PIPEDA en Fax.Plus

De Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) is de Canadese federale privacywet voor de private sector. De wet stelt de regels vast voor hoe organisaties persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en verstrekken in het kader van commerciële activiteiten. Ze geldt ongeacht het formaat van die gegevens, en dus ook voor gefaxte documenten.

Fax.Plus vervangt onveilige fysieke faxapparaten door een versleuteld cloud-faxplatform. Zo helpt het uw organisatie de persoonsgegevens te beschermen die u per fax verstuurt en ontvangt.

Wat PIPEDA is en waarom de wet belangrijk is

PIPEDA is gebaseerd op tien principes voor eerlijke omgang met informatie, waaronder verantwoordingsplicht, toestemming, beperking van gebruik en verstrekking, en beveiligingsmaatregelen. Twee daarvan zijn vooral relevant bij de keuze van een faxprovider:

• Verantwoordingsplicht: uw organisatie blijft verantwoordelijk voor persoonsgegevens die zij ter verwerking aan een derde partij overdraagt, zoals een cloud-faxprovider. U moet ervoor zorgen dat die provider een vergelijkbaar beschermingsniveau biedt.
• Beveiligingsmaatregelen: persoonsgegevens moeten worden beschermd met beveiligingsmaatregelen die passen bij de gevoeligheid van de gegevens, tegen verlies, diefstal en ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, kopiëring, gebruik of wijziging.

Organisaties die onder PIPEDA vallen, moeten inbreuken op beveiligingsmaatregelen die een reëel risico op aanzienlijke schade opleveren ook melden aan het Office of the Privacy Commissioner of Canada en de betrokken personen op de hoogte stellen.

Traditionele faxapparaten maken dit lastig. Documenten liggen in een uitvoerbak waar iedereen in de buurt ze kan lezen, er is geen versleuteling en er is geen betrouwbaar overzicht van wie wat heeft ingezien. Overstappen op een veilig cloud-faxplatform is een belangrijke stap om persoonsgegevens te beschermen en te voldoen aan PIPEDA.

Hoe Fax.Plus u helpt te voldoen aan de wet

Fax.Plus versleutelt uw faxen vanaf het uploaden tot en met opslag en verzending binnen onze infrastructuur, geeft u controle over wie toegang heeft en laat u kiezen om uw gegevens in Canada te bewaren.

Versleuteling tijdens verzending

Gegevens die tussen onze apps (web, mobiel en API) en onze servers worden verzonden, worden beschermd met TLS 1.2 of hoger. Let op: het laatste deel van een fax, het gesprek naar het faxnummer van de ontvanger, loopt via het netwerk van de telecomaanbieder en niet via de systemen van Fax.Plus.

Versleuteling in opslag

Alle opgeslagen faxen worden versleuteld met 256-bits AES, met een unieke versleutelingssleutel voor elke gebruiker.

Gegevensopslag in Canada

Enterprise-klanten kunnen ervoor kiezen hun actuele gegevens en back-ups in Canada op te slaan. Daarvoor zijn de regio's Toronto en Montreal beschikbaar, zodat persoonsgegevens binnen het land blijven.

Toegangsbeheer

Beveilig accounts met tweestapsverificatie en gebruik rolgebaseerde machtigingen en speciale faxnummers, zodat alleen bevoegde medewerkers persoonsgegevens verwerken. Enterprise-teams kunnen bovendien 2FA voor elk teamlid verplicht stellen en inloggen met SAML SSO.

Audittrails en afleverbevestiging

Houd een doorzoekbaar overzicht bij van elke verzonden en ontvangen fax, met tijdstempels en afleverbevestigingen, bruikbaar bij privacycontroles en interne audits.

Bewaarinstellingen

Stel een bewaartermijn voor documenten in, zodat faxen na het door u gekozen aantal dagen definitief worden verwijderd. Zo bewaart u persoonsgegevens niet langer dan nodig.

Aanbevolen werkwijzen voor uw team

• Gebruik sterke wachtwoorden en schakel tweestapsverificatie in voor elke gebruiker.
• Beperk de toegang tot persoonsgegevens tot bevoegde medewerkers via rollen en machtigingen.
• Controleer het faxnummer van de ontvanger nogmaals voordat u de fax verstuurt en gebruik een vertrouwelijk voorblad.
• Controleer uw bewaarinstellingen en verwijder documenten die u niet meer nodig hebt.
• Train medewerkers in de omgang met persoonsgegevens per fax.

Gerelateerde artikelen

• Beveiligings- en gegevensbeschermingsfuncties van Alohi Suite
• PHIPA-conforme fax voor de gezondheidszorg in Ontario

Hebt u vragen over het gebruik van Fax.Plus onder PIPEDA? Neem contact op met ons supportteam. Wij helpen u graag.

Dit artikel dient uitsluitend ter algemene informatie en vormt geen juridisch advies. Raadpleeg uw eigen juridische of privacyadviseurs over uw verplichtingen onder PIPEDA.