Wie kan deze functie gebruiken?
Beschikbaar in het Enterprise-abonnement.
Toegankelijk voor beheerders in de webapp.
De Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA), 20 U.S.C. § 1232g en 34 CFR Part 99, is een Amerikaanse federale wet die de privacy van onderwijsgegevens van leerlingen en studenten beschermt. De wet is van toepassing op scholen, schooldistricten, colleges en universiteiten die financiering ontvangen van het Amerikaanse ministerie van Onderwijs.
Onderwijsinstellingen moeten vaak documenten versturen en ondertekenen die gegevens van leerlingen en studenten bevatten, zoals cijferlijsten, inschrijfformulieren, documenten voor studiefinanciering en Individualized Education Programs (IEP's). Met Fax.Plus en Sign.Plus verwerkt uw instelling deze documenten veilig.
Goed om te weten: FERPA is van toepassing op onderwijsinstellingen, niet rechtstreeks op softwareleveranciers. Er bestaat geen officiële FERPA-certificering voor leveranciers. Wanneer een school een dienst zoals Fax.Plus of Sign.Plus gebruikt voor leerlingdossiers, worden de FERPA-verplichtingen van de school geregeld via de overeenkomst tussen de school en de aanbieder. Bij Alohi is dit ons FERPA Addendum.
Wat FERPA beschermt
FERPA beschermt onderwijsgegevens: gegevens die rechtstreeks verband houden met een leerling of student en die worden bijgehouden door een onderwijsinstelling of door een partij die namens die instelling optreedt.
Scholen hebben doorgaans schriftelijke toestemming nodig van een ouder of van een bevoegde student voordat zij persoonsgegevens (personally identifiable information, PII) uit onderwijsgegevens openbaar maken, tenzij een uitzondering van toepassing is.
Hoe FERPA van toepassing is op dienstverleners
De uitzondering die het meest relevant is voor clouddiensten, is de school official exception (34 CFR § 99.31(a)(1)(i)(B)). Hiermee mag een school onderwijsgegevens zonder toestemming delen met een externe aanbieder, mits die aanbieder:
- Een dienst of functie uitvoert waarvoor de school anders eigen medewerkers zou inzetten
- Onder rechtstreekse controle van de school staat met betrekking tot het gebruik en het beheer van de gegevens
- De gegevens alleen gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn gedeeld
In de praktijk voldoen scholen aan deze voorwaarden via een schriftelijke overeenkomst met de aanbieder. Bij Alohi is deze overeenkomst ons FERPA Addendum.
Hoe Alohi u helpt leerlingdossiers te beschermen
Versleuteling tijdens verzending
Gegevens die tussen onze apps (web, mobiel en API) en onze servers worden verzonden, worden beschermd met TLS 1.2 of hoger. Houd er rekening mee dat het laatste deel van een fax, het gesprek naar het faxnummer van de ontvanger, via het netwerk van de telecomprovider verloopt en niet via de systemen van Alohi.
Versleuteling van opgeslagen gegevens
Alle opgeslagen documenten worden versleuteld met 256-bits AES, met een unieke versleutelingssleutel voor elke gebruiker.
Toegangsbeheer
Beveilig accounts met tweestapsverificatie en gebruik rolgebaseerde machtigingen, zodat alleen bevoegde medewerkers toegang hebben tot documenten met gegevens van leerlingen of studenten. Enterprise-teams kunnen tweestapsverificatie ook verplicht stellen voor elk lid en inloggen met SAML SSO.
Audittrails
Houd een overzicht bij van verzonden, ontvangen en ondertekende documenten, met tijdstempels en afleverbevestigingen, ter ondersteuning van interne controles en audits.
Bewaarinstellingen
In Fax.Plus kunt u een bewaartermijn voor documenten instellen, zodat faxen na het aantal dagen dat u kiest definitief worden verwijderd. Zo bewaart u leerlingdossiers niet langer dan nodig.
Vereisten voor FERPA-dekking
Om Fax.Plus of Sign.Plus te gebruiken voor leerlingdossiers heeft uw instelling het volgende nodig:
- Een ondertekend Alohi FERPA Addendum. Het addendum moet zijn ondertekend voordat u leerlingdossiers via onze diensten verstuurt.
- Een Enterprise-abonnement met ingeschakelde Advanced Security Controls. Het FERPA Addendum is alleen beschikbaar in ons Enterprise-abonnement, en de FERPA-dekking geldt alleen zolang Advanced Security Controls ingeschakeld blijven voor de gedekte accounts.
Goed om te weten: Accounts die niet in uw FERPA Addendum worden vermeld, of waarvoor Advanced Security Controls niet zijn ingeschakeld, zijn niet gedekt en mogen niet worden gebruikt voor leerlingdossiers.
Hoe u het FERPA Addendum aanvraagt
Het FERPA Addendum kan worden aangevraagd door een beheerder van een Enterprise-account. Neem hiervoor contact op met ons supportteam en vermeld daarbij:
- De naam van uw instelling
- De staat waarin uw instelling is gevestigd
- Het product of de producten die u gedekt wilt hebben (Fax.Plus, Sign.Plus)
- Het account of de accounts die u gedekt wilt hebben, vermeld met het e-mailadres van het account
Ons team stelt het addendum op en stuurt het ter ondertekening naar u toe.
Best practices voor uw team
- Gebruik voor leerlingdossiers uitsluitend accounts die onder uw FERPA Addendum vallen.
- Houd Advanced Security Controls ingeschakeld voor alle gedekte accounts.
- Schakel tweestapsverificatie in voor elke gebruiker.
- Beperk de toegang tot leerlingdossiers tot medewerkers die deze nodig hebben voor hun functie.
- Controleer het faxnummer of e-mailadres van de ontvanger nogmaals voordat u verzendt.
- Controleer uw bewaarinstellingen en verwijder documenten die u niet meer nodig hebt.
- Train medewerkers in het omgaan met gegevens van leerlingen en studenten conform het FERPA-beleid van uw instelling.
Gerelateerde artikelen
Dit artikel dient uitsluitend ter algemene informatie en vormt geen juridisch advies. Raadpleeg uw eigen juridische of compliance-adviseurs over uw verplichtingen onder FERPA en de toepasselijke staatswetten inzake privacy van gegevens van leerlingen en studenten.