Wie kan deze functie gebruiken?
Beschikbaar met het Enterprise-abonnement waarbij Advanced Security Controls is ingeschakeld.
Wordt ingeschakeld door eigenaren en beheerders in de webapp. Zodra de functie is ingeschakeld, is deze toegankelijk voor alle leden.
Enterprise-klanten met een HIPAA- of PHIPA-abonnement kunnen hun faxen nu weer als e-mailbijlagen ontvangen - waarbij de fax veilig via een versleutelde verbinding wordt afgeleverd.
Overzicht
Wanneer Advanced Security Controls (ASC) actief zijn, bevatten e-mailmeldingen van faxen standaard alleen een melding, zonder het gefaxte bestand. Met Fax-to-Email voor HIPAA- en PHIPA-accounts kunnen uw meldingen van ontvangen en verzonden faxen de fax weer als bijlage bevatten.
Om uw beschermde gezondheidsgegevens (PHI) veilig te houden, worden e-mails met bijlagen alleen verzonden via met TLS 1.2 versleutelde verbindingen, vanaf notifications@tls.fax.plus.
Er verandert niets totdat u ervoor kiest. De standaardinstelling voor ASC-accounts blijft: alleen een melding. Bijlagen worden pas verzonden zodra een beheerder de functie voor uw organisatie inschakelt en elke gebruiker bijlagen inschakelt in de eigen instellingen. Accounts zonder ASC worden niet beïnvloed.
Vereisten
- Een Enterprise-abonnement waarop Advanced Security Controls (ASC) is geactiveerd.
- Een ondertekende Business Associate Agreement (BAA) voor HIPAA, of een PHIPA Service Provider Agreement (SPA) voor PHIPA.
- Een mailserver van de ontvanger die TLS 1.2 ondersteunt. Als dat niet zo is, wordt er geen e-mail verzonden.
Stap 1: faxbijlagen inschakelen voor uw organisatie (eigenaren en beheerders)
Een beheerder schakelt deze functie één keer voor de hele organisatie in door de ASC-toestemming te accepteren.
- Log in op uw Fax.Plus-account en ga naar het gedeelte Instellingen op uw dashboard.
- Zoek op het tabblad Faxen het vak Melding en klik op Bewerken.
- Klik op Wijzigen naast E-mail.
- Selecteer bij Melding ontvangen fax en/of Melding verzonden fax de optie Aan (melden en fax aan bericht toevoegen).
- Lees de toestemmingsverklaring en vink het vakje aan om deze namens uw organisatie te accepteren, in overeenstemming met uw Business Associate Agreement met Alohi.
- Klik op Bevestigen.
- Er verschijnt een bevestigingsbericht: Bijlagen ingeschakeld voor uw meldingen. We raden aan op Test-e-mail verzenden te klikken om te controleren of de aflevering werkt, en vervolgens op Gereed te klikken.
Zodra de toestemming is geaccepteerd, kunnen alle beheerders en leden van uw organisatie faxbijlagen voor zichzelf inschakelen.
Geen test-e-mail ontvangen? Mogelijk ondersteunt uw mailserver TLS 1.2 niet. Vraag uw IT-team om de TLS-instellingen van uw mailserver te controleren en notifications@tls.fax.plus toe te voegen aan de lijst met toegestane afzenders van uw organisatie.
Stap 2: faxbijlagen inschakelen (alle leden)
Nadat een beheerder de functie heeft ingeschakeld, kiest elke gebruiker in de eigen instellingen of faxen als bijlage worden ontvangen:
- Log in op uw Fax.Plus-account en ga naar het gedeelte Instellingen op uw dashboard.
- Zoek op het tabblad Faxen het vak Melding en klik op Bewerken.
- Klik op Wijzigen naast E-mail.
- Selecteer bij Melding ontvangen fax en/of Melding verzonden fax de optie Aan (melden en fax aan bericht toevoegen). Een bericht bevestigt dat Advanced Security Controls voor uw organisatie van kracht zijn.
- Klik op Bevestigen.
Wie is verantwoordelijk voor de faxen zodra ze zijn afgeleverd?
Fax.Plus levert uw faxbijlagen uitsluitend af via met TLS 1.2 versleutelde verbindingen. Zodra een e-mail is afgeleverd, zijn de HIPAA-waarborgen en het beheer van PHI op de mailinfrastructuur van de ontvanger de verantwoordelijkheid van uw organisatie, zoals vastgelegd in uw Business Associate Agreement met Alohi.
Hoe het verschilt van standaard Fax-to-Email
| Functie | Standaard Fax-to-Email | HIPAA & PHIPA Fax-to-Email |
|---|---|---|
| Beschikbaar voor | Accounts zonder ASC | Enterprise-accounts met ASC |
| Afzenderadres | notification@fax.plus | notifications@tls.fax.plus |
| TLS-versleuteling | Niet afgedwongen | TLS 1.2 vereist |
| Standaardinstelling | Ingesteld door elke gebruiker | Alleen melding, totdat een beheerder dit inschakelt |
| Toestemming van beheerder vereist | Nee | Ja, eenmalig per organisatie |
Veelgestelde vragen
Verandert er automatisch iets voor uw team?
Nee. ASC-accounts ontvangen standaard alleen een melding. Faxbijlagen worden pas verzonden nadat een beheerder de ASC-toestemming heeft geaccepteerd en een gebruiker bijlagen heeft ingeschakeld in de eigen instellingen.
Wat gebeurt er als uw mailserver geen TLS 1.2 ondersteunt?
Er wordt geen e-mail verzonden. Uw fax blijft beschikbaar in uw versleutelde Fax.Plus-archief. Vraag uw IT-team om TLS 1.2 en hoger in te schakelen op uw mailserver en verstuur vervolgens een test-e-mail om de bezorging te bevestigen.
Moet u iets installeren?
Nee. Fax-to-Email werkt met uw bestaande e-mailprogramma.
Worden uw faxen nog steeds opgeslagen in Fax.Plus?
Ja. Uw faxen blijven bewaard in uw volledig versleutelde Fax.Plus-archief, waar u ze kunt doorzoeken en beheren via de tabbladen Postvak IN en Verzonden.
Wie kan de functie voor uw organisatie inschakelen?
Accounteigenaren en beheerders. Zodra een beheerder de ASC-toestemming heeft geaccepteerd, kunnen andere beheerders en leden bijlagen voor zichzelf inschakelen.
U hebt bijlagen ingeschakeld, maar ontvangt de e-mails niet? Wat moet u controleren?
- Controleer of uw mailserver TLS 1.2 ondersteunt.
- Vraag uw IT-team om notifications@tls.fax.plus toe te voegen aan uw lijst met toegestane afzenders.
- Controleer uw spam- of quarantainemap.
Zie voor meer stappen voor probleemoplossing Waarom komt mijn melding van een doorgestuurde fax niet aan in mijn e-mail?
Wilt u ook faxen versturen vanuit uw e-mail? Zie Email-to-Fax voor HIPAA- en PHIPA-conforme Fax.Plus-accounts.