이 체크리스트는 계정 소유자와 관리자가 새 지점에 필요한 모든 작업을 처음부터 끝까지, 즉 fax 번호를 받는 것부터 첫 fax가 도착하는 것을 확인하는 것까지 진행할 수 있도록 안내합니다. 모든 지점에 같은 단계를 따르면 규모가 커져도 계정을 체계적으로 관리할 수 있습니다.
시작하기 전에
새 지점에 대해 다음 정보를 준비해 주세요.
- 계정에 표시하려는 지점 이름(예: "Springfield Clinic")
- 해당 지점에 새 fax 번호가 필요한지, 아니면 기존 번호를 그대로 사용할지 여부
- 해당 지점에서 fax를 보내거나 받을 직원 목록과 업무용 이메일 주소
- 진료소 또는 사무실 관리자처럼 해당 지점을 일상적으로 관리할 담당자
팁: 조직에서 Fax.Plus를 처음 사용하신다면 Fax.Plus Enterprise 관리자 온보딩 동영상 시리즈로 시작해 보세요. 이 문서는 계정 설정이 끝난 후 각 새 지점을 추가하는 방법을 다룹니다.
1단계: 지점의 fax 번호 받기
일반적으로 각 지점은 고유한 fax 번호를 사용하므로, 의뢰 의료기관, 약국, 보험사 같은 발신자가 항상 올바른 팀에 연락할 수 있습니다.
- 새 번호가 필요하신가요? 대시보드의 번호 섹션에서 구매하세요. Fax.Plus에서 구입할 수 있는 번호 유형은 무엇인가요?를 참고하세요.
- 지점의 현재 번호를 계속 사용하시나요? 발신자가 기록을 업데이트하지 않아도 되도록 번호를 Fax.Plus로 포팅하세요. Fax.Plus의 번호 포팅 절차는 어떻게 되나요?를 참고하세요.
참고: 포팅에는 시간이 걸리며 현재 서비스 제공업체에 따라 달라집니다. 수신 fax를 놓치지 않도록 포팅이 완료될 때까지 지점의 기존 fax 서비스를 유지하세요.
2단계: 번호에 알아보기 쉬운 이름 지정하기
번호에 지점 이름 같은 표시 이름(Friendly Name)을 추가하세요. 그러면 특히 지점이 많아졌을 때 관리자와 직원이 어떤 번호가 어느 지점에 속하는지 쉽게 알 수 있습니다. fax 번호에 표시 이름을 지정하려면 어떻게 해야 하나요?를 참고하세요.
3단계: 지점 팀원 추가하기
새 지점에서 Fax.Plus를 사용할 직원을 각각 초대하세요. 계정에 멤버를 추가하려면 어떻게 해야 하나요?를 참고하세요.
조직에서 싱글 사인온(SSO)을 사용하는 경우 ID 공급자를 통해 사용자를 추가하세요. SSO가 활성화된 계정에 새 팀원을 초대하려면 어떻게 해야 하나요?를 참고하세요.
4단계: 역할 및 관리자 권한 설정하기
새 지점에서 누가 무엇을 보고 관리할 수 있는지 결정하세요.
- 지점 관리자에게 적절한 역할을 부여하면 전체 계정 권한 없이도 팀을 지원할 수 있습니다. 역할 및 권한 이해하기: 소유자, 관리자, 멤버, 매니저를 참고하세요.
- 매니저가 팀의 수신 및 발신 fax를 볼 수 있도록 하려면 계정 계층 구조를 설정하세요. 관리자가 팀의 모든 수신 및 발신 fax를 볼 수 있나요?를 참고하세요.
5단계: fax 번호 할당하기
지점의 번호를 해당 번호로 오는 fax를 받아야 하는 직원에게 할당하세요. 번호에 할당된 모든 사용자는 수신 fax를 Fax.Plus 받은 편지함과 이메일 알림으로 받게 됩니다.
페이지 사용량을 관리하세요: 하나의 번호가 여러 사용자에게 할당되면 수신된 각 페이지는 할당된 사용자 수만큼 할당량에서 차감됩니다. 예를 들어 사용자 5명이 공유하는 번호로 1페이지짜리 fax가 오면 5페이지가 사용됩니다. 각 번호는 해당 번호의 fax를 받아야 하는 사람에게만 할당하세요. 다른 직원도 계정의 기본 발신자 ID를 사용하여 fax를 보낼 수 있습니다.
6단계: 지점의 발신 설정하기
새 지점에서 보낸 fax가 올바르게 보이고 수신자에게 제대로 전달되는지 확인하세요.
- 발신자 ID: 해당 지점 직원에게 발신자로 표시되는 번호를 확인하세요. 기본 설정된 발신자 ID는 무엇이며 어떻게 변경할 수 있나요?를 참고하세요. 사용자에게 번호가 여러 개인 경우 할당된 여러 fax 번호로 fax를 보내려면 어떻게 해야 하나요?를 참고하세요.
- fax 헤더: 모든 페이지 상단에 인쇄되는 줄에 지점 또는 조직 이름을 추가하세요. fax 헤더를 사용자 지정하려면 어떻게 해야 하나요?를 참고하세요.
- 표지: 지점의 전체 연락처 정보와 로고를 추가하세요. fax에 표지를 추가하려면 어떻게 해야 하나요?를 참고하세요.
- 이메일에서 보내기: 직원이 이메일 클라이언트에서 바로 fax를 보낼 수 있도록 하세요. 여러 팀원에게 Email-to-Fax를 활성화하려면 어떻게 해야 하나요?를 참고하세요.
환자 정보를 보내시나요? 계정이 HIPAA 또는 PHIPA를 준수하는 경우, 직원은 @tls.fax.plus의 보안 TLS Email-to-Fax를 사용해야 합니다. HIPAA 및 PHIPA 준수 Fax.Plus 계정용 Email-to-Fax를 참고하세요.
7단계: 사용을 시작하기 전에 테스트하기
발신자에게 새 번호를 알리기 전에 간단한 테스트를 진행하세요.
- 해당 지점에서 본인이 관리하는 다른 fax 번호로 테스트 fax를 보내고, 헤더와 표지가 올바르게 표시되는지 확인하세요.
- 지점 번호로 테스트 fax를 보내고, 할당된 모든 직원에게 도착하는지 확인하세요.
- 직원이 Email-to-Fax를 사용하는 경우, 이메일에서도 테스트 fax를 한 번 보내 보세요.
테스트를 통과하면 새 fax 번호를 의뢰 기관, 파트너 및 기타 정기 발신자에게 공유하세요.
8단계: 처음 몇 주 후 사용량 확인하기
지점을 사용한 지 몇 주가 지나면 분석에서 활동 내역을 검토하세요. 직원이 계정을 사용하고 있는지, 현재 요금제가 전체 사용량에 여전히 적합한지 확인할 수 있습니다. 팀 내 fax 사용량을 추적하려면 어떻게 해야 하나요?를 참고하세요.
직원이 변경되거나 지점이 폐쇄될 때
- 직원이 퇴사하는 경우: 계정에서 해당 직원을 제거하고, 그 직원에게만 할당되어 있던 번호는 fax가 누락되지 않도록 다른 직원에게 다시 할당하세요. 팀에 사용자를 추가하거나 제거하려면 어떻게 해야 하나요?를 참조하세요.
- 지점이 폐쇄되거나 통합되는 경우: 해당 번호를 fax를 처리할 팀에 다시 할당하거나, 번호를 제거하기 전에 지원팀에 문의하여 선택 사항을 상담하세요.
새 지점 체크리스트
새 지점마다 이 체크리스트를 복사해서 사용하세요.
| 작업 | 완료 |
|---|---|
| fax 번호 구매 또는 포팅 요청 제출 | ☐ |
| 번호에 표시 이름 추가 | ☐ |
| 직원을 계정에 초대 | ☐ |
| 지점 관리자에게 적절한 역할 부여 | ☐ |
| 해당 번호의 fax를 수신하는 직원에게만 번호 할당 | ☐ |
| 발신자 ID, fax 헤더, 표지 확인 | ☐ |
| 사용하는 경우 Email-to-Fax 활성화 | ☐ |
| 테스트 fax 송수신 완료 | ☐ |
| 처음 몇 주 후 분석에서 사용량 검토 | ☐ |
새 지점 설정에 도움이 필요하신가요? 지원팀이 기꺼이 도와드리겠습니다. 계정 이메일과 추가하려는 지점 정보를 함께 보내 주세요.