Kto może korzystać z tej funkcji?
Dostępne w Enterprise planach.
Dostępne dla Właścicieli i Administratorów w aplikacji internetowej.
Ta lista kontrolna przeprowadza Właścicieli i Administratorów konta przez wszystko, czego potrzebuje nowa lokalizacja – od uzyskania numeru fax po potwierdzenie, że pierwszy fax dotarł. Wykonywanie tych samych kroków dla każdej lokalizacji pomaga utrzymać porządek na koncie w miarę jego rozwoju.
Zanim zaczniesz
Przygotuj poniższe informacje o nowej lokalizacji:
- Nazwa lokalizacji w takiej postaci, w jakiej ma być widoczna na koncie (na przykład „Springfield Clinic”).
- Informacja, czy lokalizacja potrzebuje nowego numeru fax, czy zachowa dotychczasowy.
- Lista pracowników, którzy będą tam wysyłać lub odbierać faxy, wraz z ich służbowymi adresami e-mail.
- Osoba, która będzie na co dzień zarządzać lokalizacją, np. kierownik placówki lub biura.
Wskazówka: Jeśli Twoja organizacja dopiero zaczyna korzystać z Fax.Plus, zacznij od serii filmów Fax.Plus Enterprise Admin Onboarding. Ten artykuł opisuje dodawanie kolejnych lokalizacji po skonfigurowaniu konta.
Krok 1: Uzyskaj numer fax dla lokalizacji
Każda lokalizacja zwykle ma własny numer fax, dzięki czemu nadawcy, tacy jak lekarze kierujący, apteki i ubezpieczyciele, zawsze trafiają do właściwego zespołu.
- Potrzebujesz nowego numeru? Kup go w sekcji Numery w swoim Panelu. Zobacz Jakie typy numerów można uzyskać w Fax.Plus?
- Zachowujesz obecny numer lokalizacji? Przenieś go do Fax.Plus, aby nadawcy nie musieli aktualizować swoich danych. Zobacz Jak wygląda proces przenoszenia numeru do Fax.Plus?
Uwaga: Przenoszenie numeru wymaga czasu i zależy od obecnego dostawcy. Utrzymuj dotychczasową usługę fax lokalizacji aktywną do zakończenia przenoszenia, aby nie przegapić żadnych przychodzących faxów.
Krok 2: Nadaj numerowi czytelną nazwę
Dodaj do numeru Przyjazną nazwę, na przykład nazwę lokalizacji. Dzięki temu administratorzy i pracownicy łatwo zobaczą, który numer należy do której lokalizacji, zwłaszcza gdy masz ich wiele. Zobacz Jak przypisać Przyjazną nazwę do numeru fax?
Krok 3: Dodaj zespół lokalizacji
Zaproś każdego pracownika, który będzie korzystać z Fax.Plus w nowej lokalizacji. Zobacz Jak dodać członków do mojego konta?
Jeśli Twoja organizacja korzysta z jednokrotnego logowania (SSO), dodawaj użytkowników za pośrednictwem swojego dostawcy tożsamości. Zobacz Jak zaprosić nowych członków zespołu do konta z włączonym SSO?
Krok 4: Ustaw role i dostęp menedżera
Zdecyduj, kto może co widzieć i czym zarządzać w nowej lokalizacji:
- Nadaj kierownikowi lokalizacji odpowiednią rolę, aby mógł wspierać swój zespół bez konieczności posiadania pełnego dostępu do konta. Zobacz Role i uprawnienia: Właściciel, Administrator, Członek i Menedżer.
- Jeśli menedżerowie mają widzieć przychodzące i wychodzące faxy swojego zespołu, skonfiguruj hierarchię konta. Zobacz Czy administrator może zobaczyć wszystkie przychodzące i wychodzące faxy zespołu?
Krok 5: Przypisz numer fax
Przypisz numer lokalizacji do pracowników, którzy powinni otrzymywać jego faxy. Każda osoba przypisana do numeru otrzymuje przychodzące faxy w swojej skrzynce Odebrane w Fax.Plus oraz w powiadomieniu e-mail.
- Jak przypisać numer fax do członka mojego zespołu?
- Jak przypisać jeden numer fax do wielu członków mojego zespołu?
Kontroluj zużycie stron: Gdy numer jest przypisany do kilku użytkowników, każda przychodząca strona jest wliczana do limitu raz na każdego przypisanego użytkownika. Jednostronicowy fax na numerze współdzielonym przez 5 użytkowników zużywa 5 stron. Przypisuj każdy numer wyłącznie osobom, które muszą odbierać jego faxy. Pozostali pracownicy nadal mogą wysyłać faxy, używając domyślnego identyfikatora nadawcy Twojego konta.
Krok 6: Skonfiguruj wysyłanie dla lokalizacji
Upewnij się, że faxy wysyłane z nowej lokalizacji wyglądają prawidłowo i docierają do odbiorców:
- Identyfikator nadawcy: Sprawdź, który numer wyświetla się jako nadawca w przypadku pracowników danej lokalizacji. Zobacz Jaki jest wstępnie ustawiony/domyślny identyfikator nadawcy i jak mogę go zmienić? Jeśli użytkownik ma kilka numerów, zobacz Jak mogę wysyłać faxy z wielu przypisanych mi numerów fax?
- Nagłówek faxu: Dodaj nazwę lokalizacji lub organizacji do wiersza drukowanego na górze każdej strony. Zobacz Jak mogę dostosować nagłówek faxu?
- Strona tytułowa: Dodaj pełne dane kontaktowe i logo lokalizacji. Zobacz Jak mogę dodać stronę tytułową do faxu?
- Wysyłanie z poczty e-mail: Umożliwij pracownikom wysyłanie faxów bezpośrednio z klienta poczty e-mail. Zobacz Jak włączyć Email-to-Fax dla wielu członków zespołu?
Wysyłasz informacje o pacjentach? Jeśli Twoje konto jest zgodne z HIPAA lub PHIPA, pracownicy powinni korzystać z bezpiecznego TLS email-to-fax pod adresem @tls.fax.plus. Zobacz Email-to-Fax dla kont Fax.Plus zgodnych z HIPAA i PHIPA.
Krok 7: Przetestuj przed uruchomieniem
Zanim poinformujesz nadawców o nowym numerze, wykonaj krótki test:
- Wyślij testowy fax z lokalizacji na inny numer fax, którym dysponujesz, i sprawdź, czy nagłówek oraz strona tytułowa wyglądają prawidłowo.
- Wyślij testowy fax na numer lokalizacji i upewnij się, że dociera do każdego przypisanego pracownika.
- Jeśli pracownicy korzystają z email-to-fax, wyślij także jeden testowy fax z poczty e-mail.
Gdy testy zakończą się powodzeniem, udostępnij nowy numer fax kierującym placówkom, partnerom i innym stałym nadawcom.
Krok 8: Sprawdź wykorzystanie po pierwszych tygodniach
Gdy lokalizacja działa już od kilku tygodni, przejrzyj jej aktywność w sekcji Analityka. Pokazuje ona, czy pracownicy korzystają z konta i czy Twój plan nadal odpowiada łącznemu wolumenowi. Zobacz Jak mogę śledzić zużycie faxów w moim zespole?
Gdy zmienia się personel lub lokalizacja zostaje zamknięta
- Ktoś odchodzi: Usuń tę osobę z konta i przypisz ponownie wszystkie numery, które były przypisane wyłącznie do niej, aby żaden fax nie został pominięty. Zobacz Jak mogę dodawać lub usuwać użytkowników w moim zespole?
- Lokalizacja zostaje zamknięta lub połączona z inną: Przypisz jej numer ponownie do zespołu, który będzie obsługiwać jej faxy, lub skontaktuj się z naszym zespołem pomocy technicznej, aby omówić dostępne opcje, zanim usuniesz numer.
Lista kontrolna nowej lokalizacji
Skopiuj tę listę kontrolną dla każdej nowej lokalizacji:
| Zadanie | Wykonano |
|---|---|
| Numer fax zakupiony lub wniosek o przeniesienie numeru złożony | ☐ |
| Przyjazna nazwa dodana do numeru | ☐ |
| Pracownicy zaproszeni do konta | ☐ |
| Kierownikowi lokalizacji nadano odpowiednią rolę | ☐ |
| Numer przypisany wyłącznie do pracowników, którzy odbierają jego faxy | ☐ |
| Identyfikator nadawcy, nagłówek faxu i strona tytułowa sprawdzone | ☐ |
| Email-to-fax włączony, jeśli jest używany | ☐ |
| Testowy fax wysłany i odebrany | ☐ |
| Wykorzystanie sprawdzone w sekcji Analityka po pierwszych kilku tygodniach | ☐ |
Potrzebujesz pomocy w konfiguracji nowej lokalizacji? Nasz zespół pomocy technicznej chętnie pomoże. Wystarczy, że napiszesz do nas, podając adres e-mail konta i dodawaną lokalizację.