Uw KI-spraakagent in Dial.Plus is afhankelijk van de kennis die u aanlevert om bellers nauwkeurige, consistente en behulpzame antwoorden te geven. Met een goed gestructureerde kennisbank stelt u uw agent in staat uw bedrijf volledig te begrijpen, in de juiste toon te antwoorden en verwarring tot een minimum te beperken.
Dit artikel beschrijft best practices voor het organiseren en structureren van KI-kennis, zodat uw agent optimaal kan presteren en uw bellers een naadloze ervaring krijgen.
Soorten kennis die u kunt toevoegen
In Dial.Plus kunt u uw KI-agent kennis aanbieden in verschillende formaten, afhankelijk van het soort informatie dat u wilt delen:
- Links – Verwijs uw agent naar externe bronnen, zoals pagina's met veelgestelde vragen, artikelen uit een helpcentrum of documentatie.
- Bestanden – Upload ondersteunende documenten voor meer gedetailleerde informatie. Ondersteunde formaten zijn:
.txt, .pdf, .doc, .docx en .md (maximale bestandsgrootte: 5 MB per bestand). - Tekst – Voeg korte antwoorden, instructies of richtlijnen rechtstreeks toe aan het platform.
- Gedeelde kennis – Hergebruik kennis die u al voor andere agents hebt toegevoegd, zodat de informatie binnen uw organisatie consistent blijft.
Best practices voor het structureren van kennis
Een goed gestructureerde kennisbank zorgt ervoor dat uw KI-spraakagent in Dial.Plus nauwkeurig, consistent en in de juiste toon kan antwoorden. Dit zijn enkele belangrijke richtlijnen:
Houd alles georganiseerd
- Groepeer kennis per onderwerp (bijv. prijzen, retouren, technische ondersteuning).
- Gebruik duidelijke titels en labels, zodat inhoud gemakkelijk te herkennen, bij te werken en te beheren is.
Wees duidelijk en beknopt
- Schrijf in eenvoudige, directe taal.
- Vermijd jargon, tenzij het essentieel of branchespecifiek is.
- Gebruik korte zinnen en opsommingstekens zodat de KI de informatie beter kan verwerken.
Geef context
- Voeg waar mogelijk voorbeelden toe om aan te geven hoe de agent moet antwoorden.
- Verduidelijk uitzonderingen of bijzondere gevallen om misverstanden te voorkomen.
Houd informatie actueel
- Controleer uw kennisbank regelmatig.
- Verwijder verouderd beleid, stopgezette producten of irrelevante details.
- Vervang deze door juiste, actuele informatie om frustratie bij klanten te voorkomen.
Zoek een balans tussen diepgang en beknoptheid
- Geef genoeg details zodat de KI zelfverzekerd en nauwkeurig kan antwoorden.
- Overweldig de agent niet met te lange of te complexe documenten, tenzij dat echt nodig is.
Voorbeelden van gebruiksscenario's
Hier zijn enkele praktische manieren waarop organisaties kennis kunnen toevoegen om hun KI-spraakagent beter te laten presteren:
Zorgverlener
- Voegt een korte, eigen tekst toe met openingstijden, contactgegevens voor noodgevallen en instructies voor het maken van afspraken.
- Zorgt ervoor dat patiënten nauwkeurige, consistente informatie ontvangen zonder voor routinevragen personeel te hoeven spreken.
SaaS-bedrijf
- Linkt naar de pagina met veelgestelde vragen over prijzen, zodat de KI altijd over de meest actuele informatie beschikt over abonnementsniveaus, functies en facturering.
- Dit voorkomt dat verouderde prijzen worden doorgegeven en beperkt het aantal ondersteuningsverzoeken.
E-commercemerk
- Uploadt een pdf met het retourbeleid, zodat de KI klanten stap voor stap door het retour- of ruilproces kan begeleiden.
- Zorgt ervoor dat klanten de voorwaarden, termijnen en verzendinstructies begrijpen, wat de tevredenheid verhoogt en fouten vermindert.