Kto może korzystać z tej funkcji?
Dostępne w planie Enterprise.
Dostępne dla wszystkich użytkowników w aplikacji internetowej.
Klienci Enterprise korzystający z planu HIPAA lub PHIPA mogą wysyłać faksy bezpośrednio z klienta poczty e-mail – z pełną zgodnością z PHI i bez potrzeby instalowania dodatkowego oprogramowania.
Omówienie
Bezpieczne wysyłanie faksów e-mailem z wymuszonym TLS to dedykowany, wzmocniony proces, który umożliwia autoryzowanym użytkownikom wysyłanie faksów poprzez wysłanie wiadomości e-mail na numer faksu odbiorcy w specjalnej domenie. Jest to funkcja odrębna od standardowego wysyłania faksów e-mailem i wymusza mechanizmy zgodności na poziomie infrastruktury.
Aby korzystać z tej funkcji, organizacja musi ukończyć proces wdrożenia HIPAA lub PHIPA, w tym aktywować Advanced Security Controls (ASC) – dostępne w ramach kont Enterprise – oraz podpisać Business Associate Agreement (BAA) lub PHIPA Service Provider Agreement z Fax.Plus. Musi to skonfigurować właściciel konta lub administrator.
Wiadomości e-mail należy wysyłać na adres:
+1XXXXXXXXXX@tls.fax.plus
Wymuszony TLS
Cały ruch e-mail jest szyfrowany za pomocą TLS.
Jak zacząć
- Aktywować Advanced Security Controls (ASC) w ramach konta Enterprise i podpisać HIPAA Business Associate Agreement lub PHIPA Service Provider Agreement z Fax.Plus.
- Potwierdzić, że plan to Enterprise z włączonym trybem HIPAA lub PHIPA.
- Wysłać wiadomość na adres
+1XXXXXXXXXX@tls.fax.plus, zastępując numer numerem faksu odbiorcy.
Należy upewnić się, że funkcja Email to Fax jest aktywna, przechodząc do Ustawień, klikając zakładkę Faksowanie, a następnie przewijając w dół do sekcji Send Fax From Email & Desktop.
Jeśli funkcja nie jest aktywna, należy kliknąć Konfiguruj, a następnie kliknąć przełączniki, aby aktywować wysyłanie faksu za pomocą e-maila. Następnie należy kliknąć Potwierdź.
Nie jest potrzebny nowy klient poczty e-mail. Ta funkcja działa z istniejącym klientem poczty e-mail.
Konfiguracja
Nie jest wymagana żadna dodatkowa konfiguracja poza spełnieniem wymogów zgodności (ASC + BAA lub ASC + SPA). Po spełnieniu obu warunków wysyłanie faksów e-mailem na adres @tls.fax.plus zostaje automatycznie włączone z wymuszonym TLS.
Różnice względem standardowego wysyłania faksów e-mailem
To dwie odrębne funkcje, różniące się infrastrukturą, adresami oraz gwarancjami zgodności.
| Funkcja | Standardowe wysyłanie faksów e-mailem | Wysyłanie faksów e-mailem z TLS |
|---|---|---|
| Adres nadawcy | @fax.plus | @tls.fax.plus |
| Dostępne w planie | Wszystkie plany płatne | Wyłącznie Enterprise + HIPAA lub PHIPA |
| Wymuszony TLS | Nie | Tak |
| Zgodność z PHI | Nie | Tak |
| Wymagane BAA | Nie | Tak, dla HIPAA |
| Wymagane SPA | Nie | Tak, dla PHIPA |
Nieprawidłowy adres? Jeśli konto z obsługą HIPAA lub konto z obsługą PHIPA wyśle wiadomość na adres @fax.plus zamiast @tls.fax.plus, system automatycznie przekierowuje wiadomość do kanału zgodnego z HIPAA lub PHIPA.
Najczęściej zadawane pytania
Czy trzeba coś zainstalować?
Nie. Funkcja TLS email-to-fax działa z już posiadanym klientem poczty e-mail.
Kto musi podpisać BAA lub SPA?
Aby rozpocząć, należy skontaktować się z administratorem konta.
Czy do wysyłania można użyć dowolnego adresu e-mail?
Za pomocą tej funkcji wysyłać mogą tylko adresy e-mail dodane/skonfigurowane jako użytkownicy w ramach konta Fax.Plus z obsługą HIPAA lub PHIPA. Nieautoryzowani nadawcy są odrzucani na poziomie infrastruktury.
Co dzieje się z faksami wysłanymi na nieprawidłową domenę?
Konta z obsługą HIPAA lub PHIPA próbujące wysłać wiadomość na adres @fax.plus są automatycznie przekierowywane do kanału TLS. Rozdzielenie to jest wymuszane na poziomie infrastruktury – nie można przypadkowo wysłać danych PHI przez niezgodny kanał.