Ustawa Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) to kanadyjska federalna ustawa o ochronie prywatności w sektorze prywatnym. Określa zasady gromadzenia, wykorzystywania i ujawniania danych osobowych przez organizacje w ramach działalności komercyjnej. Ma zastosowanie niezależnie od formatu tych informacji, w tym do dokumentów przesyłanych faksem.
Fax.Plus zastępuje niezabezpieczone sprzętowe faksy szyfrowaną platformą cloud fax. Pomaga to Twojej organizacji chronić dane osobowe wysyłane i odbierane faksem.
Warto wiedzieć: Nie istnieje oficjalna certyfikacja PIPEDA dla dostawców oprogramowania. Odpowiedzialność za zgodność z PIPEDA spoczywa na Twojej organizacji. Fax.Plus zapewnia środki bezpieczeństwa, które pomagają spełnić obowiązki związane z przetwarzaniem danych osobowych przesyłanych faksem.
Czym jest PIPEDA i dlaczego ma znaczenie
PIPEDA opiera się na dziesięciu zasadach rzetelnego przetwarzania informacji, takich jak rozliczalność, zgoda, ograniczenie wykorzystywania i ujawniania oraz zabezpieczenia. Dwie z nich mają szczególne znaczenie przy wyborze dostawcy usług faksowych:
- Rozliczalność: Twoja organizacja nadal odpowiada za dane osobowe przekazane podmiotowi trzeciemu do przetwarzania, na przykład dostawcy usługi cloud fax. Należy upewnić się, że dostawca zapewnia porównywalny poziom ochrony.
- Zabezpieczenia: dane osobowe muszą być chronione środkami bezpieczeństwa odpowiednimi do ich wrażliwości, przed utratą, kradzieżą oraz nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, kopiowaniem, wykorzystaniem lub modyfikacją.
Organizacje podlegające PIPEDA muszą też zgłaszać Urzędowi Komisarza ds. Prywatności Kanady (Office of the Privacy Commissioner of Canada) naruszenia środków bezpieczeństwa, które stwarzają realne ryzyko poważnej szkody, oraz powiadamiać osoby, których dotyczą.
Tradycyjne faksy utrudniają spełnienie tych wymogów. Dokumenty leżą w tacy wyjściowej, gdzie może je przeczytać każdy w pobliżu. Nie ma szyfrowania ani wiarygodnego rejestru tego, kto i do czego miał dostęp. Przejście na bezpieczną platformę cloud fax to ważny krok w ochronie danych osobowych i zachowaniu zgodności z PIPEDA.
Jak Fax.Plus pomaga zachować zgodność
Fax.Plus szyfruje faksy od momentu przesłania, przez przechowywanie, aż po dostarczenie w obrębie naszej infrastruktury. Umożliwia kontrolę nad tym, kto ma do nich dostęp, oraz wybór przechowywania danych w Kanadzie.
Szyfrowanie podczas przesyłania
Dane przesyłane między naszymi aplikacjami (webową, mobilną i API) a serwerami są chronione protokołem TLS w wersji 1.2 lub nowszej. Ostatni etap przesyłania faksu, czyli połączenie z numerem faksu odbiorcy, odbywa się przez sieć operatora telekomunikacyjnego, a nie przez systemy Fax.Plus.
Szyfrowanie danych przechowywanych
Wszystkie przechowywane faksy są szyfrowane algorytmem AES 256-bitowym, z unikalnym kluczem szyfrowania dla każdego użytkownika.
Przechowywanie danych w Kanadzie
Klienci Enterprise mogą wybrać przechowywanie bieżących danych i kopii zapasowych w Kanadzie. Dostępne są regiony Toronto i Montreal, dzięki czemu dane osobowe pozostają w kraju.
Kontrola dostępu
Chroń konta za pomocą uwierzytelniania dwuskładnikowego. Stosuj uprawnienia oparte na rolach i dedykowane numery faksu, aby dane osobowe przetwarzali wyłącznie upoważnieni pracownicy. Zespoły Enterprise mogą dodatkowo wymusić 2FA dla wszystkich członków i logować się przez SAML SSO.
Ścieżki audytu i potwierdzenie dostarczenia
Prowadź przeszukiwalny rejestr wszystkich wysłanych i odebranych faksów ze znacznikami czasu i potwierdzeniami dostarczenia. Będzie on gotowy na potrzeby przeglądów prywatności i audytów wewnętrznych.
Kontrola okresu przechowywania
Ustaw okres przechowywania dokumentów, aby faksy były trwale usuwane po wybranej liczbie dni. Pomaga to przechowywać dane osobowe tylko tak długo, jak jest to potrzebne.
Dobre praktyki dla Twojego zespołu
- Stosuj silne hasła i włącz uwierzytelnianie dwuskładnikowe dla każdego użytkownika.
- Ogranicz dostęp do danych osobowych do upoważnionych pracowników za pomocą ról i uprawnień.
- Przed wysłaniem dokładnie sprawdź numer faksu odbiorcy i użyj strony tytułowej z klauzulą poufności.
- Sprawdź ustawienia przechowywania i usuń dokumenty, które nie są już potrzebne.
- Przeszkol pracowników w zakresie postępowania z danymi osobowymi przesyłanymi faksem.
Powiązane artykuły
- Funkcje bezpieczeństwa i ochrony danych w Alohi Suite
- Faks zgodny z PHIPA dla opieki zdrowotnej w Ontario
Masz pytania dotyczące korzystania z Fax.Plus zgodnie z PIPEDA? Skontaktuj się z naszym zespołem wsparcia, a chętnie pomożemy.
Ten artykuł ma wyłącznie charakter ogólnoinformacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawie obowiązków wynikających z PIPEDA skonsultuj się z własnymi doradcami prawnymi lub ds. prywatności.