Kto może korzystać z tej funkcji?
Dostępne w planie Enterprise.
Dostępne dla administratorów w aplikacji internetowej.
Ustawa o prawach rodzin w zakresie edukacji i prywatności (Family Educational Rights and Privacy Act, FERPA), 20 U.S.C. § 1232g i 34 CFR Part 99, to amerykańska ustawa federalna chroniąca prywatność dokumentacji edukacyjnej uczniów i studentów. Dotyczy szkół, okręgów szkolnych, kolegiów i uniwersytetów, które otrzymują finansowanie od Departamentu Edukacji USA.
Placówki edukacyjne często muszą wysyłać i podpisywać dokumenty zawierające dane uczniów i studentów, takie jak świadectwa i wykazy ocen, formularze zapisów, dokumenty dotyczące pomocy finansowej oraz indywidualne programy edukacyjne (IEP). Fax.Plus i Sign.Plus pomagają Twojej instytucji bezpiecznie obsługiwać takie dokumenty.
Warto wiedzieć: FERPA dotyczy instytucji edukacyjnych, a nie bezpośrednio dostawców oprogramowania. Nie istnieje oficjalna certyfikacja FERPA dla dostawców. Gdy szkoła korzysta z usługi takiej jak Fax.Plus lub Sign.Plus do przetwarzania dokumentacji uczniów i studentów, jej obowiązki wynikające z FERPA są uregulowane w umowie między szkołą a dostawcą. W przypadku Alohi jest to nasz Aneks FERPA.
Co chroni FERPA
FERPA chroni dokumentację edukacyjną: dokumenty bezpośrednio związane z uczniem lub studentem, prowadzone przez instytucję edukacyjną lub podmiot działający w jej imieniu.
Przed ujawnieniem danych umożliwiających identyfikację osoby (PII) z dokumentacji edukacyjnej szkoły zazwyczaj potrzebują pisemnej zgody rodzica lub pełnoletniego ucznia czy studenta, chyba że zastosowanie ma wyjątek.
Jak FERPA dotyczy dostawców usług
Wyjątkiem najbardziej istotnym dla usług cloud jest wyjątek dotyczący „school official” (przedstawiciela szkoły; 34 CFR § 99.31(a)(1)(i)(B)). Pozwala on szkole udostępniać dokumentację edukacyjną zewnętrznemu dostawcy bez zgody, o ile dostawca:
- Wykonuje usługę lub funkcję, do której szkoła w innym przypadku wykorzystywałaby własnych pracowników
- Pozostaje pod bezpośrednią kontrolą szkoły w zakresie wykorzystywania i prowadzenia dokumentacji
- Wykorzystuje dokumentację wyłącznie do celu, w jakim została udostępniona
W praktyce szkoły spełniają te warunki poprzez pisemną umowę z dostawcą. W przypadku Alohi jest to nasz Aneks FERPA.
Jak Alohi pomaga chronić dokumentację uczniów i studentów
Szyfrowanie podczas transmisji
Dane przesyłane między naszymi aplikacjami (internetową, mobilną i API) a naszymi serwerami są chronione za pomocą TLS 1.2 lub nowszego. Należy pamiętać, że ostatni etap transmisji fax, czyli połączenie z numerem fax odbiorcy, odbywa się w sieci operatora telekomunikacyjnego, a nie w systemach Alohi.
Szyfrowanie danych w spoczynku
Wszystkie przechowywane dokumenty są szyfrowane algorytmem AES z kluczem 256-bitowym, a każdy użytkownik ma unikalny klucz szyfrowania.
Kontrola dostępu
Chroń konta za pomocą uwierzytelniania dwuskładnikowego i korzystaj z uprawnień opartych na rolach, aby dostęp do dokumentów zawierających dane uczniów i studentów mieli tylko upoważnieni pracownicy. Zespoły Enterprise mogą też wymusić 2FA dla wszystkich członków oraz logować się za pomocą SAML SSO.
Ścieżki audytu
Prowadź rejestr wysłanych, odebranych i podpisanych dokumentów ze znacznikami czasu i potwierdzeniami dostarczenia, aby wspierać wewnętrzne przeglądy i audyty.
Kontrola przechowywania danych
W Fax.Plus można ustawić okres przechowywania dokumentów, aby wiadomości fax były trwale usuwane po wybranej liczbie dni. Pomaga to przechowywać dokumentację uczniów i studentów tylko tak długo, jak jest to potrzebne.
Wymagania dotyczące objęcia FERPA
Aby korzystać z Fax.Plus lub Sign.Plus do obsługi dokumentacji uczniów i studentów, Twoja instytucja potrzebuje:
- Podpisanego Aneksu FERPA Alohi. Aneks musi zostać podpisany przed wysłaniem jakiejkolwiek dokumentacji uczniów i studentów za pośrednictwem naszych usług.
- Planu Enterprise z włączonymi Advanced Security Controls. Aneks FERPA jest dostępny wyłącznie w naszym planie Enterprise, a objęcie FERPA obowiązuje tylko wtedy, gdy Advanced Security Controls pozostają włączone dla objętych kont.
Warto wiedzieć: Konta, które nie są wymienione w Aneksie FERPA lub nie mają włączonych Advanced Security Controls, nie są objęte ochroną i nie powinny być używane do obsługi dokumentacji uczniów i studentów.
Jak poprosić o Aneks FERPA
O Aneks FERPA może poprosić administrator konta Enterprise. Aby to zrobić, skontaktuj się z naszym zespołem wsparcia i podaj:
- Nazwę swojej instytucji
- Stan, w którym znajduje się Twoja instytucja
- Produkty, które mają zostać objęte (Fax.Plus, Sign.Plus)
- Konta, które mają zostać objęte, wymienione według adresów e-mail kont
Nasz zespół przygotuje aneks i prześle go do podpisu.
Dobre praktyki dla Twojego zespołu
- Do dokumentów dotyczących uczniów i studentów używaj wyłącznie kont objętych Twoim Aneksem FERPA.
- Pozostaw włączone Advanced Security Controls na wszystkich objętych kontach.
- Włącz uwierzytelnianie dwuskładnikowe dla każdego użytkownika.
- Ogranicz dostęp do dokumentów dotyczących uczniów i studentów do pracowników, którzy potrzebują go ze względu na swoją rolę.
- Przed wysłaniem dokładnie sprawdź numer fax lub adres e-mail odbiorcy.
- Przejrzyj ustawienia przechowywania i usuń dokumenty, które nie są już potrzebne.
- Przeszkol pracowników w zakresie postępowania z informacjami o uczniach i studentach zgodnie z polityką FERPA obowiązującą w Twojej instytucji.
Powiązane artykuły
Ten artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W kwestii obowiązków wynikających z FERPA oraz obowiązujących stanowych przepisów o ochronie prywatności danych uczniów i studentów należy skonsultować się z własnymi doradcami prawnymi lub ds. zgodności.