Wie kan deze functie gebruiken?
Beschikbaar in het Enterprise-abonnement.
Toegankelijk voor eigenaren en beheerders in de webapp.
Documentbewaring verwijst naar het opslaan en bewaren van documenten, bestanden en informatie gedurende een bepaalde periode, in overeenstemming met wettelijke, regelgevende of zakelijke vereisten.
Met een beleid voor documentbewaring kunnen bedrijven ervoor kiezen hun volledig versleutelde documenten na een bepaalde periode uit onze datacenters te verwijderen. Documentbewaring zorgt ervoor dat belangrijke documenten worden bewaard voor toekomstige naslag, audits, naleving van regelgeving en juridische doeleinden. Tegelijk kunnen documenten die niet meer nodig zijn, op verantwoorde wijze worden verwijderd.
Met het beleid voor documentbewaring kunnen de accounteigenaar en beheerders opgeven hoeveel dagen Fax.Plus elke fax na aanmaak moet bewaren. Zodra deze periode is verstreken, verwijdert Fax.Plus de opgeslagen faxen definitief. Deze actie geldt voor het hele bedrijf en heeft gevolgen voor alle teamleden binnen uw Fax.Plus-organisatie.
Waarschuwing: Zodra een fax op basis van dit beleid is verwijderd, kan deze actie niet ongedaan worden gemaakt en worden uw faxen na de ingestelde periode definitief verwijderd.
Fax.Plus biedt standaard volledige versleuteling met 256-bit Advanced Encryption Standard (AES) voor alle faxen en hun back-ups. Om de sterkst mogelijke privacybescherming te bieden, slaan wij de persoonsgegevens van gebruikers op in ons Zwitserse datacenter, dat wordt beschermd door de Zwitserse federale wet op de gegevensbescherming (FADP) en de Zwitserse federale verordening op de gegevensbescherming (FODP).
Bedrijven in gereguleerde sectoren kunnen nog steeds te maken hebben met strikte eisen voor de opslag van faxen. Deze eisen kunnen inhouden dat faxen binnen een specifieke regio, lokaal of in een aangewezen opslagplaats worden bewaard. Onze functie Gegevenslocatie voldoet aan lokale eisen voor gegevenslocatie, terwijl ons beleid voor documentbewaring bedrijven de mogelijkheid biedt om hun volledig versleutelde faxen na een bepaalde periode uit onze datacenters te laten verwijderen.
Standaard worden alle faxbestanden in rust versleuteld met 256-bit Advanced Encryption Standard (AES) en opgeslagen in Zwitserse datacenters met de hoogste privacy- en beveiligingsmaatregelen. Als u faxen om nalevingsredenen na een bepaalde periode van onze servers moet verwijderen, kunt u echter de gewenste periode instellen.
Volg deze stappen om uw bewaartermijn voor documenten in te stellen:
-
Log in op uw Fax.Plus-account en ga naar het gedeelte Instellingen op uw dashboard.
-
Zoek onder het tabblad Beveiliging het onderdeel Bewaartermijn voor documenten.
- Klik vervolgens op Bewerken.
- Geef de bewaartermijn voor documenten op voor Ontvangen faxen en ook voor Verzonden faxen.
- Klik op Bevestigen.
Als u het beleid voor documentbewaring inschakelt, worden uw faxen definitief verwijderd na het aantal dagen dat u opgeeft.
Opmerking: Houd er rekening mee dat als u de bewaartermijn op 0 dagen instelt, alle faxen — verzonden, ontvangen of beide — direct na verzending definitief uit uw account worden verwijderd.