Kto może korzystać z tej funkcji?
Dostępne w planie Enterprise.
Dostępne dla właścicieli i administratorów w aplikacji internetowej.
Przechowywanie dokumentów oznacza praktykę przechowywania i zarządzania dokumentami, rejestrami i informacjami przez określony czas, zgodnie z wymogami prawnymi, regulacyjnymi lub biznesowymi.
Wdrażając politykę przechowywania dokumentów, firmy mogą usuwać w pełni zaszyfrowane dokumenty z naszych centrów danych po określonym czasie. Celem przechowywania dokumentów jest zapewnienie, że ważne dokumenty są zachowywane do przyszłego wykorzystania, audytów, zgodności z przepisami oraz celów prawnych, a jednocześnie umożliwienie odpowiedzialnego usuwania dokumentów, które nie są już potrzebne.
Zasada przechowywania dokumentów pozwala właścicielowi konta i administratorom określić liczbę dni, przez jaką Fax.Plus ma przechowywać każdy faks od momentu jego utworzenia. Po upływie określonego okresu Fax.Plus trwale usunie przechowywane faksy. Działanie to obejmuje całą organizację i wpłynie na wszystkich członków zespołu w ramach organizacji Fax.Plus.
Ostrzeżenie: Po usunięciu faksu zgodnie z tą zasadą działania tego nie można cofnąć, a faksy zostaną trwale usunięte po upływie określonego okresu.
Domyślnie Fax.Plus zapewnia pełne szyfrowanie z użyciem 256-bitowego standardu Advanced Encryption Standard (AES) dla wszystkich faksów i ich kopii zapasowych, a aby zapewnić najwyższy poziom ochrony prywatności, przechowujemy dane osobowe użytkowników w naszym szwajcarskim centrum danych, chronionym przez szwajcarską ustawę federalną o ochronie danych (FADP) oraz szwajcarskie federalne rozporządzenie o ochronie danych (FODP).
Firmy działające w branżach regulowanych mogą nadal być zobowiązane do przestrzegania ścisłych wymogów dotyczących przechowywania faksów. Wymogi te mogą obejmować przechowywanie faksów w określonym regionie, lokalnie lub w wyznaczonym repozytorium. Podczas gdy nasza funkcja Data Residency odpowiada na lokalne wymagania dotyczące miejsca przechowywania danych, nasza zasada przechowywania dokumentów pozwala firmom zdecydować się na usunięcie w pełni zaszyfrowanych faksów z naszych centrów danych po upływie określonego czasu.
Domyślnie wszystkie pliki faksów przechowywane w spoczynku są szyfrowane przy użyciu 256-bitowego standardu Advanced Encryption Standard (AES) i przechowywane w szwajcarskich centrach danych z zastosowaniem najwyższych środków ochrony prywatności i bezpieczeństwa. Jeśli jednak z powodów związanych ze zgodnością z przepisami musisz usuwać faksy z naszych serwerów po określonym czasie, możesz ustawić preferowany okres.
Wykonaj poniższe kroki, aby określić okres przechowywania dokumentów:
-
Zaloguj się do swojego konta Fax.Plus i przejdź do sekcji Ustawienia w panelu.
-
W zakładce Bezpieczeństwo znajdź opcję Okres przechowywania dokumentów.
- Następnie kliknij Edytuj.
- Określ okres przechowywania dokumentów dla Odebranych faksów oraz Wysłanych faksów.
- Kliknij Potwierdź.
Po włączeniu zasady przechowywania dokumentów Twoje faksy zostaną trwale usunięte po upływie liczby dni, którą określisz.
Uwaga: Jeśli ustawisz okres przechowywania na 0 dni, wszystkie faksy — wysłane, odebrane lub jedne i drugie — zostaną natychmiast i trwale usunięte z konta po ich przesłaniu.