Krótka odpowiedź: Nie. Zgodna z HIPAA usługa faksowania w Fax.Plus wymaga planu Enterprise z podpisaną umową Business Associate Agreement (BAA) oraz odpowiednio włączonymi mechanizmami zabezpieczeń.
Dlaczego zgodność z HIPAA wymaga planu Enterprise
Zgodność faksowania z HIPAA wymaga kilku elementów, które nie są dostępne w planach Free, Basic, Premium ani Business:
- Podpisana umowa BAA – dostępna tylko w planie Enterprise.
- Advanced Security Controls – dostępne tylko w planie Enterprise.
- Rejestrowanie zdarzeń (audyt) – wymagane przez HIPAA, dostępne tylko w planie Enterprise.
- Kontrola dostępu wielu użytkowników z uprawnieniami opartymi na rolach – tylko w planie Enterprise.
- Opcje lokalizacji danych dla organizacji wymagających przechowywania danych wyłącznie w USA – tylko w planie Enterprise.
Jeśli przesyłane są chronione informacje zdrowotne (PHI) bez podpisanej umowy BAA, żadna ze stron nie spełnia wymogów HIPAA.
Które plany są zgodne z HIPAA
- Free, Pay-As-You-Go, Basic, Premium lub Business: Niezgodne z HIPAA. Nie należy używać do przesyłania PHI.
- Enterprise: Zgodny z HIPAA. Obejmuje dodatkowe funkcje, takie jak dedykowane ścieżki audytu i opcje lokalizacji danych.
Jak przejść na plan zgodny z HIPAA
- Przejdź na plan Enterprise w Ustawienia → Plan i płatności.
- Po zmianie planu włącz Advanced Security Controls w Ustawienia → Bezpieczeństwo.
- Poproś o umowę BAA: zobacz znaczenie statusów umowy BAA w ramach HIPAA.
- Gdy umowa BAA zostanie podpisana, a mechanizmy zabezpieczeń będą włączone, można przesyłać PHI zgodnie z wymogami HIPAA.
„Prowadzę małą praktykę, a plan Enterprise jest zbyt drogi”
Koszt zgodnej z HIPAA usługi faksowania jest wyższy niż podstawowej usługi faksowania. Wynika to z mechanizmów zabezpieczeń, infrastruktury audytowej oraz ochrony prawnej wynikającej z umowy BAA, wymaganych przez prawo federalne.
Jeśli PHI jest przetwarzane rzadko, a plan Enterprise jest rzeczywiście poza zasięgiem, warto rozważyć:
- Innego dostawcę skierowanego specjalnie do małych praktyk medycznych.
- Tradycyjną linię faksową u obecnego dostawcy usług telekomunikacyjnych, która może być zgodna z HIPAA na podstawie zawartej z nim umowy BAA.
- Korzystanie z planu Enterprise zgodnego z HIPAA wyłącznie do faksów zawierających PHI oraz innego narzędzia (innego niż Fax.Plus lub Free) do przypadków niezwiązanych z PHI.
Co zrobić, jeśli PHI zostało już wysłane w planie niespełniającym wymogów?
Alohi nie pełni roli doradcy prawnego w zakresie zgodności z HIPAA. W przypadku obsługi naruszeń zaleca się konsultację z inspektorem ds. zgodności lub prawnikiem specjalizującym się w HIPAA.
Jestem podmiotem objętym ochroną / podmiotem stowarzyszonym. Czy posiadacie certyfikat HIPAA?
Nie istnieje formalny certyfikat HIPAA (HIPAA nie posiada programu certyfikacji). Fax.Plus w planie Enterprise spełnia techniczne wymogi zabezpieczeń określone przez HIPAA. Umowy BAA są podpisywane z podmiotami objętymi ochroną oraz podmiotami stowarzyszonymi. Więcej informacji znajduje się na stronie dotyczącej zgodności z HIPAA.