratorzy i członkowie mogą włączyć załączniki dla siebie.
Włączono załączniki, ale wiadomości e-mail nie docierają. Co należy sprawdzić?
- Upewnij się, że Twój serwer poczty obsługuje TLS 1.2.
- Poproś zespół IT o dodanie adresu notifications@tls.fax.plus do listy dozwolonych nadawców.
- Sprawdź foldery ze spamem lub kwarantanną.
Więcej wskazówek dotyczących rozwiązywania problemów znajdziesz w artykule Dlaczego powiadomienie o przekierowanym fax nie dociera na mój adres e-mail?
Chcesz też wysyłać fax ze swojej poczty e-mail? Zobacz Email-to-Fax dla kont Fax.Plus zgodnych z HIPAA i PHIPA.